Era il 1996 quando i nostri CEO Walter Paccagnella e Massimo Fossati, con il blocco comprato in cartoleria che aveva la duplice copia, facevano tutte le fatture a mano. Gestire “a mano” le fatture non era esattamente facile e rapido come sistema. Appena aumentato il lavoro e di conseguenza il numero di fatture, siamo passati ad un software che ci permetteva di gestire la contabilità e la fatturazione.
Con il tempo gli affari crescevano e l’azienda si ingrandiva, tanto da entrare a far parte di un gruppo di concessionari d’élite che potevano partecipare alle riunioni organizzate dall’allora casa madre NASHUATEC-NRG, oggi Ricoh Italia.
In una di queste occasioni ci fu presentato un gestionale che era fatto su misura per le aziende del nostro settore, cioè l’Office Printing, noleggio e assistenza di stampanti e fotocopiatrici multifunzione.
Prendiamo per esempio il nostro modello di business, il noleggio e l’assistenza di apparecchiature per la stampa con contratti di assistenza ALL-IN, cioè tutto incluso!
Questa formula è vincente per tutti perché il cliente non dovrà pensare più a nulla…compreso nel canone c’è tutto ciò di cui avrà bisogno.
Proviamo a spiegarci meglio. Un tempo le “fotocopiatrici” si compravano con pagamenti a 30/60/90 ggfm, oppure tramite leasing o finanziamenti anche a tasso zero.
Abbinati all’acquisto c’era poi la possibilità di diversi contratti di assistenza, come per esempio:
- ASSISTENZA NORMALE: questa soluzione comprendeva solo la manodopera con interventi illimitati ma tutto il resto, compresi i materiali ed i ricambi erano esclusi dal canone;
- ASSICURATIVO: questo contratto invece includeva sia interventi di manodopera illimitati, che i ricambi;
- ASSISTENZA A CHIAMATA: in questo caso, come potete intuire, era tutto escluso. Ogni intervento, ricambio erano esclusi.
In ognuna di queste soluzioni però, tutti i materiali di consumo più costosi, come i toner, erano esclusi e a pagamento.
Il noleggio operativo per le stampanti
In questo contesto nasce una nuova soluzione che è ormai scelta dal 99% dei clienti. Il NOLEGGIO OPERATIVO è la formula grazie al quale non esisteranno più preoccupazioni. La manutenzione o il riordino dei toner non saranno più nei tuoi pensieri.
Se vuoi approfondire e capire meglio i benefici di questa formula leggi qui.
Ma torniamo a parlare dell’assistenza. Quale è la migliore? Sicuramente L’ASSISTENZA ALL IN (TUTTO INCLUSO).
In questa tipologia di contratto di Service, il beneficio più importante per i clienti, sarà proprio il risparmio di tempo…tutto questo a favore del loro core business.
Qualsiasi cosa serva alla stampante, sarà inclusa nell’accordo di servizio ALL-IN!
Prima servivano almeno tre preventivi diversi, per il toner e per i consumabili.
Oggi non ce ne sarà più la necessità, perché il riordino dei toner è automatico grazie a Satweb Portal: il software di telemetria e monitoraggio remoto, dei dispositivi di stampa, sviluppato da Albalog.
Entriamo più nel dettaglio…
Normalmente, se non parliamo di Start-Up, il cliente ha uno storico di produzione stampe da analizzare.
A questo punto si leggono i contatori e si elabora un numero congruo di pagine mensile.
Questo numero servirà per capire quanta assistenza, quanti ricambi e quanti materiali di consumo e toner serviranno per avere l’apparecchiatura sempre al top del funzionamento.
Ricordate quello che abbiamo detto prima? Con i vecchi contratti i materiali di consumo ed i toner erano a pagamento…
Con l’assistenza tutto incluso, sono compresi nel canone !
Considerando che i clienti hanno sempre dei picchi di produzione, si stabilisce un numero di pagine incluse nel canone (sia a colori che in bianco e nero) e poi, con cadenza trimestrale, si leggono i contatori e si calcoleranno le eventuali copie eccedenti.
In questo contesto si possono seguire due “scuole di pensiero”:
- Si può inserire un numero di copie più basso rispetto alla media degli anni precedenti. Così facendo si andrà a pagare ciò che realmente si produce, calcolando il canone più le copie eccedenti;
- Si può invece inserire un numero più alto di copie incluse così da mettere annualmente a budget un costo fisso che non cambierà.
Come si calcola e cosa include il costo copia
È normale chiedersi da cosa è formato il costo di una pagina.
Vediamolo insieme.
Normalmente sul modello di stampante multifunzione più venduta, cioè la RICOH IM C2000, il costo pagina è di circa € 0,008 per pagine in bianco e nero e di € 0,06 per le pagine a colori.
Ma come facciamo ad arrivare ad € 0,06? Da cosa è composto e cosa include questo prezzo? Beh, avete presente le tabelle ACI che ci danno il costo di un KM per ogni modello di automobile?
In quel caso si tiene conto dell’usura della vettura, della durata delle gomme, dei tagliandi e delle revisioni…
Con le stampanti l’analisi da fare per arrivare ad un costo per pagina è molto simile.
Il prezzo di una pagina è formato da una percentuale di costi dei materiali di consumo (che hanno ovviamente una durata) dei ricambi, dei toner e anche della manodopera/assistenza tecnica.
60.000 pagine prodotte a colori equivalgono a:
- 6 Kit toner CIANO – MAGENTA – GIALLO – NERO;
- 4 Gruppi tamburo (che sono uno per colore);
- Gommini presa carta;
- Due interventi di manutenzione e pulizia;
- Ecc.…
Come si gestisce un contratto di assistenza all-in
Facciamo ancora un salto indietro nel tempo, torniamo al 1996…
Come vi raccontavamo prima, si faceva tutto a memoria, ogni cosa che usciva dall’azienda era fatturata subito con il blocco compilato a mano
Come potete immaginare questo sistema lasciava troppo spazio ad errori o dimenticanze, o più semplicemente richiedeva troppo tempo per ogni singola operazione…
Ad una riunione della casa madre, Ricoh Italia, abbiamo però conosciuto l’azienda con cui siamo partner da parecchio tempo: Albalog
Albalog, con oltre 20 anni di attività, è specializzata nella fornitura di soluzioni gestionali e informatiche per le PMI italiane.
ExtraERP è il programma gestionale sviluppato da Albalog, composto da numerose aree di lavoro (CRM, contabilità, manutenzione, report…) che dialogano efficacemente tra loro, con un’unica interfaccia.
Per il settore ICT & office automation, Albalog ha sviluppato specifiche funzionalità per permettere ai suoi clienti di controllare tutte le informazioni relative al loro parco macchine e non solo! Nell’area Service è possibile gestire l’archivio parco macchine, contratti, sistema di ticketing, chiusura interventi e tanto altro.
L’area Service è corredata da una app che funziona anche in modalità off line.
Inoltre, grazie al software di telemetria Satweb Portal (sviluppato sempre da Albalog) siamo in grado di gestire tutte le richieste dei nostri clienti (che dal 1996 sono diventate numerose ed esigenti).
Satweb Portal permette, infatti, di monitorare e gestire da remoto le informazioni ricevute in tempo reale dai dispositivi di stampa, anche usb, dei clienti che utilizzano sia Windows che macOS.
Questa soluzione è fondamentale per noi perché la velocità nel fornire un servizio di assistenza è importantissima…e grazie ad Albalog riusciamo a garantire al cliente tempi rapidissimi, permettendogli di pensare solo al proprio Business.
Abbiamo quindi scelto Albalog, con cui siamo partner da ormai 20 anni, innanzitutto perché il software supera sempre le nostre aspettative e soddisfa qualsiasi necessità. Ma anche perché le persone che fanno parte di Albalog ci seguono nel migliore dei modi!
Perchè Satweb portal è un beneficio anche per i clienti?
Potremmo elencare tutte le caratteristiche e le specifiche tecniche del software, ma preferiamo fare degli esempi pratici in grado di mostrarvi quanto realmente sia importante un programma come questo.
Ecco alcune delle domande più frequenti:
- Come faccio a capire quando c’è un materiale di consumo da sostituire?
Tramite l’agent Readmeter, saremo in grado di vedere e controllare il numero di copie fatto per esempio dai gruppi tamburi, che hanno una durata a termine ed un ciclo di vita dato in numero di stampe prodotte.
Il sistema ci permetterà quindi di sapere in anticipo quando andare a sostituirli, prevenendo un fermo macchina.
Tutto ciò ovviamente va a favore del cliente che senza accorgersene, potrà continuare a lavorare senza alcun intoppo! - Riesco a sapere se una macchina è bloccata?
Certamente! Tramite il software di Albalog riceviamo degli avvisi in caso di malfunzionamenti o blocchi. Questi, attivano subito un servizio di pronto intervento tecnico per ripristinare il funzionamento della stampante - Se finisce il toner cosa succede?
Anche in questo caso, grazie a Readmeter, lanciamo su base giornaliera una lettura su tutte le macchine dei nostri clienti così da sapere in largo anticipo quando finiscono i toner.
Nel caso stia finendo un toner di qualsiasi colore, il DDT viene creato immediatamente dal sistema per poi passare alla consegna del trasportatore o direttamente da parte del nostro tecnico.
Ma ovviamente i vantaggi non finiscono qui:
la lettura in remoto dei contatori, ci permette di fare statistiche e consigliare al meglio il cliente, avvisandolo per esempio che potrebbe risparmiare se magari sta stampando troppo a colori.
Al momento della rilevazione trimestrale delle pagine, il sistema ci darà in automatico il numero delle pagine realmente prodotte.
Avere il numero di copie e stampe prodotte in automatico, significa non dover chiamare il cliente…
Lasciarlo sempre tranquillo è il nostro obiettivo!
Come detto prima, la rilevazione di questo dato, serve per confrontare il numero di copie prodotte rispetto alle rilevazioni precedenti e a quelle inserite nel canone fisso, per procedere poi con la fatturazione e le eventuali aggiunte per le copie eccedenti. I numeri vengono inseriti automaticamente in fattura ed il documento viene quindi creato dal sistema riducendo le tempistiche di fatturazione.
Tutto automatizzato! Senza errori o perdite di tempo!
ExtraERP di Albalog, quindi, è molto di più di un semplice software gestionale.
Ci permette di seguire l’assistenza tecnica, la fatturazione, i report statistici, la contabilità, il magazzino, i cespiti ecc.…
Se torniamo al titolo di questo articolo, la domanda era quanto fosse vantaggioso avere un gestionale fatto ad hoc per i servizi che offriamo.
Beh tutti i dati che vengono memorizzati, sono fondamentali per permetterci di seguire il cliente e tutte le sue esigenze, nonostante queste cambino nel tempo.
Albalog a questo proposito, ha integrato un CRM, cioè un Customer Relationship Management, grazie al quale è possibile personalizzare ed automatizzare tutti i dati e le informazioni necessarie per anticipare l’assistenza.
Arrivati a questo punto dell’articolo, pensiamo sia facile capire perché un gestionale su misura sia importante per noi e soprattutto per il cliente finale!
Per noi avere sempre tutti i dati sottomano, pronti per essere condivisi con tutta l’azienda, dal magazziniere al tecnico, dall’amministrazione ai venditori, è un vantaggio enorme, che ci permette di fare davvero la differenza.
Per non parlare delle informazioni ben custodite, aggiornate e reperibili in pochi secondi che per il cliente significa tempi di risposta e di intervento rapidissimi.
Tutto ciò significa che il cliente potrà continuare a concentrarsi sul suo lavoro, perché consapevole che c’è chi si prende cura di lui!
Archiviazione documentale
Grazie ai web services siamo stati in grado di integrare ExtraERP con la piattaforma documentale Docuware per la gestione dei nostri flussi interni.
Processi decisionali – Work Flow
Con un gestionale come ExtraERP, potrai anche eliminare i tempi d’attesa e gli ostacoli, che di solito bloccano i progetti, come per esempio: LE FIRME DEI RESPONSABILI!
Si molte volte il collo di bottiglia dove si blocca tutto è il momento della firma.
Sarà perché il Manager, l’Amministratore Delegato, il Presidente o il Titolare sono sempre molto impegnati oppure in viaggio all’estero o meglio a fare business al Golf Club…
Immaginate le realtà dove nel processo decisionale, ci sono più responsabili…anche una richiesta semplice come quella di noleggiare una stampante multifunzione, richiederà tanto, forse troppo, tempo.
Pensate che i passi seguiti in questi casi potrebbero essere i seguenti:
- Responsabili ICT o Facility Manager: Trovano il Device
- Responsabile Ufficio Acquisti: Cerca tre preventivi
- Responsabile Finanziario: Approva fino a € 10.000,00
- Amministratore Delegato: Firma i contratti
Avere un sistema gestionale in grado di digitalizzare i vostri processi, eliminerà quei passaggi cartacei che si fermano sulle scrivanie, velocizzando il business. E come potete immaginare, risparmiare tempo si trasforma in profitti!
Concludo dicendo che digitalizzare le informazioni è un vantaggio per tutta l’azienda!
Potrete finalmente adottare il vero SMART WORKING, riducendo i consumi di carta, diventando veramente sostenibile e cosa ancor più importante potrà dare ai propri clienti un servizio attento alle esigenze di ognuno di loro!
