Un’ azienda nostra cliente di circa 300 persone, ha deciso di cambiare sede e rivedere la Gestione e Controllo delle stampe prodotte dalle Stampanti Multifunzione.

Il cliente si occupa di supportare le indagini investigative dell’Autorità Giudiziaria.

Aveva molte piccole stampanti dislocate nei vari uffici,.

Spendeva molto per l’acquisto dei toner e non aveva la Getione e Controllo delle stampe e dei costi.

Insieme al responsabile IT Sig. Angelo S. abbiamo deciso di installare in due zone accessibili a tutti, due stampanti multifunzioni dipartimentali Ricoh IM C4510.

Questa tipologia di stampante è molto veloce:

45 pagine al minuto sia in bianco nero che a colori ed ha un costo copia molto basso che ha permesso un ulteriore risparmio.

L’azienda che ha molti dipendenti, ha deciso di applicare una Gestione e Controllo delle stampe, prestando attenzione alla produzione e quindi alla sostenibilità ambientale.

Come prima cosa abbiamo risparmiato anche sulle stampanti multifunzione, installando solamente due Ricoh IM 4510 configurate al sistema di controllo PaperCut.

In questo modo si riducono drasticamente le stampe inutili e superflue!

La Gestione con Paper Cut

Questo software di Gestione e Controllo delle stampe è molto semplice ed intuitivo e permette di avere anche la funzionalità follow me.

(decisamente meno costoso di molti suoi “simili”)

Con questa funzione il rilascio della stampa avviene solo quando si va alla stampante multifunzione e ci si autentica con il codice e nel nostro caso con il proprio badge.

Abbiamo infatti installato un lettore NFC

Ogni dipendente può avvicinare il proprio tesserino di riconoscimento (badge aziendale) e quindi sbloccare la stampante e la stampa.

È stato anche aggiunto un fascicolatore con pinzatura:

riducendo i tempi di produzione di fascicoli che si devono distribuire in una riunione o ai colleghi, magari all’ultimo momento!

La pinzatura è anche molto comoda…

aggiunge una graffetta che evita il noiosissimo e fastidioso lavoro di prendere la macchinetta con i punti metallici e pinzare uno ad uno i fascicoli.

Pensate poi a quando si inceppa la piccola macchinetta con un punto metallico che esce storto, oppure penso a quando finiscono i punti e devi ricaricare.

Il finisher è un’altra storia…ha delle ricariche da 5000 punti che non si incastrano mai!!!

La transizione da molte stampanti ed una multifunzione Ricoh IM C2000 a due stampanti multifunzione Ricoh IM C4510 di ultima generazione, ha rappresentato un passo significativo verso l’innovazione e la sostenibilità.

Le nuove stampanti, con una velocità di 45 pagine al minuto e un costo per copia ridotto, offrono prestazioni superiori, soddisfacendo le esigenze di una forza lavoro ampia e attiva.

Sistema di Gestione e Controllo delle stampe e Accounting PaperCut: Riduzione degli Sprechi

Per promuovere la sostenibilità ambientale, sono state installate solo due stampanti multifunzione, gestite tramite il sistema di controllo e accounting PaperCut.

Questo sistema è fondamentale per ridurre le stampe inutili e superflue, contribuendo così alla riduzione dei rifiuti cartacei e al risparmio sui costi.

PaperCut offre la funzionalità “follow me”, che permette di rilasciare una stampa solo quando l’utente si autentica presso la stampante con il proprio badge aziendale.

Questo approccio non solo riduce gli sprechi, ma migliora anche la sicurezza e la privacy dei documenti sensibili.

Provate ad immaginare il numero di stampe che vengono buttate…

10-1.000-10.000 molto difficile dirlo!!!

Pensate ora se queste stampe sono state fatte a colori, i costi sappiamo tutti che sono più alti del bianco e nero.

La soluzione di Gestione e Controllo delle stampe e la funzione di rilascio tramite badge, permette di vedere l’anteprima della stampa direttamente sul pannello

Vi chiederete e quindi???

Vi faccio un esempio che mi capita spesso:

Lancio una stampa,

mi arriva una telefonata e poi un’altra e poi una mail…

ancora…due colleghi mi chiedono informazioni o di approvare una pratica,

poi mi chiama anche mio figlio o la scuola chiedendo di andare a prenderlo perché non si sente molto bene…

A questo punto nella mia mente, la mia bella stampa è stata completamente dimenticata!!!

Ora…cosa succedeva prima di installare PaperCut?

  • Avevo lanciato la stampa senza ritirarla subito ed un collega l’aveva presa inavvertitamente insieme alle sue.
  • Rilancio la stampa…ma un collega mi invita al caffè e la storia si ripete N+N volte!!!

RISULTATO: STAMPA ANZI STAMPE BUTTATE!!!

Con PaperCut invece…

  • Lancio la stampa e vado a ritirarla quando voglio e sulla Stampante Multifunzione Ricoh IM C4510 che preferisco
  • Mi accorgo dal pannello che nella memoria della stampante ci sono più stampe salvate…
  • Le stampo tutte? NO!
  • Verifico quelle che ancora mi servono tramite l’anteprima e solo dopo le stampo

RISULTATO: RISPARMIO MIGLIAIA DI STAMPE E QUINDI CENTINAIA E CENTINAIA DI EURO!!!

Vogliamo poi parlare dell’importanza della privacy per ciò che si stampa?

Ritirando la stampa in presenza, avremo anche la certezza che altri non vedano le nostre informazioni…

Ricordiamoci che il cliente riveste un ruolo di primaria importanza nel mondo delle intercettazioni.

Supporta le investigazioni in collaborazione con Carabinieri, Polizia di Stato, Guardia di Finanza…

Ma anche la divulgazione di informazioni sensibili come la “semplice” stampa della busta paga, potrebbe creare fastidiosi grossi problemi!

PaperCut è una soluzione di gestione e controllo delle stampe

Viene utilizzata in aziende, scuole e altre organizzazioni per monitorare, gestire e ottimizzare l’uso delle stampanti. Le sue funzionalità aiutano a ridurre i costi di stampa, migliorare la sicurezza e ridurre l’impatto ambientale

…e se vuoi semplificare la gestione ospiti e garantire accesso alla stampa? Scopri di più su Gest Guest

Le principali funzioni di PaperCut

  • Monitoraggio e Controllo delle Stampe in tempo reale: Consente di tracciare tutte le attività di stampa, copia e scansione. È possibile visualizzare chi sta stampando, cosa viene stampato e su quali dispositivi.
  • Contabilizzazione dei costi: Assegna costi a dipartimenti, utenti o progetti specifici, tenendo traccia delle spese di stampa e copiatura per ottimizzare il budget.
  • Impostazione di quote di stampa: Puoi assegnare limiti di stampa settimanali o mensili agli utenti per prevenire gli abusi.
  • Crediti di stampa: Gestione di crediti per utenti o gruppi di utenti, utile per scuole o università che limitano le stampe per studenti.
  • Stampa sicura: Gli utenti possono inviare documenti in stampa, ma questi saranno effettivamente stampati solo quando l’utente si autentica presso la stampante, riducendo gli sprechi.
  • Autenticazione multi-fattore: Permette l’uso di badge, PIN, o credenziali di rete per garantire che solo gli utenti autorizzati possano ritirare le proprie stampe.
  • Stampa “follow-me”: Consente agli utenti di inviare il lavoro di stampa e ritirarlo da qualsiasi stampante disponibile all’interno della rete aziendale, aumentando la flessibilità e la comodità.
  • Riduzione automatica dei costi: PaperCut può reindirizzare le stampe a dispositivi più economici o suggerire la stampa fronte-retro o in bianco e nero per risparmiare su toner e carta.
  • Politiche di stampa: Implementazione di regole automatiche, ad esempio bloccare le stampe a colori non necessarie o avvisare gli utenti quando inviano documenti lunghi a dispositivi ad alto costo.
  • Report sui volumi di stampa: Report completi e personalizzabili sui volumi di stampa, costi, efficienza e utilizzo delle risorse per valutare e migliorare la gestione delle stampe.
  • Notifiche e avvisi: Notifiche agli amministratori su anomalie o problemi, come un utilizzo eccessivo delle risorse di stampa o dispositivi non operativi.
  • Stampa cloud: PaperCut supporta la stampa cloud, permettendo di inviare lavori di stampa da dispositivi mobili o remote location, mantenendo il controllo centralizzato.
  • Compatibilità multi-piattaforma: PaperCut è compatibile con vari sistemi operativi e infrastrutture di rete, inclusi Windows, macOS, Linux e dispositivi mobili (Android, iOS).
  • Riduzione degli sprechi: Attraverso politiche di stampa e la stampa sicura, PaperCut contribuisce alla riduzione di stampe non necessarie e degli sprechi di carta.
  • Eco-consigli: Suggerimenti e avvisi che incentivano comportamenti eco-sostenibili, come la stampa fronte-retro o la riduzione della qualità di stampa quando non necessaria.
  • Autenticazione degli utenti: Controllo degli accessi tramite badge o PIN, che garantisce che solo gli utenti autorizzati possano utilizzare i dispositivi di stampa e copia.
  • Protezione dei dati: Le stampe sensibili rimangono in attesa fino a che l’utente non si autentica alla stampante, prevenendo che documenti confidenziali rimangano incustoditi.
  • Stampa da dispositivi mobili e tablet: PaperCut supporta la stampa da smartphone e tablet, consentendo agli utenti di inviare lavori di stampa ovunque si trovino.
  • Integrazione con Google Cloud Print e AirPrint: Permette di collegare facilmente i dispositivi mobili alla rete di stampa aziendale.
  • Gestione delle scansioni: Oltre alla stampa, PaperCut offre strumenti per monitorare e gestire le attività di scansione, facilitando la digitalizzazione dei documenti.
  • Scansione su email o cartelle di rete: Gli utenti possono facilmente scansionare documenti e inviarli via email o salvarli su cartelle di rete predefinite.
  • Integrazione con software di fatturazione: per una fatturazione più precisa delle stampe, utile per studi professionali, come studi legali o di architettura, che necessitano di addebitare i costi di stampa ai clienti.
Caratteristiche della Stampante Multifunzione Ricoh IM C4510

La Ricoh IM C4510 è una stampante multifunzione a colori progettata per ambienti di lavoro ad alto volume.

Fa parte della serie “IM” (Intelligent Multi-function), il che significa che è una macchina evoluta con funzioni intelligenti per semplificare i processi documentali.

Per ottimizzare ulteriormente i processi di stampa, è stato aggiunto un fascicolatore con pinzatura.

Questo dispositivo semplifica la produzione di fascicoli, riducendo significativamente i tempi e migliorando la qualità dei documenti finali.

A differenza delle tradizionali macchinette per pinzare, il finisher ha una capacità di 5000 punti, evitando inceppamenti e ricariche frequenti.

Questo non solo aumenta l’efficienza, ma riduce anche i problemi legati ai punti metallici storti e alla necessità di manutenzione continua

Ecco una panoramica delle principali funzionalità e caratteristiche della Ricoh IM C4510:

  • Velocità di stampa: La IM C4510 offre una velocità di stampa di 45 pagine al minuto (ppm), ideale per ambienti lavorativi con elevati volumi di stampa e necessità di consegna rapida di documenti.
  • Stampa a colori e in bianco e nero: Supporta sia la stampa a colori che quella monocromatica senza compromessi sulla qualità, offrendo flessibilità per diverse esigenze.
  • Risoluzione di stampa: La stampante garantisce una qualità eccezionale con una risoluzione fino a 1.200 x 1.200 dpi, che permette di ottenere immagini e testi nitidi, ideali per documenti aziendali, brochure o materiali di marketing.
  • Tecnologia PrecisionCore: Garantisce un output di alta qualità e prestazioni di lunga durata.
  • Pannello Smart da 10,1 pollici: pannello touchscreen smart da 10,1 pollici, intuitivo e personalizzabile, che semplifica l’accesso alle varie funzionalità e consente di navigare tra le app integrate.
  • Accesso a soluzioni cloud: Il touchscreen consente di integrare facilmente la multifunzione con servizi cloud come Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive, migliorando la gestione e la condivisione dei documenti.
  • Funzioni Avanzate di Scansione con Ricoh Smart Integration: La IM C4510 offre una velocità di scansione fino a 240 immagini per minuto (ipm) in fronte-retro, rendendola ideale per chi ha bisogno di digitalizzare documenti in modo rapido ed efficiente.
  • Funzioni di scansione su cloud: La multifunzione consente di scansionare direttamente su email, cartelle di rete o servizi cloud, facilitando l’archiviazione e la condivisione dei documenti.
  • OCR integrato: La funzione di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) integrata permette di trasformare i documenti scansionati in file PDF ricercabili, migliorando la gestione e l’accessibilità dei documenti.
  • Gestione flessibile della carta: La Ricoh IM C4510 può gestire una vasta gamma di formati e tipi di carta, da A6 fino a SRA3, comprese buste e cartoncini fino a 300 g/m², rendendola adatta a una varietà di applicazioni.
  • Capacità di alimentazione della carta: La stampante ha una capacità standard di 1.200 fogli, espandibile fino a 4.700 fogli, riducendo al minimo la necessità di ricariche frequenti.
  • Connettività wireless e mobile: La stampante è compatibile con i protocolli di stampa mobile come Apple AirPrint, Google Cloud Print, Mopria, permettendo agli utenti di stampare direttamente da smartphone e tablet, migliorando la produttività anche in ambienti di lavoro dinamici.
  • NFC e Bluetooth: Supporta la connettività tramite NFC e Bluetooth, consentendo una stampa immediata e sicura con il semplice avvicinamento del dispositivo mobile alla stampante.
  • Autenticazione utente: La Ricoh IM C4510 offre diverse modalità di autenticazione, come badge, PIN o credenziali di rete, per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle funzioni di stampa e scansione.
  • Protezione dei dati: La multifunzione utilizza crittografia avanzata e sovrascrittura sicura dei dati per proteggere le informazioni sensibili e garantire che i documenti siano trattati in modo sicuro.
  • Efficienza energetica: La IM C4510 è progettata per ridurre il consumo energetico grazie a una modalità di risparmio energetico automatica e una rapida ripresa dalla modalità di standby. Questo aiuta a ridurre i costi operativi e l’impatto ambientale.
  • Tecnologia Green: Ricoh ha incorporato tecnologie ecologiche per ridurre il consumo di carta e toner, come la stampa fronte-retro automatica e la riduzione delle emissioni di CO₂ durante l’uso.
  • Rilascio Certificati Carbon Balanced : potrai ottenere il certificato di compensazione delle emissioni di carbonio, valido per tutta la durata del noleggio (5 anni)
  • Opzioni di finitura: La Ricoh IM C4510 può essere equipaggiata con vari moduli di finitura come pinzatrici, piegatrici e perforatrici, per automatizzare la produzione di documenti complessi come libretti e rapporti aziendali.
  • Altri accessori opzionali: Sono disponibili accessori aggiuntivi per migliorare la produttività, come alimentatori automatici di documenti (ADF) e cassetti carta extra per aumentare la capacità di alimentazione.

Le due Stampanti Multifunzione Ricoh IM C4510 insieme al software PaperCut, sono state noleggiate con una rata molto interessante.

Per conoscere i vantaggi ed i benefici del noleggio operativo clicca qui

In fase di trasloco, l’azienda ha intelligentemente pensato anche alla Riorganizzazione degli Spazi:

Dalla Sala Riunioni Unica a Quattro:

  • troverete presto un nuovo articolo che parlerà di come abbiamo allestito le nuove sale riunioni
  • implementato un sistema di prenotazione e di gestione degli accessi GestGuest

Conclusione

Affidarsi a soluzioni di stampa intelligenti come quelle offerte dalla Ricoh IM C4510 ed alla Gestione e Controllo delle stampe PaperCut, è il passo giusto per qualsiasi azienda che desideri migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e contribuire a un futuro più sostenibile.

Siamo a tua disposizione, clicca per farti ricontattare immediatamente, oppure compila il formo qui sotto.

Grazie della lettura!

Walter Paccagnella
CEO di Ecotec

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