Sala riunioni interattiva: più produttività e collaborazione nei meeting

La sala riunioni interattiva rappresenta la soluzione ideale per migliorare la produttività e stimolare i meeting, per questo motivo le sale riunioni tradizionali, che utilizzano tecnologie limitate, non sempre sono la soluzione per le esigenze di un professionista che ha un team dinamico.

In uno studio professionale, e nel nostro caso parliamo di un Dottore Commercialista (“Studio Scotti” di Monza, con servizi di consulenza fiscale alle aziende di tutta la Brianza e Milano), collaborare in modo efficace è fondamentale per comunicare con i collaboratori e con i clienti.

Cercherò di spiegare cosa significa allestire una sala riunioni interattiva, i suoi benefici e come può trasformare il tuo ambiente di lavoro.

Lavagna Interattiva o monitor?

Nel caso di successo di oggi, vi spieghiamo come abbiamo progettato una sala riunioni interattiva.

Il cliente desiderava fare in modo che la collaborazione tra le persone fosse attiva, coinvolgendo i partecipanti attraverso l’uso di un monitor interattivo.

Con questa tecnologia digitale, è possibile ottenere una comunicazione fluida e una gestione semplice delle riunioni, sia in presenza che da remoto.

Alcune caratteristiche fondamentali:

• Schermi Interattivi e Monitor: la lavagna interattiva IWB (Interactive Whiteboard) Ricoh A6500, ha un monitor touch di 65”. Abbiamo scelto questo modello, in quanto la sala riunioni interattiva è di circa 20 metri quadri. I contenuti proiettati sono ben visibili ed in alta definizione ed è possibile interagire direttamente con le presentazioni.

Sistemi di videoconferenza avanzati

I sistemi di videoconferenza avanzati permettono di avere qualità audio e video superiori, facilitando le riunioni a distanza. 

• Lavagne digitali e tablet: consentono di annotare e condividere idee in tempo reale.
• Fissaggio della lavagna interattiva: in base alla disposizione dello spazio, è possibile installare il monitor con una staffa a muro (come in questo caso) oppure avere un carrello con ruote per potersi adattare alle diverse esigenze delle riunioni.

Poiché il cliente voleva avere pochi cablaggi e la sala è di dimensioni ridotte (medio piccola), abbiamo scelto una MeetingBar Yealink A20 wireless.

Benefici di una sala riunioni interattiva

• Aumento della collaborazione: grazie alla possibilità di interagire con le presentazioni, si riesce a coinvolgere maggiormente il team, con una comunicazione che non è mai noiosa e una condivisione immediata delle idee.
• Efficienza nelle riunioni: con le lavagne digitali che hanno monitor touch screen, si può scrivere con le dita, sottolineare, evidenziare, tagliare, inviare il documento per e-mail ai partecipanti, velocizzando la riunione che diventa più organizzata e produttiva. I tempi morti si riducono e le persone apprezzano molto il non dover attendere di avere informazioni, che così sono subito pronte per migliorare il flusso di lavoro.
• Miglioramento della comunicazione a distanza: i sistemi di videoconferenza avanzati permettono di includere partecipanti da qualsiasi parte del mondo senza compromettere la qualità delle interazioni.
• Stimolo alla creatività: le lavagne interattive Ricoh serie A6500 digitali utilizzano un sistema Android, utilissimo per la generazione di idee innovative.

Come implementare una sala riunioni interattiva 

La sala dello Studio Scotti è una bella sala, arredata molto bene con un tavolo da riunione di pregio, trasformarla da sala riunioni tradizionale in uno spazio interattivo, è stato un lavoro che ha considerato alcuni passaggi:

• Esigenze del team: abbiamo verificato le esigenze specifiche del cliente e delle sue persone, definendo la necessità di avere un PC di sala integrato nella lavagna interattiva Ricoh A6500, sempre pronto all’uso e collegato in rete.
• Il cliente voleva investire in tecnologie di qualità: la qualità dell’audio e del video è cruciale per una comunicazione efficace.
• Formazione: ci siamo assicurati di dare un adeguata formazione sull’uso delle nuove tecnologie, per massimizzare i benefici della sala interattiva. Inoltre, la nostra esperienza ci dice che spiegare tutto in una volta è controproducente; le persone si dimenticano in fretta se i dispositivi non sono utilizzati tutti i giorni. Abbiamo quindi deciso, in accordo con il cliente, di procedere con un primo corso per l’utilizzo base della videocamera Yealink e del monitor; successivamente, dopo circa due settimane, con la formazione per l’utilizzo della lavagna interattiva che ha molte funzionalità. 

Questo metodo fornisce il tempo necessario per annotarsi richieste e dubbi.

• I nostri tecnici sempre a disposizione: per dare supporto, in ogni caso è stato anche previsto un terzo appuntamento di formazione della durata di 4 ore, che il cliente potrà richiedere quando vuole.  
• Tutoraggio: dopo l’implementazione, abbiamo chiesto al cliente di monitorare l’uso dei device annotando le esigenze ed i feedback dei collaboratori, per apportare eventuali miglioramenti e ottimizzare l’efficienza della sala riunioni interattiva

Ecco il risultato:

La sala riunioni interattiva come scelta strategica

Adottare una sala riunioni interattiva è una scelta strategica (puoi approfondire il tema in questo articolo) che può avere un impatto significativo sulla produttività e sulla creatività del tuo team. 

Investendo in tecnologie moderne, puoi creare uno spazio che non solo facilita la collaborazione, ma che stimola anche l’innovazione e il successo aziendale.

Non perdere l’opportunità di portare la tua azienda al livello successivo grazie a una nuova sala riunioni interattiva.

Se vuoi capire come progettare una sala riunioni interattiva davvero adatta ai tuoi spazi e alle tue esigenze, compila il form qui sotto: ti ricontatteremo per valutare insieme la soluzione migliore.

Oppure, chiamaci oggi stesso allo  02 568 145 12 per scoprire come possiamo aiutarti a progettare lo spazio perfetto per le tue esigenze di meeting.

Walter Paccagnella

Esperto in allestimento sale riunioni audio video – Ecotec Srl