Da sempre le aziende sono protagoniste della corsa all’innovazione, alla digitalizzazione e sono costantemente alla ricerca di capitale umano che sappia cavalcare l’onda della trasformazione. L’anno che abbiamo appena trascorso non ha fatto altro che accelerare il passo delle aziende all’interno di questa corsa.
Ma partiamo da alcuni numeri, in particolare facciamo riferimento ai dati di Excelsior: durante la pandemia il 39% delle aziende ha investito in tecnologie cloud e big data analytics, un altro 26% sui sistemi IoT e sulle tecnologie di comunicazione machine to machine.
Fermi tutti. Tecnologie cloud, ho sentito bene? Ma sta parlando di Ecotec!
Se stai pensando anche tu di prendere parte a questo processo di accelerazione e digitalizzazione, hai mai considerato la possibilità di partire dall’ archiviazione documentale?
Quest’ultima rientra tra le diverse categorie di servizi offerti da Ecotec ed in questo articolo spiegheremo come può facilitare la trasformazione del tuo business.
Cosa si intende per archiviazione documentale?
Partiamo dalle basi: con archiviazione documentale intendiamo un processo che implica l’adozione di nuove tecnologie e strumenti digitali necessari all’ottimizzazione del proprio business.
Si parla di ottimizzazione perchè adottando una soluzione di archiviazione documentale il tuo business sarà più veloce, sicuro e semplice.
Il tempo delle tue risorse sarà interamente dedicato ad attività proficue e non certamente alla ricerca di materiale, documenti e appunti all’interno del tuo ufficio.
Tutto sarà raccolto in un ‘faldone’ digitale facilmente accessibile dai tuoi dispositivi ed organizzato secondo le categorie da te indicate.
La conservazione di materiali cartacei all’interno dell’ufficio richiede spazi che potrebbero essere sfruttati diversamente. Ti diamo subito un suggerimento: potresti sostituire quegli enormi armadi pieni di fogli e documenti con una nuova scrivania per le tue riunioni o una piccola area ristoro per i momenti di pausa.
Siamo sicuri che il benessere e la serenità dei tuoi dipendenti non potrà che migliorare!
I vantaggi dell’archiviazione documentale
Grazie al processo documentale potrai in primis ottimizzare i tuoi spazi, come abbiamo appena suggerito, perchè tutte le superfici attualmente occupate dagli archivi cartacei verranno liberate.
Il tempo dedicato alle ricerche di specifici documenti e materiali si dimezzerà, o addirittura azzererà, perchè tutto ciò che ti serve sarà facilmente recuperabile.
Allo stesso tempo con questo processo potrai ridurre i costi complessivi dei processi di gestione documentale e diventare sempre più competitivo nei confronti dei concorrenti, dal momento che ti distinguerai per il tuo vantaggio tecnologico digitale.
Come effettuiamo l’archiviazione documentale?
Per archiviare digitalmente i tuoi documenti, utilizziamo le piattaforme Adiuto e Docuware che si integrano con qualsiasi realtà, interagendo con il sistema informativo esistente e dialogando con tutti i database già presenti in azienda.
Questo sistema garantisce la massima trasparenza perchè i documenti sono mantenuti nel loro formato originale senza creare alcun formato proprietario nè per i documenti, nè per i database.
Questo sistema sarà in grado non solo di facilitare la tua vita (e quella dei tuoi dipendenti) all’interno dell’azienda, ma ti farà anche vendere di più!
Il processo di digitalizzazione può iniziare adesso grazie ad Ecotec e le sue innumerevoli offerte.
Se vuoi scoprire la migliore soluzione per il tuo ufficio, richiedi subito una consulenza gratuita.
