Scopri come un IT Manager molto preparato – che aveva già collaborato con noi – ci ha chiesto per tre sale riunioni il rinnovo della tecnologia audio video
E capisci come abbiamo gestito la nuova richiesta “in corsa” e velocemente con la firma digitale del contratto
Come abbiamo rinnovato la tecnologia audio video di 3 sale riunioni senza toccare i monitor, integrato “il suono” con varie Smart TV, e semplificato la presentazione dei contenuti per tutti i presenti
Troverai interessante questo articolo, perché il caso studio di Miretti Srl è un ottimo esempio
- di come la gestione dei device audio-video delle sale riunioni non deve essere per forza onerosa
- di come si può risparmiare anche per aumentare le performance generali delle sale meeting
- di come la gestione documentale informatica semplifica molto le cose quando si tratta di gestire i contratti
Di cosa aveva bisogno il cliente?
Miretti è una storica azienda del milanese con sede a Limbiate, presente in tutto il mondo, che opera nell’ambito dell’antideflagrazione per motori e macchinari.
Siamo stati contattati dall’IT Manager, che aveva già collaborato con noi per le sale riunioni di Aurora Biofarma.
Essendo soddisfatto del nostro operato, ci ha richiesto di riammodernare l’audio di due sale riunioni di diverse misure.
La prima sala riunioni era quella sempre riservata al General Manager dell’azienda, per piccoli meeting, che ospita circa 4-5 persone.
La seconda è una sala grande dove si tengono le riunioni del board o meeting molto importanti, che accoglie 15-20 persone.
Essendo l’IT Manager molto preparato – e con le idee molto chiare vista la precedente esperienza con noi – la sua richiesta tramite mail è stata concisa:
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“Ciao Tommaso e Walter,
Ho bisogno di una mano per rinnovare l’audio di due sale riunioni:
– una sala riunioni è circa 7m x 5m con un televisore è da 65” (sala del Direttore Generale), per cui ci servirebbe:
- 1 Logitech Rally Plus
- 2 microfoni Jabra 710 (devono andare in pairing tra loro)
- 1 collegamento wireless per notebook Barco cx 20”
– l’altra ha un televisore simile ma è un 50”, e le misure sono circa 2m x 3m, per cui ci servirebbero:
- 1 Logitech Meetup
- 1 microfono Jabra 510
- 1 collegamento wireless per notebook Barco cx 20”
Un saluto
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Il cliente ci ha chiesto di realizzare l’impianto audio video che aveva in mente, perché aveva già toccato con mano la qualità e la resa sonora della stessa soluzione, con gli stessi componenti.
Lascia che ti spieghi i dettagli di queste sale meeting ed il rinnovo tecnologico audio video
Dopo aver ordinato tutti i dispositivi (che nonostante le ferie estive sono arrivati velocemente) abbiamo iniziato ad installare i componenti audio nelle prime due sale.
Le attività si sono svolte in modo facile, anche perché il cliente si è messo a disposizione per supportarci.
Pensa che addirittura è stato in grado di completare in autonomia la configurazione IT della sala più grande!
Audio al top
Abbiamo migliorato notevolmente l’audio della sala grande e la capacità della camera di riprendere tutti i partecipanti, vista l’importanza delle riunioni del board.
Puoi vedere nelle immagini qui sotto la differenza (anche solo di dimensioni) dei device:
Avendo installato i microfoni da tavolo Jabra 510 e 710 abbiamo ottenuto un ottimo risultato audio (in particolar modo per la sala grande) senza usare cavi.
Sono molto piccoli e discreti, come puoi vedere qui sotto:
Così, abbiamo evitato i relativi lavori e i maggiori costi per i cablaggi, che avrebbero comportato anche un’estetica non perfetta e cavi sul tavolo.
Nel caso della sala grande i due microfoni Jabra funzionano in pairing: significa che quando un microfono rileva la voce di chi sta parlando, fa funzionare anche l’altro senza bisogno di dei cavi di collegamento, in modalità wireless.
Condivisione contenuti super facile
Come fanno i partecipanti a condividere una presentazione, alcuni contenuti o il loro schermo in maniera facile e veloce?
Immagina di poterlo fare solamente collegando una usb al tuo device…
Infatti il dispositivo Barco permette di condividere lo schermo di qualsiasi pc o tablet, proiettando immagini, presentazioni o anche videocall direttamente sullo schermo del monitor, senza l’utilizzo di cavi.
Come funziona?
Sul tavolo c’è un piccolo dispositivo con un pulsante – in gergo button-click and share – che inserito nella porta USB del laptop-notebook portatile, si collega senza fili allo schermo, qualunque esso sia.
“Riutilizzo” dei monitor
Confrontandoci con il responsabile IT, dopo aver visto le foto della sala e dei dispositivi, e dopo il sopralluogo, abbiamo concordato con l’azienda che potevamo riutilizzare le Smart tv in uso come monitor.
(se hai questa situazione devi solo fare attenzione al canone RAI, dovuto per le smart tv)
Questo ha prodotto un risparmio generale dell’operazione di circa 2.000 euro totali.
Ma “l’appetito vien mangiando”, e il cliente ci ha chiesto di lavorare sull’audio video della terza sala riunioni
Dopo un paio di settimane ci è stato chiesto anche di rinnovare la terza sala riunioni, a disposizione di tutti i dipendenti, che può ospitare 8-10 persone.
Abbiamo anche evitato due dei problemi più frequenti nell’aggiornamento delle videocamere:
- riuscire a integrarle con la smart TV o monitor esistente
- riuscire a montarle adeguatamente
Grazie alla versatilità dei device Logitech, in questo questo caso non abbiamo avuto nessun problema.
L’integrazione software è andata “liscia come l’olio”, e durante il montaggio abbiamo trovato piantane provviste di attacchi VESA, e quindi compatibili con le staffe delle logitech, come puoi vedere qui:
Se i monitor fossero stati installati “a muro” l’installazione delle videocamere avrebbe probabilmente richiesto una mensola.
L’unico problema?
Avevamo inizialmente prodotto un contratto di noleggio operativo per due sale, e questo poteva creare un “fastidio”
Devi sapere che per l’audio video vale lo stesso processo di noleggio operativo di qualsiasi altra attrezzatura, che prevede l’intervento di una finanziaria:
- Ecotec acquista i device dai produttori, nel nostro caso Logitech, Jabra e Barco
- Ecotec li vende a una finanziaria specializzata nei noleggi operativi
- Il cliente finale stipula un contratto di noleggio operativo con la finanziaria
- Ecotec garantisce assistenza al cliente.
È questo che permette di dividere il costo dell’acquisto in comode rate di noleggio e di detrarlo fiscalmente!
Ma la richiesta “in corsa” di adeguare la terza sala, avrebbe voluto dire attivare un contratto aggiuntivo.
Questo per Miretti – in un intervento che era di fatto un unicum – avrebbe significato una duplicazione delle fatture, assurda in termini di gestione contabile.
Fortunatamente il primo contratto è stato firmato in full digital con una procedura di firma semplicissima e molto veloce in due click.
Questa gestione intelligente, ci ha permesso di
Contattare la finanziaria, annullare la procedura di noleggio operativo, “inserire” la terza sala e aggiornare le cifre del canone nel giro di poche ore
Il legale rappresentante di Miretti ha firmato uno nuovo contratto, sempre digitalmente, risparmiando anche in costi assicurativi e di gestione della pratica.
Se sei curioso di come potremmo aiutarti a rinnovare l’audio video delle tue sale riunioni, anche se la tua situazione è “particolare”, compila il form in questa pagina e ci metteremo in contatto con te in brevissimo tempo.
Grazie per la lettura.
Tommaso Ragno
Specialista Sale Riunioni Ecotec
