Quando parliamo di infrastruttura di stampa, spesso il punto non è solo sostituire alcune macchine ormai arrivate a fine corsa. Il punto vero è farlo senza bloccare il lavoro, senza complicare la quotidianità degli uffici e senza perdere equilibrio tra qualità, affidabilità e costi.
È esattamente quello che è successo in questo caso.
Il nostro cliente, con cui collaboriamo da oltre 10 anni, si trovava di fronte a una necessità chiara: sostituire le sue 8 Kyocera Taskalfa 306ci, 1 Taskalfa 351ci e 2 Taskalfa 2552ci a noleggio, ormai al termine del loro ciclo di vita.
Dopo anni di servizio affidabile, era arrivato il momento di aggiornare il parco stampanti con una soluzione più attuale, mantenendo costi sostenibili e prestazioni elevate.
Perché era arrivato il momento di rinnovare il parco stampanti?
La situazione era delicata, ma molto concreta.
Il cliente doveva sostituire le vecchie stampanti senza interrompere le attività quotidiane e mantenendo un budget contenuto.
Nel frattempo, la nostra proposta si è trovata subito in concorrenza con altre offerte presenti sul mercato.
Il tema, quindi, non era solo tecnico, era anche strategico: trovare una soluzione davvero sostenibile nel tempo, capace di migliorare l’operatività quotidiana senza appesantire i costi di gestione.
Come è iniziata la trattativa con il cliente?
La trattativa è iniziata con largo anticipo.
Il cliente, molto attento alla gestione dei contratti, si è mosso sei mesi prima, chiedendo un’offerta per la sostituzione o il mantenimento del parco stampanti.
Questo dato dice molto del contesto: non si trattava di un acquisto impulsivo, ma di una valutazione ponderata, seguita con attenzione e con l’obiettivo di capire quale fosse la soluzione più adatta per gli uffici.
Quali erano le esigenze principali comunicate dal cliente?
L’esigenza principale era chiara: apportare modifiche e miglioramenti ottimizzando la distribuzione delle apparecchiature negli uffici.
Non bastava, quindi, cambiare marca o inserire modelli più recenti.
Serviva una revisione ragionata dell’assetto complessivo, per ottenere una gestione più efficiente, più lineare e più adatta alle abitudini reali di lavoro.
Quali criticità presentavano le vecchie stampanti?
Le vecchie Kyocera erano ormai macchine obsolete, con necessità di manutenzione sempre più frequenti.
Questo comportava un effetto molto concreto sulla quotidianità:
- più interruzioni nel lavoro
- maggiore necessità di assistenza
- minore continuità operativa negli uffici
Quando una macchina di stampa diventa un punto di rallentamento, il problema non resta confinato alla stampante, si riflette sull’intero flusso di lavoro.
Quale soluzione è stata scelta per la nuova infrastruttura di stampa?
In quanto referente commerciale di Ecotec ho proposto personalmente una soluzione basata su: 7 stampanti multifunzione Ricoh IM C320F e 2 IM C2010 a noleggio.
Non si è trattato semplicemente di proporre un prodotto tecnologicamente avanzato. Il lavoro vero è stato calibrare una soluzione economica capace di rispondere in modo preciso alle esigenze del cliente.
Le apparecchiature proposte hanno garantito:
- efficienza e affidabilità per tutti gli utenti dell’ufficio
- risparmio sui costi di gestione grazie alla formula di noleggio ottimizzata
- semplicità e praticità nell’uso quotidiano, senza interruzioni delle attività
Le caratteristiche tecniche dei prodotti Ricoh proposti
Ecco le caratteristiche tecniche più rilevanti dei prodotti che ho proposto per la soluzione:
Ricoh IM C2010 – Multifunzione A3 a colori da ufficio strutturato
Caratteristiche principali
- Multifunzione A3 (stampa, copia, scansione)
- Pensata per volumi medi e uffici strutturati
- Maggiore gestione carta e formati
Ricoh IM C320F Multifunzione A4 a colori compatta
Caratteristiche principali
- Stampa, copia, scansione e fax
- Velocità fino a 32 ppm
- Formato A4, design compatto da ufficio
Due immagini scattate durante la mia consegna in azienda
Perché la proposta Ecotec ha retto il confronto con la concorrenza?
Il confronto non era semplice.
Gli altri concorrenti proponevano ancora Kyocera, ma soprattutto Epson e HP.
La differenza si è giocata su un piano molto concreto: confrontare con il cliente le differenze di prodotto, gli aspetti positivi e quelli meno convincenti, a fronte di costi tra loro più o meno simili.
È proprio in questo passaggio che la trattativa ha preso forma davvero. Non sulla promessa generica, ma sulla capacità di leggere bene il contesto e di far emergere, con chiarezza, quale proposta fosse davvero più adatta.
Quali caratteristiche delle Ricoh sono risultate decisive?
Secondo quanto emerso nella trattativa, le caratteristiche risultate decisive sono state soprattutto l’affidabilità e la qualità per cui il marchio è riconosciuto.
Non un dettaglio.
Quando un cliente deve rinnovare un’intera infrastruttura di stampa, sceglie anche in base alla tranquillità operativa che quella scelta può garantire nel tempo.
Il mio ruolo come referente commerciale ha contato?
Molto.
Credo di aver avuto un ruolo importante.
In questo frangente, come sempre, serviva capacità di ascoltare il cliente, comprenderne le priorità economiche e trovare una soluzione personalizzata.
Questo mix secondo me ha fatto la differenza.
È stato proprio questo approccio a rafforzare il valore della proposta Ecotec. Non solo qualità delle stampanti, quindi, ma anche flessibilità, ascolto e costruzione di una soluzione su misura.
Ci sono stati momenti difficili nella trattativa?
Sì, e il punto più critico era chiaro: la concorrenza, in alcuni casi, poteva contare su costi inferiori.
Quello era lo scoglio più arduo.
La trattativa è stata superata grazie anche all’intervento di scontistiche particolari da parte della casa madre, che ci hanno permesso di rendere la proposta più competitiva e di avere la meglio.
Anche questo è un aspetto importante nei casi di successo: una buona trattativa non si vince solo con il prodotto giusto, ma con il giusto equilibrio tra relazione, consulenza e condizioni economiche.
Qual è stato l’elemento davvero decisivo per la scelta finale?
C’è un passaggio che, più di tutti, spiega perché il cliente abbia scelto di continuare con noi.
L’elemento decisivo è stato il nostro servizio di assistenza tecnica, erogato negli anni.
Le parole riportate dal cliente sono molto forti e molto chiare:
“Ho fatto di tutto per mantenervi come fornitore in quanto mai avuto problemi di assistenza, sempre veloci, affidabili e attenti alla gestione delle macchine”.
Qui c’è il cuore del rapporto costruito in oltre 10 anni.
Non solo fornitura, ma fiducia consolidata nel tempo.
Quali risultati ha portato la nuova infrastruttura di stampa?
Il cliente ha accolto positivamente la nuova infrastruttura.
I risultati principali sono stati:
- maggiore affidabilità delle stampanti
- riduzione dei costi di gestione
- semplificazione dei processi interni di stampa
Oggi il valore dell’intervento è molto concreto.
La nuova configurazione consente di lavorare con più continuità, con una distribuzione più razionale delle apparecchiature e con una gestione più ordinata dell’intero parco stampanti aziendale.
Questo intervento rafforza ulteriormente il rapporto di fiducia costruito in oltre 10 anni e dimostra, ancora una volta, come la capacità di proporre soluzioni mirate e convenienti possa fare la differenza anche nelle sfide più competitive.
Vuoi ottimizzare il tuo parco stampanti senza fermare l’ufficio?
Quando un’infrastruttura di stampa aziendale arriva a fine ciclo, il rischio è sempre lo stesso: rimandare troppo oppure cambiare in fretta senza una visione chiara.
Questo caso di successo racconta l’opposto.
Un cliente storico, una trattativa seguita con attenzione, una soluzione calibrata bene e un risultato concreto: più affidabilità, costi meglio gestiti e continuità operativa.
Se stai valutando un aggiornamento del tuo parco stampanti aziendale, Ecotec può aiutarti a trovare una soluzione sostenibile, su misura e davvero utile per il lavoro quotidiano.
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CEO Ecotec Srl
