Scopri in questo articolo come puoi gestire in modo “intelligente” gli adeguamenti dei sistemi audio/video delle sale riunioni, tenendo conto dell’obsolescenza di mercato, e facendo risparmiare decine di migliaia di euro alla tua azienda.
Se lavori per un’azienda con una o più sedi piuttosto strutturate, e stai pensando di aggiornare o rinnovare i sistemi audio video di varie sale riunioni, troverai interessante questo articolo.
Soprattutto se la tua azienda è in crescita costante e l’adeguamento degli ambienti impone una notevole organizzazione, e un budget consistente.
Quali sono gli interventi che dovresti considerare come primari?
Su cosa non vale la pena lesinare, e su quali sistemi invece non è il caso di “spendere e spandere”?
Partiamo dall’inizio.
Dal nostro punto di osservazione “laterale”…
…il numero di stampanti multifunzione di cui ha bisogno un’azienda è un buon indicatore del ritmo di crescita!
Questo è esattamente il caso di Aurora Biofarma, azienda milanese attiva nel mercato di integratori e cosmetici.
Abbiamo cominciato a lavorare con loro prima del 2013, quando gestivamo per l’azienda una sola stampante.
Ora nel settembre 2023 – mentre scrivo questo articolo – l’azienda è arrivata a 7 stampanti multifunzione.
Vista la crescita esponenziale, si è trasferita in una sede multipiano di grande fascino.
Come potrai immaginare… crescita significa più collaboratori, più collaboratori significa più reparti, e più reparti…
…significano più riunioni.
Questo accade soprattutto perché i reparti marketing e vendite crescono di pari passo.
È particolarmente vero per il mercato di Aurora Biofarma, che per far fronte a queste necessità ha bisogno di una forza vendita molto numerosa.
Non ho dati certi, ma si tratta di centinaia di commerciali sparsi sul territorio italiano.
Va da sé che una rete commerciale così vasta ha bisogno di incontrarsi, di parlare e di essere formata e aggiornarsi su tutte le novità dell’azienda.
E per la maggior parte dei casi servono riunioni da remoto!
Questo va oltre alla necessità “standard” di avere varie sale riunioni di dimensione contenuta, dove fare meeting e incontri in presenza.
Ecco quindi come
Abbiamo adeguato progressivamente i sistemi audio/video delle sale riunioni di piccole dimensioni
Prima che Aurora Biofarma ci chiedesse di intervenire sui sistemi di video chiamata, l’azienda aveva sempre acquistato il materiale in autonomia.
Questo non sarebbe un problema, ma senza una risorsa interna specificamente formata, le tecnologie installate spesso si sono rivelate entry level.
Funzionamento e prestazioni a parte, il problema principale era l’obsolescenza molto veloce.
L’azienda si trovava con attrezzature dalle perfomance non sufficienti per il volume e la frequenza delle sue videocall.
In parole povere le persone, nei vari meeting, si vedevano e si sentivano… male.
Il problema che si poneva era:
Come rendere economicamente sostenibile l’adeguamento audio/video delle sale riunioni, su base costante?
In questo caso specifico la formula del noleggio operativo è risultata molto utile a non immobilizzare troppo budget.
Ti spiego tra un attimo perché ho scritto “immobilizzare”, ma ti dico subito cosa significa noleggio operativo.
In poche parole:
- Abbiamo comprato dal produttore le attrezzature necessarie
- Le abbiamo rivendute a una società specializzata in noleggi operativi specializzata, per conto della quale abbiamo gestito tutte le pratiche con Aurora Biofarma
- La finanziaria specializzata ha erogato il noleggio delle attrezzature a Aurora Biofarma, tramite un contratto specifico
- Noi abbiamo erogato l’assistenza delle attrezzature a Aurora Biofarma tramite un contratto specifico
- Aurora Biofarma si gode il possesso dell’attrezzatura a un canone minimo, senza comprare il bene e sapendo che Ecotec provvede ad ogni esigenza.
Se vuoi conoscere tutti i modi in cui riusciamo a tutelarti con il noleggio operativo, leggi questo articolo.
Dicevamo…
Ho scritto “immobilizzare” perché – come ho già detto – qualsiasi attrezzatura tecnologica è soggetta al “problemino” di invecchiare piuttosto rapidamente.
Un conto sono i prodotti entry level, che Ecotec NON tratta…
,… un’altro conto è avere prodotti performanti nel momento storico in cui vengono installati, ma che dopo 5 anni sono rimasti indietro perché la tecnologia corre veloce.
Ecco che il noleggio è una soluzione estremamente flessibile in caso mutino le esigenze “in corsa”.
Per darti un’idea…
Se Aurora Biofarma avesse dovuto rinnovare contemporaneamente tutti i sistemi audio video delle sale riunioni, avrebbe dovuto affrontare un budget nell’ordine del centinaio di migliaia di euro.
Ok, le sale riunioni SONO importanti,
Ma sarai d’accordo che per una PMI italiana 100.000 euro sono una cifra da dedicare ad altro genere di investimenti!
Capito che un investimento di questa portata non si adattava alle esigenze dell’azienda, abbiamo seguito un “mantra”:
Miglioriamo telecamere e microfoni, e lasciamo “quello che vale”, come monitor e videoproiettori
Con questo concetto, abbiamo rinnovato la tecnologia audio e il video delle webcam, dotandole di
Logitech Meetup
Si tratta di una telecamera all in one, simile a una soundbar che comprende
- altoparlanti
- un microfono molto potente, e
- una telecamera ad alte prestazioni adatta per riprendere 5/10 persone in circa 23/30 mq di spazio.
Puoi posizionarla più o meno ovunque, sopra una TV o su un mobiletto.
Le Logitech Meetup ci hanno permesso non non “buttare via” i monitor e videoproiettori di Aurora Biofarma, che abbiamo “fatto parlare” con i nuovi device.
(o integrato, come direbbe un tecnico)
Accanto a questi adeguamenti, in “tema videoconferenze” abbiamo affrontato anche richieste differenti:
Il marketing ci ha chiesto di allestire ex novo una sala meeting dedicata a gruppi di lavoro in presenza, anche numerosi
L’azienda desiderava che questa sala riunioni di nuova costruzione – circa 50mq, molto spaziosa – avesse un allestimento che migliorasse da subito le performance delle loro riunioni, e l’attenzione dei presenti.
Come prima cosa abbiamo verificato
- Le condizioni della luce
- Le condizioni dell’acustica
Sul fronte luce, potremmo dire che era “troppa”.
La sala è stata ottenuta costruendo ex novo la copertura a vetri di un terrazza, con un effetto scenico veramente bellissimo, ma troppa luce pone seri problemi alla visibilità di schermi e monitor in generale.
Quindi abbiamo consigliato l’inserimento di tende coprenti, che avrebbero “limato” anche parte del rimbombo della sala.
Due piccioni con una fava.
foto
Sul fronte tecnologico…
… Dovevamo mandare in pensione la “classica” flipchart a fogli mobili (o “vecchia” filpchart, permettimi) con un sistema che potesse migliorare da subito la performance e l’attenzione dei presenti.
E in particolare volevamo dare la possibilità a Aurora Biofarma di:
- abbandonare la carta ma senza perdere la possibilità di interagire manualmente con i documenti
- Trasformare in testo scritto le annotazioni a mano
- Trasmettere lo schermo di qualsiasi pc presente
- Stampare in ogni momento un documento e consegnarlo a tutti i presenti in tempo reale
- Poter presentare con lo smartphone tramite bluetooth
- Poter navigare in modalità touch come su un normale pc o mac
- Inviare immediatamente via email ai partecipanti ogni documento oggetto di presentazione
Quindi la scelta è caduta su
Ricoh Collaboration Board D7510, installata su piedistallo con ruote, viste le pareti non portanti
Abbinato al software Ricc sviluppato da Ricoh, è possibile gestire in modo efficace e semplice le riunioni.
Durante le riunioni infatti è possibile condividere qualsiasi tipo di contenuto via cavo, wireless e con codice QR direttamente dal laptop o dallo smartphone (Android o IOS).
Ora è possibile allegare, modificare e condividere contenuti browser, video, immagini e lavorare su file personali di Office 365.
Per quanto riguarda l’audio abbiamo installato una
Rally Camera Logitech, compatibile con qualsiasi app per videoconferenze, dotata di tecnologia RightSight e RightLight
Questi dispositivi consentono di inquadrare perfettamente i partecipanti – indipendentemente dalla loro distanza dall’obiettivo – e ottimizzano il bilanciamento della luce.
La tecnologia dà priorità ai volti rispetto a oggetti e superfici per conferire un aspetto naturale alle tonalità della pelle.
Inoltre abbiamo “arricchito” il sistema audio con due microfoni Jabra 750MS con tecnologia wireless, per eliminare la presenza di cavi.
Per questo progetto i due responsabili IT sono stati di grande aiuto perché avevano già le idee molto chiare.
Ecco come appare ora questa sala riunioni:
Il pensiero del Cliente
Caro amico, spero che questo articolo ti sia stato utile per capire come lavoriamo e il valore aggiunto che portiamo ai nostri clienti.
Se vuoi saperne di più su come possiamo darti una mano per l’audio video delle tue tue sale riunioni, riempi il form qui sotto e ti richiameremo in brevissimo tempo.
A presto,
Tommaso Ragno
Specialista Sale Riunioni Ecotec
