Come puoi monitorare l’utilizzo delle stampanti quando hai un parco stampanti multifunzione eterogeneo e centinaia di collaboratori e “personalizzare” la fornitura dei toner?
In questo articolo scoprirai come gestiamo 19 stampanti multifunzione di un istituto con 300 collaboratori e come il cliente ha chiesto – e ottenuto – il controllo totale sulla produzione delle copie.
Iniziamo premettendo che un pizzico di fortuna ha sicuramente aiutato nell’approccio con questo cliente, piuttosto impegnativo per dimensioni e fama.
Infatti, parlo della Scuola Salesiani Don Bosco, a Sesto San Giovanni, per la quale Ecotec gestisce un parco stampanti di ben 19 macchine.
Ma…in cosa consiste quel pizzico fortuna?
In Ecotec ci sono ben due persone che conoscono i Salesiani da vicino.
Io – Nicolò Capellini – sono stato uno studente, e Walter Paccagnella (CEO) frequentava l’oratorio negli anni ‘70-80. 🙂
Questo ha instaurato da subito fiducia e stima reciproca, e ha agevolato di conseguenza ogni fase del rapporto pre e post firma.
Ma il “fattore C” si ferma qui.
I “Salesiani” devono educare ben 2750 studenti, e il progetto ha avuto bisogno di essere costruito espressamente.
In particolare al cliente serviva:
- La limitazione del numero copie di ogni utente, e il controllo totale sull’utilizzo delle macchine
- Un sistema di fornitura dei toner “con riserva”, che prevedesse sempre una scorta minima
- Un sistema di smaltimento toner e consumabili che non gravasse sull’organizzazione interna
Vediamo come abbiamo fatto.
La gestione del parco stampanti per la Scuola Salesiani Don Bosco di Sesto San Giovanni
La Scuola Salesiani Don Bosco di Sesto San Giovanni è un’istituzione importante.
È presente sul territorio dal 1948, e conta:
- quattro scuole diverse: una secondaria di primo grado, un liceo, un istituto professionale un istituto tecnico
- 2750 Allievi
- 300 collaboratori
Gli istituti sono anche certificati come Apple Distinguished School.
Le Apple Distinguished School sono centri riconosciuti di innovazione, prestigio ed eccellenza nella didattica, e usano i prodotti Apple per stimolare la creatività degli studenti, e sviluppare la capacità di collaborazione e pensiero critico.
In questo scenario la gestione delle stampanti – come immaginabile – non è cosa semplice!
Tant’è vero che sulle 19 stampanti multifunzione che abbiamo installato i modelli Ricoh sono addirittura 5!
- IMC 2000 a colori, formato A3-A4 con velocità 20 pagine al minuto
- IMC 3000 a colori formato A3-A4 con velocità 30 pagine al minuto
- IM 2702 bianco nero formato A3-A4 con velocità 27 pagine al minuto
- IM 350 bianco nero formato A4 con velocità 30 pagine al minuto
- IM 350f con fax, bianco nero formato A4 con velocità 30 pagine al minuto
Prima di arrivare a questa soluzione, però, abbiamo cercato di capire quali fossero le esigenze del cliente.
Ora la domanda, sicuramente, ti sorge spontanea.
Com’è possibile tenere sotto controllo l’uso e quindi i costi di un parco stampanti multifunzione così esteso?
Non è facile.
Pensa che gli istituti complessivamente producono ogni anno circa 240.000 copie in bianco/nero e 84.000 copie a colori.
Con questi volumi è innanzitutto fondamentale fare in modo che le persone non autorizzate e gli studenti non usino le macchine, per alcun motivo.
Inoltre, per evitare sprechi inutili, bisogna tenere sotto controllo l’attività di stampa di ogni addetto.
Come abbiamo fatto?
L’introduzione dei software PaperCut per la gestione del parco stampanti
Per garantire l’utilizzo desiderato, su tutte le macchine, escluse quelle negli uffici amministrativi, abbiamo installato i software di PaperCut.
Questo sistema, attraverso la creazione di utente associato ad ogni collaboratore autorizzato all’uso delle stampanti, permette 3 funzioni molto utili:
- La limitazione di copie per ogni utente, che non conosciamo nel dettaglio perché il reparto IT ha la completa supervisione delle impostazioni
- Un resoconto dettagliato sull’utilizzo delle macchine, per ogni singolo utente associato, così il cliente monitorare eventuali usi impropri
- La possibilità di “saltare” guasti e code di stampa per un utente che non può aspettare
Vediamole una per una.
Le funzioni di PaperCut
1- Limitazione delle stampe per ogni utente.
Il cliente aveva l’esigenza di limitare il numero di copie per monitorare i consumi di elettricità, carta e toner.
Nulla di più facile, la funzione permette di associare a ogni utente un numero prestabilito di copie giornaliere, settimanali o mensili al di sopra del quale non è consentito andare.
Questo è possibile anche con permessi modulari, che associano tetti di produzione diversi a utenti diversi in funzione della loro mansione.
Detta semplice, chi deve produrre molti documenti cartacei da archiviare ha un tetto più alto di chi lavora prevalentemente con il pc.
Questa esigenza era complementare alla seconda.
2- Monitorare con attenzione l’uso di ogni stampante
Il cliente aveva l’esigenza di tenere sott’occhio non solo la produzione ai fini dei consumi, ma anche la corretta attività.
In qualsiasi azienda è importante che gli asset vengano utilizzati nelle modalità espressamente autorizzate dal reparto IT e dalla dirigenza.
In questo contesto, il monitoraggio della frequenza e degli orari in cui vengono utilizzate le macchine fornisce dati chiari su usi impropri, che possono essere segnalati prontamente.
Infine, dato l’elevato numero di utenti, tra cui centinaia di insegnanti con esigenze urgenti legate al calendario scolastico, l’Istituto voleva essere sicuro che quando un utente aveva bisogno di stampare, potesse sempre farlo!
3- La funzione follow-me
È facile immaginare che, con un utilizzo così intensivo, ogni tanto un utente rischi di trovarsi con la sua stampante “abituale” inceppata o guasta.
Oppure rischi di dover aspettare altre stampe in coda, ritardando in entrambi i casi l’ottenimento della stampa.
Abbiamo risolto questi problemi impostando la funzione follow me (seguimi, in inglese) che permette di “prelevare una stampa ferma” in una stampante e farla eseguire da un’altra, semplicemente loggandosi con il proprio utente sul display.
Ma c’è di più.
Con questo sistema la stampante multifunzione rilascia la stampa solo quando l’utente si autentica fisicamente con il badge presso la stampante stessa, e questo dà sicurezza e privacy.
Qui è sorto un problema.
L’istituto aveva già – comprensibilmente – un sistema di badge interno!
Per non aggiungere complessità inutile, abbiamo quindi installato dei lettori badge sulle multifunzioni, adattandoli e programmandoli in base ai badge esistenti.
Così ogni utente ha conservato il suo “badge tuttofare”, valido anche per le stampanti 🙂
La gestione dell’approvvigionamento per il parco stampanti
L’istituto scolastico aveva l’esigenza di non rimanere mai senza toner per il parco stampanti multifunzione.
Per mantenere sempre funzionante un parco macchine così importante l’approvvigionamento dei toner è cruciale.
Sebbene avessimo chiarito al cliente che avremmo “controllato” da remoto quando fosse stato necessario sostituire una cartuccia di toner, ciò non era sufficiente.
Allora gli siamo, come si dice, “andati incontro”.
Nonostante per noi sia un costo aggiuntivo, abbiamo accolto la richiesta lasciando una scorta di toner – che teniamo comunque monitorata – presso il cliente.
Questo significa “immobilizzare” dei toner presso il cliente, con il rischio che vadano persi o manomessi (nessuno è perfetto).
Tuttavia, lo abbiamo fatto volentieri!
In questo modo l’istituto ha sempre in casa una “scorta minima” che gli consente di scongiurare il fatto di trovarsi senza toner, con le macchine bloccate.
Inoltre, abbiamo anche aiutato la scuola Salesiani Don Bosco a fare un passo avanti nella gestione ambientale, perché il cliente voleva essere pienamente conforme alle normative ambientali e smaltire toner e materiali di consumo in modo corretto.
Per questo motivo, abbiamo incluso nel contratto due “Ecobox”, che saranno ritirati ogni anno a un costo irrisorio.
Un Ecobox prevede:
- 35 euro di pratica, cioè la registrazione e l’attivazione del servizio di smaltimento a Interzero
- 80 euro per ogni ritiro della “box” effettiva, in cui l’azienda ripone i toner esauriti.
Se ti interessa approfondire il tema dello smaltimento, scopri qui come non fare errori
Se questo caso studio relativo alla gestione di un ampio parco stampanti multifunzione ti è stato utile e vuoi saperne di più su quello che possiamo fare per te, compila il form qui sotto e ti richiameremo a brevissimo.
Nicolò Cappellini
Consulente Commerciale
