Se vuoi capire come ottenere il meglio dall’audio e video della tua sala riunioni, anche senza il “budget perfetto”, questa guida può esserti davvero utile.
Leggi in questo articolo qual è oggi lo “stato dell’arte” per vedersi, sentirsi e presentare contenuti in modo efficace durante i meeting, con soluzioni concrete e sostenibili anche a piccoli canoni mensili.
Caro lettore, ti sei mai chiesto cosa significa la tanto abusata parola “qualità” quando si tratta di sistemi audiovisivi per le sale riunioni?
In Ecotec abbiamo una definizione piuttosto semplice:
“Fare in modo che audio e video rendano la riunione veloce e produttiva, e aiutino le persone a interagire al meglio, in presenza e da remoto. “
Sembra difficile detta così, no?
Nella nostra esperienza non lo è, specie se si uniscono i device giusti al buon senso pratico.
Facciamo prima un accenno veloce ai dispositivi.
Per rendere al meglio, una sala riunioni dovrebbe avere 4 tipologie di dispositivi.
Anzi 3+1, dove quest’ultimo è una sorta di “ingrediente indispensabile”.
Potremmo chiamarle le “4 Virtù Cardinali di una Sala Riunioni”
Quali sono?
- Lavagne Interattive
Servono a tenere sempre alta l’attenzione dei partecipanti, a condividere, archiviare e stampare velocemente tutti i documenti e le presentazioni che hanno avuto luogo. - Riprese audio/video di alta qualità
Servono per far interagire i partecipanti da remoto come se fossero in presenza, e a non far perdere tempo e concentrazione con immagini sgranate, video a scatti e parole incomprensibili. - Condivisione dei Contenuti smart
Condividere lo schermo con un click, presentare a tutti con un tap, inoltrare documenti con un tocco della touch pen sono un risparmio di tempo alla portata di qualsiasi sala riunioni. - Noleggio Operativo di ogni attrezzatura
Serve per non sborsare cifre folli, avere sempre device al top dell’aggiornamento ed evitare l’obsolescenza tecnologica
Come vedremo nel resto dell’articolo… non è obbligatorio avere tutte e 4 queste “virtù”, ma prima analizziamole, e poi scopriamo insieme come ottenere il meglio per la tua sala riunioni grazie ad Ecotec.
Perché una lavagna interattiva multimediale è importante per la gestione delle riunioni?
In un articolo recente di Millionaire, Luciana Ingrosso cita un’indagine condotta nel 2017 dalla Harvard Business Review.
Sai cosa pensano i quasi 200 manager intervistati?
- il 65% di loro ritiene che le riunioni impediscano di terminare il lavoro
- il 71% dice che sono improduttive e inefficienti
- tutti i dirigenti passano in media 23 ore a settimana in riunione.
Negli anni ‘60 le ore erano 10.
Oltre oceano, solo negli USA, si stima che 37 miliardi di dollari vengano persi ogni anno in meeting inutili o troppo lunghi.
Secondo Atlassian – produttore di Trello – multinazionale dei servizi di time management, in una riunione “tipo”
- 9 partecipanti su 10 pensano ad altro
- Il 25% pensa che si parli di questioni irrilevanti
- il 50% pensa di occupare il suo tempo in modo improduttivo
- il 73% (SETTANTATRE) fa altre cose durante una riunione
Il motivo – e filo conduttore – è fin troppo chiaro.
Ad di là dell’effettiva utilità di una riunione, che non è un problema di nostra competenza, se le persone fossero coinvolte attivamente, questo non accadrebbe.
Perché troppo spesso le riunioni sono mortalmente noiose!
In quest’ottica, una lavagna interattiva multimediale è uno schiaccia-noia.
Ma veniamo alla “ciccia”…
Funzioni di una lavagna interattiva multimediale
Con una lavagna interattiva multimediale puoi fare molte cose, eccone alcune:
- Puoi scrivere e annotare come faresti su carta, ma puoi cambiare colore e cancellare con il palmo della mano come su una tradizionale lavagna a pennarelli. Senza dover “girare fogli”, o preoccuparti di pennarelli scarichi.
- Puoi trasformare in testo scritto le tue annotazioni a mano, sia in minuscolo che maiuscolo.
- Puoi trasmettere lo schermo di qualsiasi pc e su questo annotare o commentare a mano
- Puoi stampare in ogni momento, in 3 click, tutto quello che c’è sullo schermo, e consegnarlo in tempo reale ai presenti
- Puoi presentare con lo smartphone tramite bluetooth
- Puoi aprire una pagina web e navigare in modalità touch come su un normale PC o Mac
- Puoi recuperare una presentazione o un qualsiasi documento che si trova in cloud, nella rete aziendale o in una chiavetta usb che può essere collegata
- Puoi interagire come sopra con la stessa presentazione
- Puoi inviare immediatamente via e-mail ai partecipanti tutto quello che è hai appena presentato e condiviso
Per farti capire meglio, possiamo citare un nostro importante caso studio.
Presso questo cliente non solo abbiamo installato una collaboration board, ma abbiamo costruito ex novo i sistemi audio/video di una sala riunioni molto spaziosa, che doveva ospitare gruppi di lavoro numerosi, in presenza.
E in più, doveva essere pronta e disponibile per molti meeting da remoto.
Leggi qui il caso studio Aurora Biofarma
Ma una lavagna interattiva “da sola” non può fare miracoli, giusto?
Riprese audio e video di qualità
La seconda “Virtù Cardinale” di una sala riunioni è incarnata dalle riprese audio e video di alta qualità con partecipanti da remoto.
Immagina questa situazione, volutamente assurda:
Sei seduto davanti al tuo interlocutore in carne e ossa, ma lo vedi pixelato, lo senti “a scatti” e ogni tanto lui si congela con gli occhi chiusi per poi riprendersi 10 secondi dopo.
Tutto quello che vi dite subisce un continuo ritardo, è disturbato.
Ti ho fatto volutamente un esempio assurdo, ma è quello che succede molto spesso in una videoconferenza.
Come si vedono i partecipanti? Così così.
Come si ascolta quello che dicono? Insomma.
Questo influisce sulla qualità del lavoro!
Quando due persone (o più) si collegano da remoto hanno difficoltà a
- sentire con precisione le parole di tutti quelli che parlano intorno al tavolo
- vedere bene la persona che sta parlando
Tutto questo rappresenta un problema da risolvere, specie se l’oratore si trova al capo del tavolo più distante dalla telecamera utilizzata (che magari è di bassa qualità).
Una situazione come questa non va sottovalutata, perché la mimica, l’espressività e il tono di voce di chi parla (cioè la parte non verbale) sono essenziali per una buona comprensione reciproca.
Ciò è vero in tutti gli ambiti, ma ancor di più in videoconferenza.
Con una semplice telecamera statica che inquadra il tavolo, per di più con microfono di scarsa qualità, una buona comunicazione non è possibile.
Quando il problema principale sono le riprese audio e video di bassa qualità, l’uso di una lavagna interattiva è meno “urgente”.
A riprova di questa affermazione, ecco due casi studio di clienti Ecotec su questo argomento.
Entrambi avevano tecnologia video ancora perfettamente utilizzabile e di buona qualità.
Il primo è un caso in cui serviva un monitor molto grande, data la grandezza della sala riunioni.
Leggi il caso studio Merbag qui
Il secondo è un caso in cui l’azienda era “affezionata” alla parte video che includeva un proiettore, che abbiamo semplicemente aggiornato.
Leggi il caso studio RCS qui
Ma non si tratta soltanto di vedere e sentire bene, anche la fluidità delle presentazioni e la condivisione degli schermi è un fattore determinante.
Ecco perché.
La condivisione di contenuti in riunione
La condivisione dei contenuti in una riunione degna di tal nome è fondamentale.
Quanti fogli di appunti delle riunioni vengono persi?
Quante volte i vari device dei partecipanti “non comunicano” con i sistemi video
(e aggiungo…quanto brutti sono i cavi a vista che affollano tavoli e pareti)?
La possibilità per tutti i partecipanti alle riunioni – interni ed ospiti – di trasmettere su schermo i loro contenuti è una parte importante della “fluidità” delle stesse.
Ti linko a questo proposito un articolo che riguarda un altro caso studio Ecotec. È un esempio di come si ottimizzano monitor e smart TV già presenti con le riprese audio/video di alta qualità.
L’articolo contiene un esempio pratico di come condividere i contenuti in modo pratico, veloce e intelligente.
Leggi il caso studio Miretti qui
Ora vediamo la quarta Virtù Cardinale, che è forse la più importante.
Noleggio operativo: come ottenere il meglio per la tua sala riunioni
Questo “must have” nella gestione dell’audio video di una sala riunioni NON è un dispositivo.
È un “meccanismo di controllo” per evitare sprechi.
Infatti ti evita di spendere migliaia di euro per un device tecnologico che va in obsolescenza sempre più rapidamente.
Basta sostituire la parola “acquisto” con “noleggio operativo”.
La formula è molto semplice:
- Noi – Ecotec – compriamo l’attrezzatura audio video che ti servirà
- Vendiamo la tua attrezzatura a una finanziaria solida, di comprovata affidabilità (nel nostro caso Grenke o IFIS)
- Tu – tramite noi – stipuli un contratto di noleggio operativo con la finanziaria, completo di assicurazione in caso di danni (botte accidentali, salti di corrente, etc.
- Noi arriviamo, allestiamo il tutto e interveniamo in caso di problemi (molto raro)
Facile, non trovi?
Questo metodo di gestione fa sì che
- Eviti uscite di cassa inutili
- Non devi sobbarcarti di cespiti inutili
- Eviti di trovarti un bene obsoleto alla fine del periodo di ammortamento
Una nota importante: Il meccanismo del noleggio operativo non si presta solo alla tecnologia audio video, ma è perfetto per ogni bene strumentale.
Lo usiamo per (quasi) tutte le stampanti multifunzione che gestiamo per i nostri clienti.
Se vuoi un approfondimento su come funziona approfondisci leggendo un articolo completo dedicato alle stampanti multifunzione, che sono il caso più complesso.
Considera che per tutta la tecnologia audio video la gestione del noleggio è ancora più snella, come ti ho spiegato sopra.
La filosofia Ecotec per sale riunioni con audio e video al top
Credo che a questo punto la filosofia di Ecotec ti sia piuttosto chiara:
Per avere audio e video al top, una sala riunioni dovrebbe avere:
- Lavagne Interattive
- Riprese audio/video di alta qualità
- Condivisione dei contenuti più smart possibile
… ma non obbligatoriamente!
In Ecotec, infatti, siamo specializzati nell’integrare i device esistenti – smart TV e monitor – con le riprese audio, video e la condivisione smart dei contenuti.
Questo ha sempre portato risultati e soddisfazione ai nostri clienti.
E adesso…una piccola chicca finale.
Questi device possono essere utili anche a piccole organizzazioni senza scopo di lucro, con budget spesso molto ridotti rispetto a quelli di un’azienda?
Certo che sì.
Cito a questo proposito un esempio che ci inorgoglisce.
Nel seguente link puoi vedere come una lavagna multimediale, seppure con funzionalità ridotte, può aiutare persone con difficoltà ad esprimersi.
Leggi qui l’articolo su Fondazione Sacra Famiglia Onlus.
Se questo articolo su come ottenere il meglio per l’audio video della tua sala riunioni ti è stato utile, ma hai bisogno di ulteriori chiarimenti, compila il form qui sotto e ci metteremo in contatto con te a brevissimo.
Esperto in allestimento sale riunioni audio video – Ecotec Srl
