Scansionare su cloud

Rivoluziona l’archiviazione dei documenti con una stampante multifunzione Ricoh e le sue funzioni per scansionare su cloud

Non puoi ancora eliminare del tutto la carta?

Scopri in questo articolo come la gestione di un documento cartaceo può essere molto più rapida, grazie alla nuova applicazione Ricoh Smart Integration Connector Package che ti permetterà di scansionare su cloud!

Se anche tu hai in ufficio una o più stampanti multifunzione, ma come me sopporti la carta a malapena, continua a leggere.

Questo breve articolo non ti spiegherà come azzerare la quantità di fogli che volano, ma come velocizzare al massimo l’archiviazione digitale e la ricerca dei documenti.

Dico questo perché con tutta probabilità tra 50 anni le fatture, i DDT, i contratti cartacei non esisteranno più…

… ma sai bene che oggi non puoi ancora evitare di gestire e archiviare “la carta”.

Bene, ecco il modo per farlo più velocemente. 

Andiamo subito sul pratico.

Cosa accadeva fino a ieri quando non potevi scansionare verso cloud e dovevi archiviare un documento scannerizzato con la stampante multifunzione?

C’erano vari passaggi.

Dovevi:

1. Alzarti dalla dal tuo PC e portare il documento alla multifunzione

2. Scannerizzare il documento e inviarlo via email a te stesso, o qualcun altro

3. Tornare al PC, e…
   
   1. Se il programma per l’invio di email era integrato con il tuo cloud (come Drive) allora bastava salvare il documento
      
   2. Altrimenti eri costretto a scaricarlo in locale, sul tuo PC, e poi caricarlo sul cloud
      

Hai mai pensato che questa trafila sia lunga e laboriosa?

Se è così, con la nuova funzione SMART CLOUD di Ricoh, la musica cambia. 

Con un semplice tocco sul pannello della tua stampante multifunzione Ricoh, puoi salvare i tuoi documenti direttamente nel tuo cloud 

Questo non solo ti farà risparmiare tempo prezioso, ma ridurrà anche il rischio di sbagliare.

Un tocco, ed è fatto:

Come funziona?

È semplicissimo:

Con la funzione “Scan to Cloud”, la tua stampante Ricoh (come le nuove IM C2010 o IM C3010) riesce a parlare con qualsiasi servizio cloud o CRM:

• Connectors package: cloud gratuiti e privati (Box, Dropbox, OneDrive e Google Drive), cloud business (Sharepoint Online, Onedrive for Business, cartelle di Teams, Google WorkSpace), connettore al documentale Docuware Cloud, connettore al CRM Salesforce. OCR completo.

• Standard: Box, Dropbox, OneDrive e Google Drive (gratuiti e privati); OCR completo

• Microsoft365 Lite: Sharepoint Online e OneDrive for Business; OCR per formato PDF ricercabile
  
• Microsoft 365: Sharepoint Online, OneDrive for Business e cartelle di Teams; OCR completo
  
• G Suite: Google Drive Business e OCR completo

• Docuware: connettore per gestionale Docuware e OCR completo
  

Cosa vuol dire questo?

Vuol dire che quando scannerizzi un documento, la stampante “vede” tutte le cartelle di destinazione del tuo cloud e riesce a farti salvare (e rinominare) ogni documento senza bisogno di altre operazioni. 

Questo vale anche nel caso che tu abbia cartelle e documenti condivisi con clienti, fornitori, commercialista ect:

Ma questo non è di certo l’unica grande comodità.

Ti faccio un esempio pratico.

Potrebbe sembrare controintuitivo, ma dopo 25 anni di curriculum via email ci sono sempre più candidati che preferiscono mandare un CV di carta, per distinguersi dalla massa dei candidati.

(intelligenti, aggiungo io)

Ora immagina di essere un responsabile delle risorse umane che riceve 20 curriculum in formato cartaceo per ogni posizione che apre.

Quanto tempo perde in quello che gli inglesi chiamano paperwork (molto più elegante del nostro “scartoffie”)?

Non poco.

Grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) integrata nelle nuove Ricoh, 

La stampante multifunzione scansionare verso cloud e può convertire ogni documento cartaceo in formato digitale, modificabile e ricercabile

Il processo richiede solo qualche secondo.

L’OCR professionale integrato consente di generare documenti digitali in formato MS 365, editabili, come 

• Word
• Excel
• PowerPoint 
• PDF ricercabile
• PDF/A

Ritornando al nostro amico “HR”, capisci cosa potrebbe significare in termini di organizzazione, ricerca e filtro dei curriculum?

Sarebbe un risparmio di tempo incredibile, e questo è solo UN esempio.

Le novità del pacchetto Smart Could sono finite qui?

Nossignore.

Smart Cloud consente di stampare i documenti archiviati su cloud direttamente dal dispositivo di stampa, senza necessità di un PC

È veramente così semplice, anche qui… basta un tocco: 

Un altro aspetto intelligente di questa applicazione è che consente di utilizzare diverse funzionalità in modo “simultaneo”:

Devi scannerizzare un documento, e CONTEMPORANEAMENTE inviarlo via email con la sua “versione” OCR?

Puoi farlo, e non hai bisogno di passaggi multipli:

Tutti questi sono solo alcuni esempi delle potenzialità dell’applicazione Ricoh Connector Package di Ricoh.

Se vuoi saperne di più su come queste nuove funzioni possono semplificarti la vita in ufficio, compila subito il form qui sotto e prenota una chiamata senza impegno con un nostro consulente. 

Tommaso Ragno
Responsabile Tecnico Ecotec