La gestione degli ospiti in azienda è un aspetto cruciale che richiede precisione, sicurezza e conformità alle normative.
Per un’azienda leader nel settore tecnologico come RCS Lab, la gestione degli accessi è diventata una priorità strategica.
Ecco perché in fase di trasferimento dell’azienda, hanno scelto anche GestGuest, la soluzione sviluppata da Glocal Value.
Supportati dal partner tecnico Ecotec, questo importante cliente ha migliorato significativamente l’efficienza, la sicurezza e la gestione dei flussi aziendali.
Ma cosa rende GestGuest una scelta così efficace?
La risposta è chiara: La gestione degli ospiti in azienda è una combinazione di funzionalità avanzate e la capacità di adattarsi perfettamente alle esigenze specifiche.
Il risultato è un caso di successo che ha portato a un’ottimizzazione immediata dei processi aziendali e un miglioramento tangibile della sicurezza.
Immagina di poter gestire ogni aspetto degli accessi in azienda in modo completamente automatizzato, sicuro e trasparente.
GestGuest lo rende possibile, semplificando e ottimizzando ogni fase del processo.
Ma il vero segreto del suo successo sta nella capacità di fornire una soluzione che si adatta perfettamente alle esigenze delle aziende moderne, garantendo un controllo totale sugli ospiti e i visitatori.
Il Responsabile IT voleva che gli ospiti potessero accedere anche alle stampanti multifunzione Ricoh IM C4510 tramite il processo di Gestione e Controllo delle stampe
Gestione Efficiente degli Ospiti
Ogni azienda cerca efficienza e precisione, e con GestGuest trova la soluzione ideale.
Con una gestione degli ingressi semplice e veloce, è possibile registrare i visitatori in pochi secondi.
Assicurati che i tuoi ospiti abbiano un’esperienza ottimale, grazie anche a sale riunioni tecnologicamente avanzate
La piattaforma consente di raccogliere informazioni importanti come nome, contatti, e scopo della visita, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’esperienza degli ospiti.
Un’efficienza che non solo migliora i processi interni, ma proietta un’immagine di affidabilità e professionalità verso chiunque varchi la soglia dell’azienda.
- 1. Sicurezza e Tracciabilità in Tempo Reale: Per un’azienda come RCS Lab, la sicurezza non è un optional, ma una necessità. Con GestGuest, la sicurezza è garantita grazie al monitoraggio in tempo reale degli ingressi e delle uscite. L’utilizzo di badge temporanei o codici QR per limitare l’accesso a determinate aree aziendali assicura che ogni ospite sia monitorato e tracciato. Sapere esattamente chi si trova in azienda e dove permette di prevenire potenziali rischi e aumentare il senso di controllo. Inoltre, la notifica automatica ai dipendenti all’arrivo dell’ospite velocizza i tempi di reazione e ottimizza la gestione delle visite, offrendo un servizio impeccabile senza alcuno sforzo aggiuntivo.
- 2. Conformità GDPR: Sicurezza e Rispetto delle Normative: In un contesto in cui la gestione dei dati personali è fondamentale, GestGuest garantisce la piena conformità al GDPR. La piattaforma si occupa della raccolta e gestione dei consensi, offrendo la certezza che ogni dato sensibile sia protetto e trattato nel pieno rispetto delle normative. Questo non solo evita possibili sanzioni, ma preserva la reputazione aziendale. Per il cliente, questo ha significato un passo avanti decisivo nella protezione dei dati, assicurando fiducia da parte di clienti e visitatori.
- 3. Monitoraggio delle Uscite: Non basta sapere chi entra in azienda: è altrettanto importante sapere quando e da dove esce. GestGuest garantisce un controllo completo anche sulle uscite, permettendo di tracciare i movimenti dei visitatori dall’inizio alla fine della loro permanenza. Questo livello di dettaglio aumenta il senso di sicurezza, assicurando che nessun ospite resti in azienda oltre il tempo consentito.
- 4. Reportistica e Analisi Avanzata: Un’azienda che non analizza i propri dati rischia di perdere informazioni preziose. GestGuest offre una reportistica dettagliata che permette di monitorare flussi di accesso, tempi di permanenza e altri dati utili per ottimizzare la gestione delle risorse aziendali. Questo si è tradotto in una pianificazione più efficace e una maggiore capacità di prevedere picchi di accesso e gestire i flussi in modo ottimale.
- 5. Integrazione con i Sistemi di Controllo Accessi: La flessibilità è una delle principali ragioni per cui la scelta è GestGuest. La piattaforma si integra facilmente con i sistemi di sicurezza già esistenti, come telecamere di sorveglianza e software di gestione aziendale come ad esempio PaperCut che serve per gestire la produzione di stampe e copie, tramite i badge aziendali. Questo significa sfruttare al massimo le risorse esistenti senza dover investire in costosi nuovi sistemi, garantendo una transizione fluida e unificata.
- 6. User Experience Personalizzabile: Ogni azienda ha esigenze uniche, e GestGuest lo comprende perfettamente. L’interfaccia utente è completamente personalizzabile, tramite proprie schermate di check-in/check-out, aggiungendo il logo aziendale e impostando le lingue necessarie per accogliere visitatori internazionali. Un’attenzione al dettaglio che non solo migliora l’efficienza, ma riflette la cura che l’azienda ha verso i propri ospiti.
I vantaggi della Gestione ospiti azienda, sono chiari e immediati:
Quali sono i motivi che hanno fatto decidere RCS Lab per questa scelta strategica?
- Maggiore sicurezza e controllo: Un sistema che monitora in tempo reale chi entra e chi esce dall’azienda, riducendo i rischi legati alla sicurezza.
- Conformità normativa: Il rispetto delle leggi sulla privacy e la protezione dei dati garantisce tranquillità aziendale e sicurezza per i visitatori.
- Efficienza operativa: Processi aziendali ottimizzati, tempi di attesa ridotti e un’interfaccia user-friendly che semplifica ogni operazione.
- Integrazione perfetta: Nessuna interruzione nei sistemi esistenti, grazie alla compatibilità totale con le tecnologie già in uso.
- Immagine professionale: Automatizzare il processo di accoglienza degli ospiti offre un’esperienza più moderna e professionale, dando una buona impressione a chi visita l’azienda.
GestGuest non è solo una piattaforma tecnologica: è uno strumento di business che migliora l’efficienza, aumenta la sicurezza e assicura che l’azienda operi nel pieno rispetto delle normative.
Per le aziende come RCS Lab che vogliono ottimizzare la propria gestione degli ospiti, GestGuest rappresenta la soluzione definitiva.
Guarda la demo oggi stesso e scopri come può fare la differenza nella tua organizzazione.
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Walter Paccagnella
CEO di Ecotec