Aumentare l’efficienza e, di conseguenza, la produttività, è l’obiettivo di ogni azienda. Per raggiungerlo, esistono diverse strategie da mettere in pratica, dagli accorgimenti per organizzare il lavoro al meglio agli strumenti tecnologici che snelliscono i processi documentali.
Ecco quali sono le principali best practices per migliorare l’efficienza aziendale con la tecnologia.
1. Utilizzare software gestionali per semplificare il lavoro
I software gestionali sono un prezioso alleato per semplificare il lavoro in azienda, assicurando numerosi vantaggi: permettono infatti un controllo di gestione preciso e sicuro e un’analisi dettagliata dei dati e delle informazioni, fornendo anche report aggiornati sull’andamento delle diverse attività. I software gestionali, inoltre, possono essere utilizzati da remoto e da parte di più utenti, garantendo un notevole risparmio sia in termini di tempo che di costi.
2. Usare la posta elettronica in modo intelligente
Comunicare via e-mail ha rappresentato una vera e propria rivoluzione nel mondo del lavoro; improvvisamente, si poteva dialogare in tempo reale con persone lontane migliaia di chilometri. L’abitudine di utilizzare la posta elettronica, però, a volte ha portato a curiosi eccessi, trovandosi a scrivere e-mail anche al proprio collega che sta nella stanza accanto. In questi casi, riscoprire l’importanza della comunicazione verbale può essere funzionale a migliorare l’efficienza sul lavoro: il tempo che ci si impiega ad alzarsi dalla propria postazione e recarsi dal collega per parlare di una certa questione è decisamente inferiore rispetto ai minuti necessari a scrivere, correggere, rispondere e magari anche inoltrare una e-mail. Insomma: implementare la produttività significa anche utilizzare la tecnologia in modo intelligente, il che può comportare il fatto di metterla da parte se, come in questo caso, il contatto umano apporta maggiori benefici in termini di efficienza.
3. Essere ben posizionati sul web
Nel XXI secolo, essere sul web è indispensabile pressoché per qualunque attività commerciale. La presenza in rete consente di ampliare il bacino dei potenziali clienti e non sono rari gli esempi di aziende nate e cresciute in una piccola realtà territoriale che, proprio grazie a un sito web, sono riuscite a operare poi anche a livello internazionale.
Realizzare un sito web, in sé, è un’operazione semplice. La cosa difficile è farsi trovare dagli utenti interessati ai prodotti o ai servizi che offre l’azienda. Il solo fatto di essere in Internet, infatti, non implica che il sito web venga visitato: la rete è come una galassia e, senza mettere in atto le tecniche necessarie a ottenere un buon posizionamento sui motori di ricerca, il proprio sito web potrebbe tranquillamente rimanere un piccolo satellite di cui nessuno nota l’esistenza. Per migliorare l’efficienza aziendale con la tecnologia, quindi, non basta essere sul web: occorre anche organizzare il proprio sito secondo una logica SEO, avvalendosi degli strumenti necessari per essere tra i primi risultati delle ricerche da parte degli utenti. In questo modo, non sarà l’azienda a dover spendere tempo (e soldi) per cercare nuovi clienti, ma saranno i diretti interessati a contattarla per trovare i prodotti o i servizi di cui hanno bisogno.
4. Gestire i flussi di denaro tramite l’home banking
La tecnologia può venire in aiuto anche quando si tratta di gestire gli aspetti economici che riguardano un’azienda. Prima dell’avvento dei servizi di home banking, infatti, occorreva recarsi personalmente in banca per controllare di aver ricevuto o emesso bonifici entro le scadenze prestabilite, oppure per avere un rendiconto completo del patrimonio aziendale. Oggi, fortunatamente, tutto il tempo sprecato in coda agli sportelli può essere risparmiato, dedicandolo ad altre attività, dal momento che, tramite l’home banking, è possibile verificare in tempo reale tutti i movimenti del conto corrente aziendale. La maggior parte di questi servizi, inoltre, è disponibile anche in versione app, in modo da poterli utilizzare comodamente anche dal proprio smartphone o tablet.
5. Avvalersi di stampanti multifunzione
Le stampanti multifunzione sono dispositivi molto utili per garantire una gestione efficiente dei processi documentali. I dispositivi di ultima generazione, come quelli a marchio RICOH proposti da Ecotec nella formula di vendita o di noleggio, permettono di svolgere numerose attività con un unico apparecchio e sono progettate per ottimizzare il lavoro e ridurre gli sprechi. Oltre a stampare e a scannerizzare i documenti, infatti, le multifunzione permettono di effettuare anche altre operazioni, come per esempio spedire una raccomandata evitando le file in posta, grazie all’app Posta Pronta, oppure uniformare i documenti in modo automatico, correggendo ingrandimenti e riduzioni, per ottenere in breve tempo materiale pronto da essere utilizzato, per esempio in occasione di presentazioni o meeting.
