Con il Sistema di Prenotazioni Sale, RCS Lab ha ottimizzato le proprie sale riunioni grazie a Ricoh Spaces, un sistema di prenotazione sale intuitivo e tecnologico che ha reso più semplice e organizzata la gestione degli spazi.
Con quattro licenze per tre sale piccole e una grande, gli utenti vedono in tempo reale la disponibilità delle stanze.
In questo modo la prenotazione è semplice e migliora l’efficienza operativa dell’azienda.
Vediamo come funziona e quali sono i vantaggi di questa piattaforma innovativa.
Il Sistema di Prenotazione Sale Ricoh Spaces
Ecco le funzionalità principali che hanno reso Ricoh Spaces una scelta vincente per RCS Lab:
Dashboard Centrale e Accesso su Dispositivi Multipli
Innanzitutto, la piattaforma è accessibile sia da browser che da app mobile, il che permette ai dipendenti di prenotare le sale ovunque si trovino. Inoltre, ogni sala è dotata di un pannello touch che mostra immediatamente la disponibilità e consente di prenotare in pochi secondi. Di conseguenza, si riduce il rischio di doppie prenotazioni e si garantisce un accesso immediato e fluido.
Prenotazione in Tempo Reale e Conferma Immediata
In aggiunta, il sistema aggiorna costantemente la disponibilità delle sale, così gli utenti possono verificare facilmente quali spazi siano liberi e prenotarli senza sovrapposizioni.
E’ possibile anche specificare il numero di partecipanti e le attrezzature necessarie, come monitor, proiettore o collegamenti audio-video.
Notifiche e Promemoria Automatizzati
Dopo la prenotazione, Ricoh Spaces invia notifiche a tutti i partecipanti con i dettagli dell’incontro, riducendo così i rischi di dimenticanze. Prima dell’incontro, viene inviato anche un promemoria, in modo che tutti siano informati e preparati.
Integrazione con Outlook e Google Calendar
Inoltre, Ricoh Spaces si integra perfettamente con i principali calendari aziendali, come Outlook e Google Calendar. Questa integrazione permette una sincronizzazione automatica delle prenotazioni, consentendo ai dipendenti di gestire la loro agenda senza difficoltà e offrendo una visione unificata di riunioni e disponibilità delle sale.
Analisi e Reportistica per la Gestione degli Spazi
Oltre a tutto ciò, Ricoh Spaces raccoglie e analizza i dati di utilizzo delle sale, fornendo report dettagliati sull’occupazione e sull’andamento delle prenotazioni. Tali informazioni consentono ai responsabili di gestire gli spazi in modo strategico, identificando picchi di utilizzo o sale sotto-utilizzate. In questo modo, i dati raccolti aiutano a migliorare la pianificazione e a ottimizzare le risorse aziendali in base alle reali esigenze.
Sicurezza e Accesso Controllato
Infine, Ricoh Spaces offre opzioni avanzate di autenticazione e autorizzazione, così da limitare l’accesso ai soli membri autorizzati. Gli amministratori possono configurare il sistema per consentire a determinati dipartimenti o utenti di accedere a specifiche sale, garantendo la sicurezza dei dati e delle prenotazioni.
Soluzioni Audio-Video e Prenotazione Intelligente
Per RCS Lab, Ecotec ha configurato quattro sale con Ricoh Spaces e tecnologia audio-video all’avanguardia, ottimizzando l’accesso agli spazi e la qualità delle riunioni.
Non è stato semplice….
In primo luogo abbiamo dovuto lavorare su piantine in quanto i locali non erano ancora disponibili.
Inoltre per la sala grande dovevamo decidere se riutilizzare i dispositivi già in uso
I molti ospiti delle sale riunioni, sono stati gestiti al meglio con il sistema Gest Guest
Sale Piccole: Allestimento Flessibile con Tecnologia Audio-Video Avanzata e Prenotazione Intuitiva
Per le tre sale riunioni piccole (3,90 x 4,80 metri), Ecotec ha realizzato una configurazione tecnologica che privilegia l’uso versatile e l’accesso immediato, ottimale per riunioni informali e sessioni di lavoro collaborativo.
Ciascuna sala è equipaggiata con soluzioni audio-video di qualità e con il sistema di prenotazione Ricoh Spaces, che consente di riservare gli spazi in pochi secondi.
Tecnologie Implementate:
- Soundbar Logitech MeetUp per conferenze e videoconferenze di qualità, che integra audio e video in un unico dispositivo.
- Barco CX20 per la condivisione wireless dei contenuti, permettendo a tutti i membri del team di partecipare attivamente.
- Monitor LG da 65 pollici su stand mobile per una configurazione flessibile che permette di adattare gli spazi alle diverse esigenze.
Con i pannelli touch e il sistema Ricoh Spaces, ogni sala può essere prenotata rapidamente, consentendo al personale di visualizzare la disponibilità e organizzare riunioni senza attese.
Sala Grande Boardroom: Un Ambiente Strategico e Intuitivo con Ricoh Spaces e Tecnologia di Alta Qualità
La sala boardroom (7,70 x 4,80 metri) è stata allestita per rispondere alle esigenze di riunioni strategiche e presentazioni formali.
Utilizzando la tecnologia esistente e ottimizzandola per la nuova disposizione, Ecotec ha configurato la sala con Ricoh Spaces, consentendo al team di RCS Lab di risparmiare riutilizzando la tecnologia della “vecchia sala“.
Dotazioni della Boardroom:
- Barco CX30: una piattaforma avanzata per la condivisione wireless, perfetta per grandi presentazioni e riunioni strategiche.
- Videoproiettore Epson EB-L530U con staffa a soffitto
- Soundbar Logitech Rally plus
Questa configurazione, insieme al sistema di prenotazione Ricoh Spaces, garantisce una gestione degli spazi efficiente, permettendo all’azienda di sfruttare la boardroom senza problemi organizzativi.
Vantaggi del Noleggio IFIS Rental
RCS Lab ha scelto la formula di noleggio IFIS Rental, che consente di utilizzare le tecnologie senza un grande investimento iniziale.
Di conseguenza, il noleggio comprende anche un’assicurazione, la quale offre copertura in caso di vari eventi, tra cui furto, incendio e danni elettrici.
Grazie alle soluzioni tecnologiche di Ecotec, le sale riunioni della nuova sede di RCS Lab sono oggi all’avanguardia, pronte ad accogliere incontri e sessioni collaborative.
Il sistema di prenotazione Ricoh Spaces ha reso l’organizzazione degli spazi fluida e semplice, migliorando l’efficienza aziendale e offrendo al personale una gestione intuitiva e avanzata.
Il supporto tecnico di Ecotec che è continuativo e prevede tutti gli aggiornamenti, garantisce al cliente assistenza e manutenzione costanti.
Se le tue sale riunioni hanno bisogno di una soluzione di stampa integrata, scopri di più su PaperCut e la multifunzione Ricoh.
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Walter Paccagnella
Esperto in allestimento sale riunioni audio video
