Se la tua sala riunioni è cambiata (o sta per cambiare), considera che spesso si tende a sottovalutare un dettaglio: audio e video non “seguono” automaticamente i nuovi spazi.
E quando si vede peggio o si sente male, ogni meeting diventa più lungo, più faticoso e meno efficace.
Per questo, oggi ti raccontiamo come abbiamo migliorato le riprese, l’audio e il video di una sala riunioni che è stata ridimensionata, senza cambiare la tecnologia “preferita” dal cliente.
Nell’articolo scoprirai come abbiamo aggiornato i sistemi audio video di una sala riunioni che si è ridotta di dimensioni, collaborando con le risorse IT e integrando audio e video superiori, andando al contempo incontro a una richiesta del cliente poco comune.
Se senti la necessità di migliorare la resa audio video della tua sala riunioni, se la tua azienda ha cambiato sede o sta per farlo…oppure se hai in progetto di cambiare le dimensioni di una o più meeting room, quest’articolo fa per te.
Audio video sala riunioni: un caso studio di successo
Il caso studio che leggerai è emblematico anche perché RCS Spa – cliente Ecotec da vari anni – è riuscita a fare “tanto con poco”.
Mi riferisco alla capacità di installare autonomamente (grazie a risorse IT capaci) alcuni elementi della tecnologia che abbiamo proposto per migliorare la qualità generale della resa audio video della sala riunioni.
Vediamo cosa è successo.
RCS Spa tratta soluzioni tecnologiche per l’investigazione, e lavora da più di 30 anni fianco a fianco con le forze dell’ordine.
Intercettazioni, analisi dati, tracciamenti satellitari, sorveglianza a distanza, prevenzione della criminalità informatica: proprio per la particolarità della loro attività hanno un reparto IT interno molto preparato.
Da tempo seguiamo il cliente per la loro stampante multifunzione, e circa 8 anni fa abbiamo allestito una delle loro sale riunioni con un proiettore Panasonic, la cui vita era arrivata al termine fisiologico.
La sala riunioni in questione è ancora di dimensioni generose, ma a causa di una riorganizzazione dello spazio (è stata creata una parete per fare spazio a un altro ufficio), è stata ridotta da circa 100 metri quadrati a circa 70-80 metri quadrati.
Ciò significa che le condizioni di illuminazione sono cambiate: c’è meno luce, e questo non è affatto un dettaglio trascurabile.
Inoltre, se la lampada di un proiettore ha raggiunto la fine della sua vita utile in termini di “ore di funzionamento”, ciò ha un ulteriore impatto sulla qualità visiva.
In sostanza, questa è la situazione che abbiamo affrontato in questo caso: vecchio proiettore + luce ridotta = visibilità peggiore rispetto a prima.
Infine, c’era il problema “principale” della qualità delle riunioni a distanza.
Audio video sala riunioni: il limite delle videocamere integrate
In caso questo sia il tuo primo articolo sul tema… tengo a dirti che le videocamere integrate non sono fatte per supportare una qualità audio/video sufficiente per vedere e sentire bene.
Con questi strumenti entry level c’è poco da fare: gli occhi e le orecchie subiscono uno stress che non fa bene all’efficacia della riunione.
Di conseguenza, ciò si ripercuote sulla qualità del lavoro – proprio come RCS cominciava a notare.
Inoltre l’azienda desiderava rivedere l’audio video della sala riunioni eliminando i cavi di connessione che “imbruttivano” il tavolo, e cercava una soluzione di connettività più facile e intuitiva.
Qui… siamo arrivati ad una situazione “di stallo”.
Inizialmente abbiamo consigliato a RCS di installare una lavagna interattiva, che – oltre all’interazione a mano – offre una luminosità costante nel tempo, non soggetta all’usura di alcuna “lampada” interna.
La proposta di una lavagna ci sembrava un’ottima soluzione vista la possibilità di
- installarla a muro
- oppure montarla su un piedistallo con ruote, per sfruttarla anche in altre sale.
Questa soluzione però rendeva particolarmente difficile, per le caratteristiche della sala, posizionare i cavi senza impattare sull’estetica.
Ma questo, a ben vedere, non era il reale “oggetto del contendere”.
Ascoltando i vari pareri…
… abbiamo capito che l’azienda era “affezionata” alla visione tramite proiettore.
Inoltre – visto che l’azienda non percepiva l’esigenza di avere l’interattività touch screen – abbiamo mantenuto (e aggiornato) la proiezione a muro.
Dopo tutto, l’ascolto dei desideri del cliente si rivela sempre la migliore arma per renderlo soddisfatto.
Intervento 1: proiettore aggiornato, senza cambiare abitudini
Quindi, come primo step, abbiamo adeguato il proiettore ai più moderni standard, installando un EPSON EB-L530U.
Con il proiettore Epson la qualità dell’immagine si è alzata alla risoluzione di 1920 x 1200 WUXGA.
Per questo “pezzo” di tecnologia, abbiamo lasciato che l’azienda si occupasse dei cablaggi (piuttosto delicati) tramite una risorsa IT competente, e questo ha determinato un risparmio notevole sui costi di installazione.
Intervento 2: audio migliore e riprese più definite per la videoconferenza
Sistemata la parte video, abbiamo migliorato il suono, e la definizione delle riprese.
Come? Osserva qui sotto.
Questo è un esempio pratico di come funziona il sistema di riprese audio e video per videoconferenze Logitech Rally Plus, che abbiamo posizionato su una mensola esistente.
Il sistema riesce a
- catturare tutta la luce presente e restituire immagini di qualità cinematografica
- inquadrare i partecipanti in modo dinamico grazie a una tecnologia gestita dall’IA
- riprendere accuratamente il suono delle voci grazie a sensibilissimi microfoni wireless posti sul tavolo.
Ecco come abbiamo reso le videoconferenze molto più piacevoli e stimolanti per tutti i partecipanti, sia in sala che da remoto. Ovviamente il lavoro è terminato con una formazione interna per l’utilizzo ottimale dei dispositivi.
Feedback del cliente
Il pensiero della Dott.ssa Laura Binanti, responsabile di Direzione:
“Con la soluzione proposta, abbiamo rinnovato la nostra sala riunioni.
Il videoproiettore ha una risoluzione ottima ed inoltre la soluzione audio e videocamera Logitech, ci permette di fare riunioni a distanza di qualità.
La formula del noleggio operativo è un vantaggio, con un piccolo canone abbiamo il meglio della tecnologia.
Siamo stati supportati da Ecotec nel migliore dei modi e siamo soddisfatti.”
Se questo articolo ti è stato utile, e vuoi saperne di più su come possiamo aiutarti ad allestire o rinnovare la tecnologia audio video delle tue sale riunioni, compila il form qui sotto.
Ricorda: se anche la tua meeting room è stata ridimensionata (o lo sarà), intervenire su proiezione, riprese e microfoni è spesso la strada più rapida per ottenere un salto reale di qualità senza stravolgere il modo in cui il team lavora.
Grazie della lettura!
CEO Ecotec
