Che tu stia organizzando una fiera, una conferenza, un festival o un evento sportivo, avere stampanti affidabili e subito operative è fondamentale. In questi casi, il noleggio stampanti a breve termine è la soluzione ideale: rapido, flessibile e senza costi fissi inutili.
Con Ecotec puoi contare su stampanti multifunzione a noleggio già pronte all’uso, consegnate e installate in tempi rapidi, con assistenza continua e consumabili inclusi.
Una risposta concreta alle esigenze organizzative più urgenti.
Per tale motivo, nel resto di questo articolo, vorrei spiegarti come richiedere un preventivo per il noleggio a breve termine di stampanti multifunzione per eventi.
Attraverso casi di studio concreti, ti mostrerò anche come, grazie alla nostra esperienza, abbiamo soddisfatto le richieste provenienti da una vasta gamma di settori.
Una stampante multifunzione per eventi si può noleggiare anche solo per un giorno?
La risposta è CERTO CHE SI!
Mi vengono in mente molti eventi, recenti e meno recenti, per i quali abbiamo noleggiato stampanti per un breve periodo di tempo, ad esempio:
- “Race in the city” un evento molto particolare che si tenne nel cuore di Milano nel 2012 e precisamente nel parco del Castello Sforzesco
- I 100 anni dell’ABI (Associazione Bancaria Italiana) presso la prestigiosa sede della borsa in P.zza Affari, dove presenziarono le più alte cariche dello Stato, compreso il Presidente della Repubblica e il Ministro dell’Economia
- Abbiamo seguito e gestito lo Stadio di San Siro per molti anni, anche tramite un servizio particolare dove era necessaria la presenza di un tecnico durante tutte le partite di Champions League di Inter, Milan ed Atalanta. Dovevamo seguire un momento molto particolare: la stampa delle formazioni delle squadre in campo, che nel giro di pochissimi minuti doveva arrivare a tutti gli addetti stampa e che chiaramente non doveva essere divulgata anticipatamente!
- Ricordo anche un Wind Summer Festival 2018 che si tenne nell’ ex area Expo oppure uno shooting fotografico e ancora la presentazione di un importante lancio di Nexi
- Nel 2018 a un concorso per infermieri che si tenne nel palazzetto dello Sport di Pavia (visto il gran numero di persone partecipanti), portammo 4 stampanti multifunzione molto veloci (60 pagine al minuto), per stampare e distribuire le domande ai candidati. Fu necessario il servizio di un nostro tecnico in presenza, per tutta la durata del concorso
- Per l’evento About You Awards EUROPE 2022 organizzato da &Konsorten GmbH presso Superstudio Maxi a Milano, invece, la richiesta ci arrivò il 17 maggio, direttamente dalla Germania (Monaco di Baviera):
N° 3 stampanti multifunzione Ricoh Italia da consegnare entro il 21 maggio.
Al cliente sembrava una Mission Impossible!
Invece, dopo una veloce riunione interna, un intenso scambio di e-mail (chiaramente in inglese) con il cliente tedesco che ci aveva trovato tramite una ricerca Google…ecco trovata la soluzione e l’accordo commerciale.
Lunedi 23 maggio ore 08.45 abbiamo consegnato ed installato! –> ON TIME
Nella foto sotto ci sono i nostri tecnici Tommaso, Massimiliano e Miguel all’opera…anche questo noleggio di stampanti multifunzione a breve termine (in questo caso per un evento internazionale), è stato un successo!
- Una nostra stampante multifunzione è stata addirittura utilizzata come “arredamento protagonista” per una serie TV di Radio DJ
- Inoltre, abbiamo supportato il concerto di Jovanotti a San Siro, gli eventi della Milano fashion week e della Design week-Fuorisalone – Salone del Mobile
- Infine, abbiamo anche aiutato un’azienda che doveva trasferirsi con la necessità di avere le apparecchiature solo per un breve periodo, supportato gli Europei di Basket e una gara di arti marziali al Forum di Milano
In sostanza, potrei andare avanti ancora con altri casi di noleggio di stampanti multifunzione a breve termine per eventi, ma preferisco passare a una panoramica generale di questo tipo di servizio.
Noleggio stampanti multifunzione per eventi di brevi durata: panoramica e contesto
Come prima cosa, nonostante la varietà di eventi, tutti hanno la stessa esigenza e necessità: stampare e fotocopiare.
Va considerato che la maggior parte delle volte chi organizza l’evento pensa all’ultimo minuto a questa importante necessità. Per questo motivo, si ritrova in urgenza e sia il preventivo, sia le stampanti son richiesti con poco preavviso.
In questo contesto, noi riusciamo comunque ad essere rapidi in quanto abbiamo esperienza e siamo sempre pronti per il noleggio di stampanti multifunzione per eventi di breve durata.
Va considerato che il budget dedicato alle stampanti multifunzione per questi eventi è sempre risicato e quindi non siamo riusciti a soddisfare tutte le richieste arrivate negli anni.
Non a caso, molte aziende del nostro settore, non si occupano di noleggi brevi perché non sono strutturate per dare il servizio e soprattutto perché non è così semplice. Infatti, per chi noleggia, c’è anche il rischio che le stampanti multifunzione subiscano danni, poiché vengono spesso utilizzate da molte persone che potrebbero non prendersi cura dei dispositivi.
Come fare una richiesta di stampanti multifunzione a breve termine
Una delle domande principali che facciamo è:
Conosci il tuo budget di spesa per il noleggio delle stampanti?
A questa domanda nessuno sa mai rispondere…e lo capisco!
Per questo motivo, voglio spiegare come richiedere un preventivo per un noleggio di stampanti multifunzione per eventi di breve durata.
Così, quando arriverà la “domanda scomoda”, potrai rispondere subito senza perdere tempo.
Un elenco di informazioni utili da dare al tuo fornitore di stampanti multifunzione
- Individuare quante apparecchiature ti servono e di che tipo
- Indicare se si necessita di stampanti formato A4 in bianco nero oppure a colori
- Indicare se si necessita di stampanti multifunzione formato A4 e A3 in bianco nero oppure a colori
- Capire quante stampe prevedi di fare, in base al tipo di evento, agli invitati o ai partecipanti
- Indicare la durata con il giorno di consegna e installazione della stampante oltre al relativo giorno di ritiro e disinstallazione.
- Comunicare il luogo dove si terrà l’evento, informandosi bene sugli accessi e sull’ubicazione delle stampanti.
- Comunicare se ci sono scale, ascensori, montacarichi, accessi difficili o semplici
Il trasporto e la consegna incidono molto nei costi totali…e conosciamo tutti gli aumenti che ci sono stati! Tuttavia, noi ci affidiamo solo a trasportatori professionisti e competenti.
Istallazione stampanti multifunzione: cosa comunicare al fornitore
- Nella location, esiste già una rete per collegare la stampante?
- Che tipo di rete è? Wi-Fi?
- C’è una presa di corrente?
Inoltre, andando sul tecnico, va considerata la possibile necessità di un access point per creare una mini-rete.
Cosa è un access point?
Un access point è semplicemente un dispositivo hardware che trasforma una rete dati fisica (cablata) in una rete senza fili Wi-Fi – normalmente colleghiamo la stampante ai PC.
In quest’ottica aggiungi quindi alla checklist:
- Quanti Personal Computer o notebook portatili (Laptop) ci sono e devono essere connessi alla stampante multifunzione
- Se serve un servizio di assistenza in presenza oppure su chiamata
- Se è necessario che il tecnico sia reperibile anche fuori dal normale orario lavorativo (dal lunedi al venerdi – dalle 8.30 alle 18.00)
E…adesso viene il bello e l’informazione che forse ti interessa di più.
Quanto costa noleggiare una stampante multifunzione per un evento di breve durata?
Potremmo iniziare dicendo che il prezzo non è sempre la parte più importante di una scelta.
Molti clienti si sono affidati a noi per altri motivi:
- Velocità e tempi di risposta, sia nell’inviare l’offerta che nel consegnare la stampante
- Affidabilità dei nostri tecnici nel guidare il cliente riguardo alle cose da fare
- Robustezza e affidabilità delle nostre stampanti multifunzione Ricoh, che sono anche sono molto veloci
- Qualità delle stampe molto alta
- Supporto all’azienda dal primo all’ultimo giorno dell’evento
- Nessun caso di rotture accidentali tramite i nostri trasportatori
Inoltre, come anticipato, molti competitor non offrono il servizio di noleggio stampanti multifunzione per eventi a causa della possibilità di perdita o danneggiamento del bene.
Per questo motivo chiediamo una cauzione a garanzia, che viene immediatamente restituita appena la stampante è rientrata in Ecotec, dove avviene il controllo finale.
Costi del noleggio breve di stampanti multifunzione
Veniamo quindi, in secondo luogo, ai prezzi:
NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 GIORNO – COSTO € 500,00/600,00
Costo che include:
- Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno, considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
- Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
- Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
- Access Point
- Installazione per 3 Notebook
- Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
- Help desk telefonico
NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 3 GIORNI – COSTO € 600,00/700,00
Costo che include:
- Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno, considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
- Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
- Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
- Access Point
- Installazione per 3 Notebook
- Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
- Help desk telefonico
NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 SETTIMANA – COSTO € 800,00/1.000,00
Costo che include:
- Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno, considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
- Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
- Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
- Access Point
- Installazione per 3 Notebook
- Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
- Help desk telefonico
NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 MESE – COSTO € 1.200,00/1.400,00
Costo che include:
- Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno, considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
- Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
- Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
- Access Point
- Installazione per 3 Notebook
- Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
- Help desk telefonico
Cauzione per noleggio stampanti a breve termine per eventi con Ecotec Srl
Per una stampante multifunzione di solito la cauzione può variare dai € 500,00 a € 1.000,00
In ogni caso, si tratta solo di una garanzia e non un costo, perché a fine evento viene immediatamente restituita!
A questi prezzi va aggiunta sempre l’ I.V.A.
Chiaramente, in caso servissero più stampanti multifunzione, per più tempo e il trasporto risultasse più complesso, il preventivo sarà differente…in ogni caso, per ogni esigenza troviamo la soluzione adatta!
Esempio di un noleggio stampanti a breve termine a cui siamo affezionati
Voglio concludere raccontandoti della nostra partecipazione alle OLIMPIADI di Parigi 2024.
Questa è stata la richiesta di una gentilissima responsabile RAI arrivata per e-mail:
“Buon pomeriggio sig. Walter,
Rieccomi con una nuova richiesta di preventivo in questo caso per le Olimpiadi di Parigi.
Ci occorrerebbero n. 2 multifunzione (una per la Rai Radio ed una per la Rai TV, quindi 2 preventivi e due ordini differenti) che stampinò a colori anche in A3, con la dotazione di toner sufficiente a coprire un mese di intensa attività.
Le macchine dovrebbero essere consegnate presso la sede Rai di C.so Sempione 27 intorno al 10 luglio e riconsegnate (eventualmente dai noi presso i vs. magazzini) a Milano intorno al 20 agosto.
Data la difficoltà ad avere eventuale assistenza sul posto, le chiedo cortesemente di fornirmi un preventivo che preveda anche una macchina (più piccola) di backup.
Attendo un suo preventivo, la ringrazio e la saluto cordialmente”
…
Questa è stata la richiesta di una gentilissima responsabile RAI arrivata per e-mail:
“Buon pomeriggio sig. Walter,
Rieccomi con una nuova richiesta di preventivo in questo caso per le Olimpiadi di Parigi.
Ci occorrerebbero n. 2 multifunzione (una per la Rai Radio ed una per la Rai TV, quindi 2 preventivi e due ordini differenti) che stampinò a colori anche in A3, con la dotazione di toner sufficiente a coprire un mese di intensa attività.
Le macchine dovrebbero essere consegnate presso la sede Rai di C.so Sempione 27 intorno al 10 luglio e riconsegnate (eventualmente dai noi presso i vs. magazzini) a Milano intorno al 20 agosto.
Data la difficoltà ad avere eventuale assistenza sul posto, le chiedo cortesemente di fornirmi un preventivo che preveda anche una macchina (più piccola) di backup.
Attendo un suo preventivo, la ringrazio e la saluto cordialmente”
Le nostre tre stampanti hanno lavorato negli uffici mobili a Parigi per giornalisti RAI che così hanno potuto stampare, fotocopiare e scansionare documenti, permettendo a tutti noi di leggere le notizie sportive, di ascoltarle in radio o vederle in TV.
È stata sicuramente una soddisfazione partecipare con il nostro lavoro a un evento mondiale così importante.
Così, come gli atleti che si allenano e si impegnano senza sosta per ottenere i migliori risultati, anche noi come loro, lavoriamo sempre in modo attento e preciso e ci siamo conquistati la nostra “medaglia d’oro”.
Ecco la recensione del cliente su Google per il servizio:
Dopo il rientro in Ecotec delle nostre stampanti multifunzione siamo nuovamente pronti per altri eventi e congressi…come, per esempio, le Olimpiadi invernali Milano-Cortina 2026.
Ecotec: il partner per il tuo noleggio a breve termine di stampanti multifunzione
Con Ecotec il noleggio stampanti multifunzione a breve termine per eventi rappresenta, come abbiamo visto, un servizio sicuro e immediato, studiato per chi non può permettersi rallentamenti durante un evento.
👉 Contattaci subito per richiedere un preventivo personalizzato.
Un saluto e a presto!
CEO Ecotec Srl
