L’esigenza di questo Studio di Commercialisti era la realizzazione di un progetto di una sala riunioni senza fili con collegamenti in videoconferenza wireless.
La comunicazione aziendale passa spesso dal progetto di una sala riunioni senza fili, ciò avviene quando si deve comunicare all’interno dell’azienda ai dipendenti, colleghi, manager, soci… ma anche quando le informazioni devono essere scambiate e condivise all’esterno dell’azienda con clienti, professionisti, venditori tecnici che lavorano in altri uffici o per altre organizzazioni.
Immaginate anche un’ azienda con sedi sparse in tutto il paese o addirittura il mondo.
Da molti anni collaboriamo con una prestigiosa azienda che opera nel settore della telefonia dal 1978.
Mitan Telematica offre alla clientela servizi di telefonia, comunicazione elettronica e system integrator.
Sono dei veri esperti nel fornire consulenza e messa in opera di progetti di fibra ottica, centralini cloud, connettività internet ed anche servizi voce, sorveglianza e sicurezza.
La collaborazione tra Ecotec e Mitan è importante perché unisce competenze per dare ai clienti il massimo, o come si usa dire il “top” della professionalità e della tecnologia che il mercato propone.
Sala riunioni senza fili: come allestirla da zero
Questo importante studio di Dottori Commercialisti con sede in Calabria ha aperto un prestigioso ufficio proprio nel centro di Milano a pochissimi passi dal Duomo.
La location è molto bella e quindi il lavoro da fare è stato studiato nei minimi particolari.
Entriamo nel dettaglio dell’esigenza che era quella di configurare una sala utile per le videoconferenze con la sede e con i clienti, ma che doveva essere utile e smart anche per le riunioni interne.
Le dimensioni della sala sono di 7 metri di lunghezza per 4 di larghezza.
Al centro della sala c’è un bellissimo tavolo in vetro che chiaramente non può essere rovinato dal passaggio di cavi di collegamento.
Anche sulla parete di fronte al tavolo riunione c’è un altrettanto bellissimo quadro d’autore…che purtroppo dovrà lasciare lo spazio ad un egualmente meraviglioso monitor LG 86 pollici
Anche la lampada installata a muro e che illumina il dipinto, dovrà essere tolta perché il monitor 86” è di dimensioni importanti:
- Dimensioni monitor 86”(L×A×P) 1.927 x 1.104 x 59,9 mm
Installare e consegnare un monitor da 86 pollici non è una cosa semplicissima
Installare un monitor a muro può sembrare semplice, ma le insidie di bucare con un trapano ci sono sempre e quindi bisogna avere la certezza di non rovinare tubature e cavi nascosti nel muro.
Anche la consegna di un monitor così grande non è una passeggiata, soprattutto quando devi portarlo al terzo piano di un edificio d’epoca con ascensori che per ovvi motivi non possono e non devono essere utilizzati come montacarichi (serve un trasportatore specializzato se non vuoi spaccarti la schiena oppure rischiare di distruggere lo schermo).
P.S. in ogni caso il monitor non entrava nell’ascensore 😅
Come avrete appena visto, nell’immagine sopra, per installare un monitor al muro serve una staffa che lo sorregga.
Nel caso la sala abbia delle pareti in cartongesso, allora bisogna utilizzare altre staffe di ancoraggio al muro che prevedano un sostegno e scarico a terra.
Perché è importante il sopralluogo
Facciamo un passo indietro e torniamo al primo appuntamento e al sopralluogo fatto insieme al consulente di Mitan presso lo Studio Caracciolo, completamente gratuito, necessario e fondamentale per comprendere le esigenze del cliente, prendere le misure della sala e degli spazi.
Ci piace fare immediatamente degli schizzi da “architetto” esperto in soluzioni audio video (Video Architect).
Probabilmente il disegno non è molto chiaro ma vedremo però in seguito la foto della sala meeting finita e quindi poi capirai immediatamente che un esperto vede immediatamente la soluzione o le soluzioni.
Il cliente vuole avere un ottimo audio ed una camera che possa riprendere nitidamente tutto il tavolo e tutti i partecipanti.
In alcune importanti riunioni potrebbero arrivare ad essere anche una decina di professionisti tra Dott. Commercialisti, Avvocati e consulenti.
La scelta è stata quindi quella di installare una soundbar YealinkA20 con una staffa Vesa sotto il monitor, così da riprendere alla giusta altezza tutte le persone sedute alla riunione.
Normalmente consigliamo di installare la soundbar ad un’altezza di 110 cm dal pavimento.
Al fine di progettare una sala riunioni completamente senza fili, visto anche la peculiarità del tavolo in vetro, abbiamo aggiunto un dispositivo dongle Yealink WPP30 che permette di collegarsi wi-fi senza fili al monitor e prenderne possesso direttamente dal proprio PC.
In altre sale con altri tipi di tecnologie ed in casi come questo, abbiamo utilizzato il Barco click and share.
Cos’è un dispositivo dongle o Click and Share
Questo piccolissimo oggetto è molto comodo e facile da usare, si collega ad una porta del nostro Notebook ed il gioco è fatto!
Così facendo, hai un semplice adattatore USB con cuoi potrai condividere in WiFi, tutte le informazioni del tuo PC o Notebook, anche direttamente durante la videoconferenza.
Il dispositivo USB è compatibile con Microsoft Teams, Zoom, Webex, GoogleMeet, ecc.
Quando sei in mirroring, più persone avranno la possibilità di proiettare sullo schermo del monitor i loro lavori…contemporaneamente!
Come essere sicuri che tutti sentano nitidamente anche in videoconferenza-web call?
Poiché la sala è lunga 7-8 metri che è il raggio d’azione del microfono incorporato nella barra integrata sotto il monitor, abbiamo installato un microfono da tavolo wireless (senza fili) per avere la certezza di avere per tutti un ottimo audio.
In questo modo durante una riunione in remoto, anche la persona più lontana dal microfono della soundbar può parlare in modo naturale e farsi sentire da tutti e soprattutto dalle persone collegate in altre sedi o da casa.
Immaginate l’utilità soprattutto per le persone che hanno un tono di voce basso!!
Dispositivi per sala riunioni senza fili: noleggio o acquisto?
Lo Studio Caracciolo ha preferito comprare i dispositivi ma normalmente noleggiamo questi prodotti con la formula della locazione operativa, che come già avrai letto o approfondito in questo articolo, è molto conveniente e permette di non avere un immediato costo da affrontare.
Che ne pensi di come è venuta la sala?
Magari adesso lo schizzo iniziale sul pezzo di carta è diventato più chiaro!
Se anche tu hai una sala riunioni o una conference room da progettare ed allestire simile a questa, adesso puoi facilmente immaginare come potrebbe venir fuori…non ti resta che chiamare un esperto del settore.
A questo proposito, puoi contattarci oppure compilare il form sotto, noi ci siamo e siamo pronti ad aiutarti!
Esperto in allestimento sale riunioni audio video – Ecotec Srl
