Organizza, condividi e distribuisci le informazioni aziendali in modo sicuro

Oggi tutti archiviano con software e applicazioni gratuite come Google Drive, Dropbox etc. Sicuramente se sei un privato o un professionista o una microimpresa questo sistema può fare al caso tuo. Se invece sei un’azienda strutturata o addirittura una grande azienda che tutti i giorni ha a che fare con una marea di informazioni, allora devi affrontare il futuro per gestire al meglio i dati che molte volte sono sensibili e necessitano di una piattaforma che segua tutte le disposizioni privacy del GDPR. Non da meno è mettere al sicuro i tuoi dati quindi ti consigliamo di affidarti ad un’azienda che ti possa presentare un progetto ad hoc.

A tutte quelle aziende che, soprattutto dopo Marzo 2020 e il fenomeno del Covid, hanno persone che lavorano in smart working che devono condividere, utilizzare e soprattutto ricercare informazioni e documenti datati, difficili da trovare nascosti in un magazzino o chissà dove.

Sia una piccola azienda, un professionista o un avvocato, che in una sua pratica deve custodire per anni centinaia o forse migliaia di immagini, foto e documenti, potrebbe vedere semplificato il suo lavoro utilizzando un’archiviazione documentale strutturata e progettata. Archiviando con metodo e molto semplicemente, si risparmia tempo nella ricerca futura di un documento, si ottimizzano gli spazi perchè non ci saranno più in giro per l’ufficio i fastidiosissimi faldoni. Naturalmente ci sarà un risparmio in denaro perchè ridurrà le stampe dei documenti e dell’affitto o acquisto di depositi/magazzini etc. Quindi se hai bisogno di archiviazione non ti resta che contattarci, noi riproduciamo il tuo metodo fisico di conservare ed organizzare i documenti, trasformandolo in un processo digitale. In questo modo agevolerai il passaggio nel diventare un’azienda paperless

Certamente, la multifunzione è protagonista per tutto ciò che riguarda la documentazione che ricevi non in digitale e che devi scansionare. Inoltre, i nostri dispositivi Ricoh, utilizzano delle applicazioni come Smart Integration che trasforma il modo in cui vengono gestite le informazioni. Possiamo creare dei bottoni sull’operation pannel che ha le dimensioni di un tablet, creando una connessione immediata tra la scansione del documento e l’archiviazione sulla piattaforma Adiuto. Tramite la multifunzione posso anche archiviare con un sistema di lettura di codice a barre, che mi darà l’opportunità di gestire documenti multipli.

Oggi, così come in futuro, la gestione dei dati sarà sempre più digitalizzata. L’utilizzo di processi decisionali, organizzativi, progettuali e di produzione coinvolgerà gli stakeholder evitando di procrastinare le decisioni. Ogni responsabile della filiera di un processo saprà sempre dov’è arrivato il progetto e potrà così intervenire per prevenire eventuali colli di bottiglia. Con un processo digitale sarà garantita la sicurezza, mantenendo i livelli di sicurezza previsti dal GDPR, rilasciando autorizzazioni solo a chi è addetto alla gestione di quei documenti specifici. 

Con un’attenta analisi dei tuoi processi aziendali, progetteremo dei percorsi digitali dove i contratti potranno essere gestiti, modificati, potendo sempre avere accesso all’ultima versione ogni modifica sarà tracciata e quindi si saprà sempre chi ha fatto cosa, nel rispetto del requisito della verificabilità previsto dal GDPR. 

La maggior parte di noi archivia tutto in cartelle e file PDF e ci sembra di aver fatto un buon lavoro. L’archiviazione documentale invece permette di indicizzare i documenti in fase di acquisizione con i metatag che permetterà di ricercarli ovunque essi siano, semplicemente digitando le parole protocollate e condivise all’inizio del progetto che tutti conosceranno. Chiaramente, quest’operazione farà risparmiare tantissimo tempo ma soprattutto tutti sapranno ricercare un documento perchè si creerà il manuale dell’archiviazione perchè verrà creato il manuale con i percorsi da seguire. 

Archiviare digitalmente ha molteplici vantaggi: risparmio della carta, energia, maggior tempo per i dipendenti da dedicare a mansioni più importanti o al loro tempo libero. Tra gli innumerevoli vantaggi non per ultimo vi è il progresso sociale.

Certo, tramite lo scanner potrai archiviare in una tua cartella il documento e successivamente inviarlo tramite email. In alternativa potrai inviare direttamente scegliendo dalla rubrica che avrai memorizzato nella multifunzione Ricoh attraverso una email diretta.

Anche in questo caso la risposta è affermativa! Con un semplice click utilizzando l’app Posta Pronta che installeremo sul dispositivo multifunzione Ricoh, potrai inviare anche raccomandate con ricevuta di ritorno. Avrai il vantaggio di non andare più in posta e il beneficio di risparmiare tempo non facendo più quelle noiosissime file in Posta. Potrai sempre verificare il tracking ed avrai accesso ad un listino riservato ai clienti Ricoh con le migliori tariffe. In fase di installazione di una nuova apparecchiatura, l’installazione sul tuo pc sarà gratuita e ti regaleremo un coupon da 10 euro per utilizzare il servizio.