In questo articolo capirai come gli Smart Locker possono contribuire al welfare della tua azienda, “alleggerire” il lavoro di reception e dell’ufficio posta aziendale, e in più aumentare la riservatezza delle comunicazioni “delicate”. Sia dall’esterno che all’interno dell’azienda
Caro Imprenditore o Manager,
Se stai valutando come migliorare il welfare della tua azienda, sono sicuro che in questo articolo troverai almeno una buona idea.
Ho scritto “almeno” perché oltre a conciliare le esigenze quotidiane degli acquisti online dei dipendenti con i tempi sempre più ridotti della permanenza a casa…
… troverai anche degli spunti per rendere più sicura la gestione delle spedizioni di documenti delicati, riservati al management.
Oltre a ciò, capirai anche che gli Smart Locker sono un investimento welfare di portata economica molto contenuta, che qualsiasi azienda mediamente strutturata può implementare senza difficoltà.
Però permettimi, diamo uno sguardo ai “trend”.
Molte aziende hanno da tempo capito che offrire servizi a supporto dei dipendenti e delle loro famiglie è una politica win-win, anche perché entro la soglia dei 3mila euro lordi non sono sottoposti a tassazione.
Ma la strada da percorrere è ancora – alquanto – lunga.
A inizio 2023, un’indagine condotta da Sodexo Benefits & Rewards Services Italia e Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ha evidenziato che – stando alla risposte di 2000 consulenti del lavoro – il 59,2% di loro afferma che la diffusione degli strumenti di welfare sia ancora “abbastanza bassa”.
Il 31,9% lo ritiene “bassa”.
Solo il 9,1% la considera “elevata” o “abbastanza elevata”.
In poche parole da indagini come questa emerge il fatto che le aziende usano ancora poco, o non usano affatto, gli strumenti di welfare disponibili.
Qualche esempio?
- asili nido
- scuole materne
- palestre, piscine
- piani assicurativi
- assistenza medico-sanitaria integrativa
- piani previdenziali
Se vogliamo lasciare fuori i classici “buoni pasto”, questi strumenti appaiono certamente come numerosi, ma anche onerosi.
E se invece – con poco budget – si potesse rendere la vita più piacevole ai dipendenti?
Bene, prendiamo quella che in moltissime aziende è ormai una consuetudine, più o meno “tollerata” dalle aziende:
La ricezione sul luogo di lavoro dei pacchi personali dei dipendenti.
Ormai gli acquisti online sono realtà quotidiana, e tendiamo sempre più a indicare come indirizzo di spedizione il luogo dove lavoriamo: dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 18.00, c’è sempre qualcuno per accogliere i corrieri.
Ma ciò può diventare un grosso problema di logistica e di responsabilità:
In questo scenario, chiediti
Quanto impatta il ritiro in azienda degli acquisti che i dipendenti effettuano online?
L’era dell’e-commerce vede sempre più dipendenti che richiedono la consegna dei pacchi sul posto di lavoro, vista il poco tempo passato a casa.
Ormai avallare questa possibilità è quasi scontato, e io stesso la riservo ai miei collaboratori.
Però, questo aumenta anche l’impegno richiesto alla reception o all’ufficio posta aziendale.
All’arrivo di un pacco, chi lo riceve generalmente chiama o invia un’email per avvertire il dipendente destinatario, ma questo è un processo non molto efficace.
In più, la mole di consegne e il crescere dei lavoratori in mobilità, rende queste attività sempre più difficili da gestire.
Questa immagine è un buon riassunto di quello che succede:
Detto a parole:
- il corriere consegna in reception (o nell’ufficio posta dedicato) il pacco di un collaboratore, e se ne va
- la reception accetta il pacco e firma, e deve conservarlo in un luogo sicuro
- la reception dedica del tempo per chiamare o inviare un’email al destinatario, aspettando una risposta
(questa parte del processo è di solito quella più time consuming, perché viene replicata per ogni pacco in ricezione)
- quando il destinatario rifiuta il pacco, la reception archivia “la pratica”
Ti faccio notare che questa “trafila” per il ricevimento di un pacco del collaboratore viene replicata ad ogni consegna.
Se non hai fatto il calcolo di quanto impatta sull’operatività della reception, ti invito a farlo!
Potresti avere delle sorprese non piacevoli.
Ora, come puoi migliorare con uno Smart Locker questa “consegna pacchi” alla vecchia maniera, e migliorare allo stesso tempo il welfare dei dipendenti?
Te lo spiego subito, ma a scanso di equivoci, chiarisco una cosa che potrebbe non essere ovvia
Cos’è uno Smart Locker e perché dovresti utilizzarlo per la gestione del ritiro spedizioni?
Guarda questa foto:
Come puoi vedere,
uno Smart Locker è una struttura che occupa poco spazio, adatta praticamente ad ogni sede aziendale.
Ma cosa fa?
Lo Smart Lockert è l’evoluzione di un semplice armadietto.
Proprio come un armadietto ha numerose celle, ma in più ha una “colonna software” che ne comanda l’apertura.
Grazie all’integrazione di sistemi informatici e di riconoscimento codici…
… permette di
- prendere in carico dal corriere il pacco del dipendente
- cercare il destinatario registrato nel portale Smart Locker e mettere il suo pacco nella cella che indicherà il sistema
- generare ed inviargli i codici che servono al ritiro, in automatico
Questo processo:
Riduce al minimo gli errori, perché i nomi dei destinatari precaricati nel sistema riceveranno notifiche univoche, quindi non ci saranno “scambi di persona” dati da comunicazioni gestite manualmente.
Riduce il tempo dedicato alla gestione, perché le notifiche ai destinatari vengono mandate direttamente dal sistema, in modalità e quantità personalizzabili.
Aumenta il welfare del dipendente, che apprezzerà una gestione più efficace e la consegna in una cella chiusa in modalità “riservata”, sia che lavori in presenza o in remoto.
In pratica ti permette di snellire di molto le operazioni monotone e senza valore aggiunto di ricezione e consegna pacchi, rendendole… smart.
Questi sono i vantaggi che puoi ottenere:
- I collaboratori potranno ricevere i pacchi in azienda in modalità sicura, senza “impazzire” con ritiri mancati e spedizioni che ritornano al mittente
- I ritiri saranno fatti sempre dalla persona giusta, perché avrà un codice univoco che associa la sua persona alla spedizione
- Al collaboratore non resta che recarsi allo Smart Locker, inserire la password nel monitor touch della colonna software
- Le reception e gli uffici posta avranno più tempo da dedicare alle mansioni più importanti e non dovranno più custodire i pacchi dei dipendenti
Interessante, vero?
E il bello di questo processo così semplice è che – virtualmente – il ritiro dei pacchi può avvenire anche 24 ore su 24 e 7 giorni su 7!
Ma come ti avevo anticipato, questa gestione del ritiro dei pacchi dei dipendenti ha un aspetto da non sottovalutare:
Hai pensato alla ricaduta in termini di sicurezza dei documenti riservati?
Ogni contratto, ogni documento importante, ogni “file fisico” che contiene informazioni riservate e sensibili deve passare da meno mani possibili, corretto?
La presenza di un modulo Smart Locker in azienda risolve anche questo passaggio delicato.
Tramite lo Smart Locker, la ricezione di un documento dall’esterno e il passaggio di documenti interni ha la garanzia di una “catena di custodia”.
Perché?
Una volta alloggiato il documento nella cella associata – temporaneamente – al destinatario… solo lui ne avrà accesso, rendendo di fatto impossibile a terzi ed “occhi indiscreti” di conoscerne il contenuto.
Ora ti starai domandando
Come si compone e quanto costa un sistema di Smart Locker per la ricezione dei pacchi dei dipendenti e della posta interna?
Il sistema di Smart Locker ”base” è fatto così:
Si compone di una colonna colonna software + 13 celle.
A seconda delle necessità e della dimensione dell’azienda si posso aggiungere moduli da 16 celle.
Easy peasy.
Quali sono i costi di un modulo Smart Locker?
Com’è ovvio, un articolo non è il luogo dove formulare un preventivo adatto alla tua azienda.
Ci sono “mille” differenze di struttura ed esigenze che variano caso per caso, come ad esempio
- le caratteristiche fisiche della struttura
- l’esigenza di avere lo Smart Locker all’esterno o all’interno
- la configurazione e il numero di celle
- la personalizzazione della struttura
- eventuali accessori cablaggi e decorazioni,
.. ma ti posso dare un costo orientativo.
L’installazione e il noleggio operativo di un modulo base (colonna software + 13 celle, come nell’immagine sopra), costa alla tua azienda meno di 400 euro al mese.
Come dicevo all’inizio, sarai d’accordo con me è un “investimento” tutt’altro che oneroso, adatto a qualcosa azienda mediamente strutturata.
Caro Manager (o Imprenditore), immagino di averti fornito delle informazioni utili.
Se vuoi approfondire come possiamo aiutarti a installare gli Smart Locker per il welfare dei tuoi dipendenti – per una migliore gestione delle loro spedizioni e della posta “riservata” – compila il form qui sotto e ti richiameremo a brevissimo.
A presto
Walter Paccagnella
CEO Ecotec
