Ecco come abbiamo adeguato il sistema audio video sale meeting di Aurora Biofarma, seguendo la crescita rapida dell’azienda, le richieste degli IT Manager e un budget da gestire con intelligenza.
In questo caso studio scopri come puoi aggiornare i sistemi audio video per sale meeting senza sostituire tutto, scegliendo cosa rinnovare davvero e cosa mantenere quando monitor, videoproiettori e infrastrutture sono ancora utili.
In pratica, se lavori per un’azienda con una o più sedi strutturate e stai valutando il rinnovo dell’audio video delle sale meeting, questo articolo ti aiuta a capire quali interventi considerare prima e come rendere sostenibile l’investimento nel tempo.
La domanda di fondo è semplice: su cosa conviene investire subito e su quali componenti, invece, non ha senso “spendere e spandere”?
Partiamo dall’inizio.
Dal nostro punto di osservazione “laterale”, il numero di stampanti multifunzione di cui ha bisogno un’azienda è un buon indicatore del ritmo di crescita.
Questo è esattamente il caso di Aurora Biofarma, azienda milanese attiva nel mercato di integratori e cosmetici.
Abbiamo cominciato a lavorare con loro prima del 2013, quando gestivamo per l’azienda una sola stampante.
A settembre 2023 l’azienda è arrivata a 7 stampanti multifunzione.
Vista la crescita esponenziale, si è trasferita in una sede multipiano di grande fascino.
Come potrai immaginare, la crescita implica avere più collaboratori, più reparti e di conseguenza più riunioni.
Questo accade soprattutto perché i reparti marketing e vendite crescono di pari passo.
Come nel caso appunto di Aurora Biofarma, che, per far fronte a queste necessità, ha bisogno di una forza vendita molto numerosa.
Non ho dati certi, ma si tratta di centinaia di commerciali sparsi sul territorio italiano.
Va da sé che una rete commerciale così vasta ha bisogno di incontrarsi, di parlare e di essere formata e aggiornarsi su tutte le novità dell’azienda.
E per la maggior parte dei casi servono riunioni da remoto!
Questo va oltre alla necessità “standard” di avere varie sale riunioni di dimensione contenuta, dove fare meeting e incontri in presenza.
Come adeguare i sistemi audio video per sale meeting di piccole dimensioni?
Prima che Aurora Biofarma ci chiedesse di intervenire sui sistemi di videochiamata, l’azienda aveva sempre acquistato il materiale in autonomia.
Questo di per sé non rappresenta un problema, ma senza una risorsa interna specificamente formata le tecnologie installate rischiano di rivelarsi entry level.
Funzionamento e prestazioni a parte, in questo frangente, il problema principale era l’obsolescenza molto veloce dei device.
L’azienda si trovava con attrezzature dalle performance non sufficienti per il volume e la frequenza delle sue videocall.
In parole semplici, durante i meeting le persone si vedevano e si sentivano male.
Il problema, quindi, è stato risolto come segue.
Come rendere sostenibile l’adeguamento audio video delle sale riunioni nel tempo?
In questo caso specifico la formula del noleggio operativo è risultata molto utile a non immobilizzare troppo budget.
Ti spiego tra un attimo perché ho scritto “immobilizzare”, ma ti dico subito cosa significa noleggio operativo.
In poche parole:
- Abbiamo comprato dal produttore le attrezzature necessarie
- Le abbiamo rivendute a una società specializzata in noleggi operativi, per conto della quale abbiamo gestito tutte le pratiche con Aurora Biofarma
- La finanziaria specializzata ha erogato il noleggio delle attrezzature ad Aurora Biofarma, tramite un contratto specifico
- Noi abbiamo erogato l’assistenza sulle attrezzature ad Aurora Biofarma tramite un contratto specifico
- Aurora Biofarma utilizza l’attrezzatura con un canone sostenibile, senza acquistare il bene e sapendo che Ecotec provvede a ogni esigenza.
Se vuoi conoscere tutti i modi in cui riusciamo a tutelarti con il noleggio operativo, leggi questo articolo.
Dicevamo…
Ho scritto “immobilizzare” perché, come ho già detto, qualsiasi attrezzatura tecnologica è soggetta al “problemino” di invecchiare piuttosto rapidamente.
Inoltre, un conto sono i prodotti entry level (che Ecotec non tratta), un altro conto è avere prodotti performanti nel momento storico in cui vengono installati, ma che dopo 5 anni sono rimasti indietro perché la tecnologia corre veloce.
Ecco perché il noleggio è una soluzione molto flessibile quando le esigenze cambiano in corsa.
Come rinnovare audio e video senza sostituire monitor e videoproiettori?
Con questo concetto abbiamo rinnovato la tecnologia audio video delle sale meeting, eliminando le webcam entry level e dotando le sale di Logitech Meetup.
Si tratta di una telecamera all in one, simile a una soundbar, che comprende:
- altoparlanti
- un microfono molto potente, e
- una telecamera ad alte prestazioni adatta per riprendere 5/10 persone in circa 23/30 mq di spazio.
Puoi posizionarla più o meno ovunque, sopra una TV o su un mobiletto.
Le Logitech Meetup ci hanno permesso di non “buttare via” monitor e videoproiettori di Aurora Biofarma, ma di integrarli con nuovi device audio video più adatti alle esigenze di meeting e videocall.
Se stai valutando anche soluzioni più recenti per sale ibride e sale riunioni interattive, puoi approfondire il caso sulla lavagna interattiva MAXHUB V7 e quello su di una sala board pronta in 7 giorni: due esempi utili per capire come cambia oggi l’allestimento audio video degli spazi meeting.
Come allestire una sala meeting per gruppi di lavoro numerosi?
Accanto a questi adeguamenti, in “tema videoconferenze” abbiamo affrontato anche richieste differenti:
Il marketing ci ha chiesto di allestire ex novo una sala meeting dedicata a gruppi di lavoro in presenza, anche numerosi.
Come prima cosa abbiamo verificato:
-
- Le condizioni della luce
- Le condizioni dell’acustica.
Sul fronte luce, potremmo dire che era “troppa”.
La sala è stata ottenuta costruendo ex novo la copertura a vetri di una terrazza, con un effetto scenico molto bello. Allo stesso tempo, però, troppa luce pone seri problemi alla visibilità di schermi e monitor.
Quindi abbiamo consigliato l’inserimento di tende coprenti, utili anche per ridurre parte del rimbombo della sala.
Due piccioni con una fava.
Sul fronte tecnologico, invece, dovevamo mandare in pensione la classica flipchart a fogli mobili, con un sistema capace di migliorare da subito la performance e l’attenzione dei presenti.
In particolare volevamo dare ad Aurora Biofarma la possibilità di:
- Abbandonare la carta ma senza perdere la possibilità di interagire manualmente con i documenti
- Trasformare in testo scritto le annotazioni a mano
- Trasmettere lo schermo di qualsiasi PC presente
- Stampare in ogni momento un documento e consegnarlo a tutti i presenti in tempo reale
- Poter presentare con lo smartphone tramite Bluetooth
- Poter navigare in modalità touch come su un normale PC o Mac
- Inviare immediatamente via e-mail ai partecipanti ogni documento oggetto di presentazione
Lavagna interattiva o LIM: quale soluzione abbiamo installato?
Abbiamo installato Ricoh Collaboration Board D7510, su piedistallo con ruote, viste le pareti non portanti.
Abbinata al software Ricoh, la lavagna permette di gestire le riunioni in modo semplice ed efficace.
Durante le riunioni, infatti, è possibile condividere qualsiasi tipo di contenuto via cavo, wireless e con codice QR direttamente dal laptop o dallo smartphone, Android o iOS.
Ora è possibile allegare, modificare e condividere contenuti browser, video, immagini e lavorare su file personali di Office 365.
Per quanto riguarda l’audio abbiamo installato una Rally Camera Logitech, compatibile con qualsiasi app per videoconferenze, dotata di tecnologia RightSight e RightLight
Questi dispositivi consentono di inquadrare bene i partecipanti, indipendentemente dalla loro distanza dall’obiettivo, e ottimizzano il bilanciamento della luce.
La tecnologia dà priorità ai volti rispetto a oggetti e superfici, per conferire un aspetto naturale alle tonalità della pelle.
Inoltre, abbiamo arricchito il sistema audio con due microfoni Jabra 750MS con tecnologia wireless, per eliminare la presenza di cavi.
Per questo progetto i due responsabili IT sono stati di grande aiuto, perché avevano già le idee molto chiare.
Ecco come appare ora questa sala riunioni:
Il pensiero del Cliente
Spero che questo articolo su audio video sale meeting ti sia stato utile per capire come lavoriamo e quale valore pratico possiamo portare ai nostri clienti.
Se vuoi capire come possiamo darti una mano con l’audio video delle tue sale riunioni, clicca qui o compila il form qui sotto: ti ricontatteremo per valutare insieme la soluzione più adatta.
A presto,
Tommaso Ragno
Specialista Sale Riunioni Ecotec
