Il rinnovo della tecnologia delle sale riunioni rappresenta spesso la differenza tra un meeting che parte al primo colpo e una call che si blocca tra cavi, audio incerto e condivisioni complicate.
In questo caso studio ti raccontiamo come un IT Manager molto preparato – che aveva già collaborato con noi – ci ha chiesto di aggiornare l’audio video di tre sale riunioni Miretti, gestendo anche una richiesta aggiuntiva in corsa con la firma digitale del contratto.
Il risultato? Una tecnologia per sale riunioni più semplice da usare, senza sostituire i monitor esistenti, con dispositivi Logitech, Jabra e Barco integrati in modo pulito e funzionale.
Perché rinnovare la tecnologia audio video delle sale riunioni senza cambiare tutto?
Troverai interessante questo articolo, perché il caso studio/caso di successo di Miretti Srl mostra in modo concreto:
- come la gestione dei device audio-video delle sale riunioni non debba essere per forza onerosa
- come puoi risparmiare senza rinunciare alle performance generali delle sale meeting
- come la gestione documentale informatica può semplificare contratti e aggiornamenti in corsa
Di cosa aveva bisogno il cliente?
Miretti è una storica azienda del milanese con sede a Limbiate, presente in tutto il mondo, che opera nell’ambito dell’antideflagrazione per motori e macchinari.
Siamo stati contattati dall’IT Manager, che aveva già collaborato con noi per le sale riunioni di Aurora Biofarma.
Soddisfatto del nostro operato, ci ha richiesto di riammodernare l’audio di due sale riunioni di diverse misure, con l’obiettivo di ottenere una videoconferenza in sala riunione più stabile, chiara e semplice da gestire.
La prima sala riunioni era quella sempre riservata al General Manager dell’azienda, per piccoli meeting, che ospita circa 4-5 persone.
La seconda è una sala grande dove si tengono le riunioni del board o meeting molto importanti, che accoglie 15-20 persone.
Essendo l’IT Manager molto preparato – e con le idee molto chiare vista la precedente esperienza con noi – la sua richiesta tramite mail è stata concisa:
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“Ciao Tommaso e Walter,
Ho bisogno di una mano per rinnovare l’audio di due sale riunioni:
– una sala riunioni è circa 7m x 5m con un televisore è da 65” (sala del Direttore Generale), per cui ci servirebbe:
- 1 Logitech Rally Plus
- 2 microfoni Jabra 710 (devono andare in pairing tra loro)
- 1 collegamento wireless per notebook Barco cx 20”
– l’altra ha un televisore simile ma è un 50”, e le misure sono circa 2m x 3m, per cui ci servirebbero:
- 1 Logitech Meetup
- 1 microfono Jabra 510
- 1 collegamento wireless per notebook Barco cx 20”
Un saluto
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Il cliente ci ha chiesto di realizzare l’impianto audio video che aveva in mente, perché aveva già toccato con mano la qualità e la resa sonora della stessa soluzione, con gli stessi componenti.
Come abbiamo gestito il rinnovo tecnologico audio video delle sale meeting Miretti?
Dopo aver ordinato tutti i dispositivi, arrivati velocemente nonostante il periodo estivo, abbiamo iniziato a installare i componenti audio nelle sale.
Le attività si sono svolte in modo fluido, anche perché il cliente si è messo a disposizione per supportarci nelle verifiche operative.
Pensa che addirittura è stato in grado di completare in autonomia la configurazione IT della sala più grande!
Audio al top, senza cavi inutili
Abbiamo migliorato notevolmente l’audio della sala grande e la capacità della camera di riprendere tutti i partecipanti, vista l’importanza delle riunioni del board.
Puoi vedere nelle immagini qui sotto la differenza, anche solo di dimensioni, dei device:
Avendo installato i microfoni da tavolo Jabra 510 e 710 abbiamo ottenuto un ottimo risultato audio, in particolare per la sala grande, senza usare cavi.
Sono molto piccoli e discreti, come puoi vedere qui sotto:
Così, abbiamo evitato i lavori e i maggiori costi per i cablaggi, che avrebbero comportato anche un’estetica meno pulita e cavi sul tavolo.
Nel caso della sala grande i due microfoni Jabra funzionano in pairing: significa che, quando un microfono rileva la voce di chi sta parlando, attiva anche l’altro senza bisogno di cavi di collegamento, in modalità wireless.
Come rendere la condivisione dei contenuti semplice e wireless?
Come fanno i partecipanti a condividere una presentazione, alcuni contenuti o il loro schermo in maniera facile e veloce durante una riunione?
Immagina di poterlo fare collegando solo una USB al tuo device, senza cavi sul tavolo e senza perdere tempo prima della call.
Infatti, il dispositivo Barco permette di condividere lo schermo di qualsiasi PC o tablet, proiettando immagini, presentazioni o anche videocall direttamente sul monitor, senza l’utilizzo di cavi.
Come funziona?
Sul tavolo c’è un piccolo dispositivo con pulsante – in gergo button click and share – che, inserito nella porta USB del laptop o notebook, si collega senza fili allo schermo, qualunque esso sia.
Se vuoi vedere un esempio recente di progettazione di sala riunioni orientata alla collaborazione immediata, puoi leggere anche il caso Lavagna interattiva MAXHUB V7, dove raccontiamo due interventi su sale riunioni pronte per meeting in presenza, call e condivisione rapida.
Riutilizzo dei monitor: quando la tecnologia intelligente per sale riunioni valorizza ciò che hai già
Confrontandoci con il responsabile IT, dopo aver visto le foto della sala e dei dispositivi, e dopo il sopralluogo, abbiamo concordato con l’azienda che potevamo riutilizzare le Smart TV in uso come monitor.
Se ti trovi in una situazione simile, devi solo fare attenzione al canone RAI, dovuto per le Smart TV.
Questo ha prodotto un risparmio generale dell’operazione di circa 2.000 euro totali, senza indebolire la resa complessiva della sala riunioni tecnologica.
Come abbiamo gestito anche il rinnovo audio video della terza sala riunioni?
Dopo un paio di settimane ci è stato chiesto anche di rinnovare la terza sala riunioni, a disposizione di tutti i dipendenti, che può ospitare 8-10 persone.
Abbiamo anche evitato due dei problemi più frequenti nell’aggiornamento delle videocamere:
- riuscire a integrarle con la smart TV o monitor esistente
- riuscire a montarle adeguatamente.
Grazie alla versatilità dei device Logitech, in questo caso non abbiamo avuto problemi.
L’integrazione software è andata “liscia come l’olio” e, durante il montaggio, abbiamo trovato piantane provviste di attacchi VESA, quindi compatibili con le staffe Logitech, come puoi vedere qui:
Se i monitor fossero stati installati “a muro” l’installazione delle videocamere avrebbe probabilmente richiesto una mensola.
L’unico nodo?
Come funziona il noleggio operativo quando il progetto cambia in corsa?
Devi sapere che per l’audio video vale lo stesso processo di noleggio operativo di qualsiasi altra attrezzatura, che prevede l’intervento di una finanziaria:
- Ecotec acquista i device dai produttori, nel nostro caso Logitech, Jabra e Barco
- Ecotec li vende a una finanziaria specializzata nei noleggi operativi
- Il cliente finale stipula un contratto di noleggio operativo con la finanziaria
- Ecotec garantisce assistenza al cliente.
È questo che permette di dividere il costo dell’acquisto in rate di noleggio e di gestirlo fiscalmente secondo le modalità previste per l’azienda.
Ma la richiesta “in corsa” di adeguare la terza sala avrebbe voluto dire attivare un contratto aggiuntivo.
Per Miretti, in un intervento che era di fatto un unicum, avrebbe significato una duplicazione delle fatture poco pratica in termini di gestione contabile.
Fortunatamente il primo contratto era stato firmato in full digital con una procedura semplice e veloce, in due click.
Questa gestione intelligente ci ha permesso di intervenire subito.
Come abbiamo aggiornato il noleggio operativo in poche ore?
Abbiamo contattato la finanziaria, annullato la procedura di noleggio operativo, inserito la terza sala e aggiornato le cifre del canone nel giro di poche ore.
Il legale rappresentante di Miretti ha firmato uno nuovo contratto, sempre digitalmente, risparmiando anche in costi assicurativi e di gestione della pratica.
Se sei curioso di come potremmo aiutarti a rinnovare l’audio video delle tue sale riunioni, anche se la tua situazione è “particolare”, compila il form in questa pagina e ci metteremo in contatto con te in brevissimo tempo.
Grazie per la lettura.
Per approfondire un altro caso recente di allestimento sale riunioni con tempi stretti e integrazione dei device, puoi leggere anche Una sala board pronta in 7 giorni, utile se vuoi capire come Ecotec gestisce velocità, tecnologia e semplicità d’uso nello stesso progetto.
Tommaso Ragno
Specialista Sale Riunioni Ecotec
