“Disattiva” il nemico n° 1 dell’attenzione durante le riunioni, usando una lavagna interattiva multimediale nella tua sala meeting. Che si tratti di presentazioni a clienti, al reparto vendite o di formazione interna.
Se stai pensando di acquistare o noleggiare una lavagna interattiva multimediale, questo articolo ti toglierà ogni dubbio.
Il motivo è leggermente diverso da quello che potresti immaginare.
Sicuramente il primo posto in cui pensi di installare una lavagna touch screen è la sala riunioni, dico bene?
Certo, è un tool che fa sembrare più “smart” il luogo dove si discute di lavoro, e di sicuro la sua presenza può contribuire a consolidare l’immagine aziendale.
In questo breve articolo parleremo anche di questo.
Ma c’è un motivo fondamentale per cui installare una lavagna interattiva multimediale in sala riunioni è un’ottima idea.
È la natura stessa delle riunioni.
Non credo di esagerare se dico che per molti lavoratori la parola riunione fa rima con “tempo che se ne va al posto di lavorare”.
E forse, la pensi così tu stesso.
Fermati per un secondo a capire perché è un’associazione di idee così diffusa:
Qual è il nemico n°1 delle riunioni?
Sicuramente conosci la sensazione che una riunione duri MOLTO più del necessario.
Capita spesso che le discussioni vadano off topic.
Oppure noti che dopo breve tempo dall’inizio, si tende a cedere il passo a “parlare d’altro”.
Ora, se sei già abituato a fare solo meeting velocissimi di non più di dieci-quindici minuti ti faccio i miei complimenti.
Ma se lavori in un’azienda italiana (o la dirigi, come me) probabilmente soffri anche tu di questi “problemini”.
Eppure, questo è un aspetto molto sottovalutato.
Si fanno riunioni “perché si devono fare”. E spesso ci si guarda negli occhi senza trovare il bandolo della matassa.
C’è un modo di dire anglosassone che abbiamo assorbito da tempo: l’elefante nella stanza.
Cioè quando tutti sanno qual è il problema, ma nessuno lo affronta.
È proprio quello che accade con i meeting: siamo tutti consapevoli di quanto tempo perdiamo perché spesso pensiamo o addirittura facciamo altre cose rispetto all’oggetto della riunione, ma ci va bene così.
Cosa c’entra questo preambolo con le lavagne interattive o touch screen che dir si voglia?
Ci arrivo subito:
Ti sei mai trovato “sovrappensiero” in un meeting, per quanto importante?
In questo articolo di Millionaire, Luciana Ingrosso cita un’indagine condotta nel 2017 dalla Harvard Business Review.
Sai cosa pensano i quasi 200 manager intervistati?
- il 65% di loro ritiene che le riunioni impediscano di terminare il lavoro
- il 71% dice che sono improduttive e inefficienti
- tutti i dirigenti passano in media 23 ore a settimana in riunione.
Negli anni ‘60 erano 10.
Trovi “strano” che in questo blog – che si occupa anche di attrezzature audio video per sale riunioni – io parli di questo?
Capisco, ma abbi pazienza un secondo: c’è di più.
Oltre oceano, solo negli USA, si stima che 37 miliardi di dollari vengano persi ogni anno in meeting inutili o troppo lunghi.
Ti riporto qui sotto una slide riassuntiva di un discorso TED di David Grady, che sintetizza bene il problema.
(David Grady è un un information security manager, ex giornalista, e ghostwriter di innumerevoli discorsi e articoli per dirigenti di aziende Fortune 500)
Questi dati arrivano tra l’altro da Atlassian – produttore di Trello – multinazionale dei servizi di time management.
In una riunione “tipo” 9 partecipanti su 10 pensano ad altro.
Il 25% pensa che si parli di questioni irrilevanti.
il 50% pensa di occupare il suo tempo in modo improduttivo.
il 73% (SETTANTATRE) fa altre cose durante una riunione.
Il motivo – e filo conduttore – è fin troppo chiaro.
Ad di là dell’effettiva utilità di una riunione, che non è un problema di mia competenza…
… se le persone fossero coinvolte attivamente, questo non accadrebbe.
Perché troppo spesso le riunioni sono mortalmente noiose
Infatti si stima che il 73% delle persone che conducono una riunione non abbiamo una formazione specifica per farlo.
Ma come ti ho già detto non voglio darti suggerimenti su come gestire il public speaking.
Di sicuro aiutare manager e commerciali su come condurre una presentazione di un prodotto al cliente non è il mio mestiere.
Non posso nemmeno darti suggerimenti su come impostare una formazione interna per i tuoi dipendenti.
Voglio solo farti riflettere.
Cosa succede quando alla difficoltà di selezionare le cose da dire in riunione e all’oggettiva difficoltà di condurla, si aggiunge una mancanza di strumenti coinvolgenti?
Cosa accade quando un “relatore” con una calligrafia non proprio attraente deve usare una lavagna a fogli mobili vecchio stile?
O trova dei pennarelli scarichi che non sono stati rimpiazzati?
E quando ciò accade in una sala riunioni troppo grande che non permette di “agganciare” gli occhi dei presenti?
Noia.
Quindi tempo buttato.
Pensaci un secondo:
Visto che parlare in pubblico è oggettivamente difficile, perché non dotarsi di attrezzature che aiutano chi sta presentando a catturare e mantenere l’attenzione?
Se non hai strumenti efficaci – come ad esempio una lavagna interattiva – le tue riunioni resteranno noiose, dispendiose e difficili da gestire.
Ecco perché
Una lavagna multimediale è lo strumento per combattere
il nemico N°1 delle riunioni: la NOIA
In effetti in Ecotec abbiamo deciso di proporre ai nostri clienti il servizio di noleggio di lavagne multimediali dopo averlo testato su noi stessi.
Ci siamo resi conto in breve tempo che
- la nostra attenzione rimaneva alta
- guadagnavamo efficacia
- per cui siam riusciti ad accorciare di molto le nostre riunioni, guadagnando tempo prezioso
Vediamo ora cosa può fare per te una lavagna interattiva multimediale.
Come usare una lavagna interattiva multimediale
La cosa bella di una lavagna multimediale touch screen è che potrebbe usarla anche un bambino.
E questo è un bel vantaggio, che tu la utilizzi per una presentazione di un progetto importante ai tuoi clienti, una formazione o riunione interna.
Guarda com’è facile.
In più se ti lasci guidare nella scelta della lavagna interattiva “giusta”, scoprirai che non serve solo per le riunioni in presenza.
Al contrario.
Alcune lavagne interattive multimediali, sono pensate per le videoconferenze
Come ad esempio la lavagna interattiva D5520.
Con cui non solo puoi presentare agilmente nei meeting in presenza, come hai visto sopra, ma con cui puoi gestire ogni tipo di videoconferenza a distanza.
Lavagne multimediali come questa hanno un funzionamento facile e intuitivo che permette di condividere immagini da remoto in alta risoluzione.
Senza l’ausilio di alcun software aggiuntivo.
Riassumiamo quello che puoi fare con una lavagna interattiva multimediale
- Puoi scrivere e annotare come faresti su carta, ma puoi cambiare colore e cancellare con il palmo della mano come su una tradizionale lavagna a pennarelli.
Senza dover “girare fogli”, o preoccuparti di pennarelli scarichi.
- Puoi trasformare in testo scritto le tue annotazioni a mano, sia in minuscolo che maiuscolo.
- Puoi trasmettere lo schermo di qualsiasi pc e su questo annotare o commentare a mano
- Stampare in ogni momento, in 3 click, tutto quello che c’è a schermo, e consegnarlo in tempo reale ai presenti
- Puoi presentare con lo smartphone tramite bluetooth
- Puoi aprire una pagina web e navigare in modalità touch come su un normale pc o mac
- Puoi recuperare una presentazione o un qualsiasi documento che si trova in cloud, nella rete aziendale o in una chiavetta usb che può essere collegata
- Puoi interagire come sopra con la stessa presentazione
- Puoi inviare immediatamente via email ai partecipanti tutto quello che è hai appena presentato e condiviso
Facile, no?
Se questo articolo ti è stato utile e vuoi capire come possiamo aiutarti a trovare la lavagna interattiva multimediale touch screen che fa per te e come puoi noleggiarla con un piccolo canone mensile, compila form qui sotto!
A presto,
Massimo Fossati
CEO Ecotec
