Quando il contratto di noleggio della stampante multifunzione sta per scadere, o si avvicina il rinnovo del tuo parco macchine, di solito hai davanti due opzioni.
- Sei soddisfatto e resti con il tuo fornitore, magari rinegoziando gli accordi.
- Vai sul mercato in cerca di un servizio migliore o, come spesso accade, di un prezzo più basso.
Ma questa incombenza non è proprio come pregustare una cena prelibata o una giornata al mare, dico bene?
È una delle tante cose da fare, e il pensiero comune è più o meno questo:
“Non mi interessa se la stampante è di una marca o di un’altra: voglio che faccia il suo senza troppe rotture di scatole.”
E lo capisco.
Che tu sia il titolare di una piccola attività, abbia uno studio professionale che produce molti documenti, sia un IT Manager o il responsabile acquisti di un’azienda strutturata, hai clienti da curare, dipendenti da pagare, fornitori da gestire e la baracca, o almeno una parte, da mandare avanti.
Quindi è perfettamente logico pensare:
“Nel mio lavoro non ho tempo da perdere dietro alle stampanti.”
Non ho nulla da ridire su questo, a parte un piccolo dettaglio.
Se non hai chiaro come lavora il tuo fornitore, il tempo è proprio la prima cosa che rischi di perdere.
Perché il fornitore conta quanto la stampante?
I motivi per cui una stampante multifunzione richiede attenzione sono, in genere, molto concreti:
- la macchina presenta un’anomalia, si inceppa o si ferma
- un materiale di consumo o un componente deve essere sostituito
Normale amministrazione.
Il punto è che il fornitore può gestire questa normale amministrazione in due modi:
- monitora la situazione, organizza ricambi e consumabili e riduce le attese
- interviene soltanto dopo la segnalazione, con tempi che dipendono dalla disponibilità di tecnici e materiali
Ti spiego subito perché in Ecotec ci comportiamo nel primo modo.
Subito dopo, leggerai come si comportano tanti fornitori “multibrand”.
Poi – ti assicuro – sarai in grado di trarre le tue conclusioni.
Non per sostenere che il modello monomarca sia automaticamente perfetto, ma perché la specializzazione può rendere più semplice mantenere competenze, ricambi e processi di assistenza coerenti.
Come facciamo a rilevare un problema sulla stampante?
Non mi soffermo troppo sulla parte tecnologica, perché non è nuova e “sexy”.
Diciamo che è una versione evoluta della cara vecchia telemetria.
Le macchine gestite con il servizio Ecotec possono infatti essere monitorate da remoto attraverso sistemi che segnalano codici di errore, anomalie operative e livelli dei materiali di consumo.
In parole povere, se una stampante non sta lavorando come dovrebbe, abbiamo più informazioni per valutare il problema e organizzare il supporto.
Quando parlo di ridurre al minimo le attese, intendo questo: non aspettare passivamente che un piccolo problema diventi un fermo prolungato.
Come gestiamo toner e altri materiali di consumo?
Lo facciamo con gli stessi strumenti di monitoraggio.
Per esempio, controlliamo il ciclo di vita di componenti legati al numero di stampe prodotte, come gruppi tamburo, cinghie e gruppi di fusione.
Il livello dei toner può essere rilevato da remoto, così da programmare il rifornimento prima che la macchina si fermi, secondo la configurazione e il servizio attivo sul dispositivo.
Quando il livello scende, il sistema può generare una segnalazione e avviare la preparazione della consegna e della relativa documentazione, che viene poi gestita dal trasportatore o dal tecnico.
Risultato?
Non ti trovi come se la stampante avesse finito la benzina in tangenziale.
Quando parlavo di anticipare i problemi, intendevo questo.
In altre parole: noi cerchiamo di diventare quasi invisibili, mentre tu continui a usare la stampante senza dover seguire ogni passaggio tecnico.
Un fornitore monomarca offre davvero un’assistenza più specializzata?
Può farlo, ma il numero di marchi trattati non è l’unico criterio da valutare.
Servono pezzi di ricambio disponibili, tecnici formati, strumenti di monitoraggio e un’organizzazione capace di intervenire.
In Ecotec abbiamo scelto di lavorare con Ricoh e di concentrare su questo marchio formazione, magazzino e procedure operative.
È un costo?
Certo.
Ma è anche una delle condizioni che ci permette di assistere oltre 150 clienti a Milano e in Lombardia, riducendo i tempi di reperimento di molti ricambi e consumabili.
Questo non significa avere qualsiasi componente sempre disponibile o poter risolvere ogni guasto all’istante.
Significa costruire il servizio intorno a un parco macchine conosciuto e a una filiera tecnica più omogenea.
Che differenza c’è rispetto a un fornitore multimarca?
Conosco almeno una ventina di “concorrenti” milanesi che trattano dai 2 ai 3 produttori diversi.
Per garantire la stessa profondità di servizio devono gestire competenze, software, ricambi e procedure per ogni marchio proposto.
Mi segui?
Perdona la schiettezza, ma dopo più di trent’anni sul mercato, prima da tecnico e poi da imprenditore, posso dirti che mantenere una copertura tecnica uniforme su molti marchi richiede un’organizzazione importante.
Non è impossibile e non significa che un fornitore multimarca lavori male.
Significa però che, prima di firmare, dovresti fare domande concrete invece di fermarti al logo sulla macchina o a pochi euro di differenza nel canone.
Per esempio:
- quali modelli conoscono davvero i tecnici?
- quali ricambi sono disponibili in magazzino e quali devono essere ordinati?
- il monitoraggio da remoto è previsto su tutte le macchine proposte?
- come vengono gestiti toner, materiali di consumo e fermi macchina?
- quali tempi e modalità di assistenza sono indicati nel contratto?
Sono domande utili anche quando devi organizzare un intero parco stampanti multifunzione, non soltanto una macchina.
Quali rischi devi valutare prima di scegliere il fornitore?
A questo punto, la domanda da porti prima di siglare o rinnovare un contratto di noleggio è semplice: come lavorerà il fornitore quando qualcosa non andrà come previsto?
Un servizio poco strutturato può tradursi in:
- componenti sostituiti solo dopo il guasto, senza manutenzione o controllo adeguati
- monitoraggio non uniforme sulle diverse marche o sui diversi modelli
- tempi più lunghi quando il ricambio deve essere ordinato
- uso di ricambi compatibili non adeguati o non correttamente verificati, con possibili problemi di qualità e affidabilità
Ora chiediti:
Vale la pena siglare un contratto di noleggio senza aver verificato prontezza di intervento, disponibilità dei ricambi e competenza tecnica?
Vale la pena risparmiare pochi euro al mese se poi la stampante resta ferma quando serve davvero?
E vale la pena tenersi per anni un accordo che non distingue chiaramente macchina, assistenza e condizioni operative?
Siamo d’accordo che queste non sono le condizioni in cui puoi “non pensare mai alla stampante”?
No, non lo sono.
Perché Ecotec ha scelto di lavorare con Ricoh?
Ecco perché in Ecotec abbiamo scelto di lavorare con un solo produttore: Ricoh.
La cosa migliore da fare, se vuoi togliere di mezzo tutte le potenziali rotture di scatole che può darti una stampante multifunzione, è scegliere chi tratta una marca sola, meglio se al TOP della qualità.
Ecco perché in Ecotec abbiamo scelto di lavorare con un solo produttore: Ricoh, in qualità di Ricoh Corporate Partner. Ciò ci consente di:
- gestire con un unico referente i clienti con più sedi, attraverso la rete di partner Ricoh
- restare aggiornati sui modelli, sulle configurazioni e sulle condizioni commerciali disponibili
- integrare il progetto di stampa con servizi Ecotec come gestione documentale e progettazione delle sale riunioni, quando sono realmente utili al cliente.
Questa nostra specializzazione, si traduce così in un servizio concreto: consulenza sul modello, configurazione, telemetria, gestione dei consumabili e assistenza tecnica coerente con il contratto.
Il punto non è convincerti che il monomarca sia una formula magica.
È aiutarti a valutare se il fornitore conosce davvero le macchine che propone e se ha costruito intorno a quelle macchine un’organizzazione affidabile.
Come scegliere il noleggio senza fermarsi al prezzo?
Dunque, prima di decidere, chiedi come vengono gestiti assistenza, ricambi, telemetria, toner e possibili fermi.
Poi confronta il canone insieme al servizio, non separatamente: una proposta di noleggio stampanti multifunzione è conveniente quando è coerente con volumi, persone, sedi e continuità operativa.
Se questo articolo ti è stato utile e vuoi capire come ridurre incertezze e problemi nella gestione delle stampanti, compila il form qui sotto.
Ti ricontatteremo per valutare il tuo contesto e capire quale configurazione può essere più adatta alla tua azienda.
A presto,
CEO Ecotec
