In questo articolo voglio farti sapere come richiedere un preventivo per un noleggio di stampanti multifunzione per eventi.
Molte persone quando devono organizzare un evento e devono dare la possibilità di stampare, spesso non sanno a chi rivolgersi.
Ci sono eventi di vario tipo e grazie alla nostra esperienza, abbiamo soddisfatto molte persone per svariate tipologie di settore.
Una stampante multifunzione per eventi si può noleggiare anche solo per un giorno?
La risposta è CERTO CHE SI !!!
Mi vengono in mente molti eventi a cui abbiamo noleggiato le stampanti per un breve periodo (noleggio breve)…per esempio:
- “Race in the city” un evento molto particolare che si tenne nel cuore di Milano nel 2012 e precisamente nel parco del Castello Sforzesco. Per una gara di sci di fondo, portarono con i camion, cumuli di neve per preparare la pista!
- Partecipammo alla celebrazione dei 100 anni dell’ABI (Associazione Bancaria Italiana) presso la prestigiosa sede della borsa in P.zza Affari e dove presenziarono le più alte cariche dello Stato, compreso il Presidente della Repubblica, il Ministro dell’Economia…
- Abbiamo seguito e gestito lo Stadio di San Siro per molti anni, anche tramite un servizio particolare dove era necessaria la presenza di un tecnico durante tutte le partite di Champions League di Inter, Milan ed Atalanta. Dovevamo seguire un momento molto particolare: la stampa delle formazioni delle squadre in campo, che nel giro di pochissimi minuti doveva arrivare a tutti gli addetti stampa e che chiaramente non doveva essere divulgata anticipatamente!
- Ricordo anche un Wind Summer Festival 2018 che si tenne nell’ ex area Expo oppure uno shooting fotografico e ancora la presentazione di un importante lancio di Nexi…
- Nel 2018 ad un concorso per infermieri che si tenne nel palazzetto dello Sport di Pavia (visto il gran numero di persone partecipanti), portammo 4 stampanti multifunzione molto veloci 60 pagine al minuto, per stampare e distribuire le domande ai candidati, dopo l’apertura delle buste da parte dei commissari. Fu necessario il servizio di un nostro tecnico in presenza, per tutta la durata del concorso.
- Evento About You Awards EUROPE 2022 organizzato da &Konsorten GmbH presso Superstudio Maxi a Milano….
La richiesta ci arrivò il 17 maggio, direttamente dalla Germania (Monaco di Baviera):
N° 3 stampanti multifunzione Ricoh Italia da consegnare entro il 21 maggio…Al cliente sembrava una MISSION IM-POSSIBLE!
Invece dopo una veloce riunione interna, un intenso scambio di e-mail (chiaramente in inglese) con il cliente tedesco che ci aveva trovato tramite una ricerca Google…ecco che Ecotec trova la soluzione e l’accordo commerciale.
Lunedi 23 maggio ore 08.45 abbiamo consegnato ed installato!! Serata “About You” Awards Europe del 25 maggio 2022–>ON TIME
Nella foto sotto ci sono i nostri Tecnici Tommaso, Massimiliano e Miguel all’opera…anche questo Noleggio di stampanti multifunzione per eventi (in questo caso Internazionale), è stato un successo!
- Anni fa una nostra stampante multifunzione fu addirittura utilizzata come “arredamento protagonista” per una serie TV di Radio DJ
- C’è stato il concerto di Jovanotti a San Siro, gli eventi della Milano fashion week o per la Design week-Fuorisalone – Salone del Mobile ma anche un’azienda che doveva trasferirsi con la necessità di avere le apparecchiature solo per un breve periodo, europei di basket o gara di arti marziali al Forum di Milano…
“Potrei andare avanti ancora con altri casi di noleggio di stampanti multifunzione per eventi , ma preferisco dirvi cosa è importante che voi sappiate“
Come prima cosa, nonostante la varietà di eventi, tutti hanno la stessa esigenza e necessità: stampare e fotocopiare
La maggior parte delle volte gli organizzatori dell’evento pensano all’ultimo minuto a questa importante loro necessità.
Per questo motivo sono sempre in urgenza ed il preventivo e le stampanti gli servono velocemente! subito! per ieri!!!
Riusciamo ad essere rapidi in quanto abbiamo esperienza e siamo sempre pronti per il noleggio di stampanti multifunzione per eventi di breve durata.
Il budget dedicato alle stampanti multifunzione per questi eventi, è sempre risicato e quindi non siamo riusciti a soddisfare tutte le richieste arrivate negli anni.
Molte aziende del nostro settore, non si occupano di noleggi brevi perché non sono strutturate per dare il servizio e soprattutto perché non è cosi semplice.
Per chi noleggia c’è anche il rischio che le stampanti multifunzione subiscano dei danni, in quanto spesso sono utilizzate da tante persone e che magari hanno poca cura dei dispositivi.
Bene… a questo punto vorrei dirvi come fare una richiesta per un noleggio di stampanti multifunzione per eventi
Una delle domande principali che facciamo è:
Conoscete il vostro budget di spesa per il noleggio delle stampanti?
A questa domanda nessuno sa mai rispondere…lo capisco!
Per questo motivo vi voglio spiegare come richiedere un preventivo per un noleggio di stampanti multifunzione per eventi di breve durata
In questo modo quando vi faranno la “domanda scomoda” potrete rispondere subito senza perdere tempo (visto che ne avete poco perchè l’evento è imminente)
Vi regalo un elenco di informazioni utili da dare al vostro fornitore di stampanti multifunzione:
- Come prima cosa dovete individuare quante apparecchiature vi servono e di che tipo
- Stampante formato A4 in bianco nero oppure a colori ??
- Stampante multifunzione formato A4 e A3 in bianco nero oppure a colori ??
- Capire quante stampe prevedete di fare, in base al tipo di evento, agli invitati o ai partecipanti
- Indicare la durata con il giorno di consegna ed installazione della stampante ed il relativo giorno di ritiro e disinstallazione.
- Molto importante comunicare il luogo dove si terrà l’evento, informandosi bene sugli accessi e sull’ubicazione delle stampanti.
- Per formulare il preventivo è fondamentale sapere se ci sono scale, ascensori, montacarichi, accessi difficili o semplici
Il trasporto e la consegna incidono molto nei costi totali, in quanto sappiamo tutti gli aumenti che ci sono stati!! Noi ci affidiamo solo a trasportatori professionisti e competenti.
Arriviamo all’installazione e cosa dovete chiedere e saper comunicare al vostro fornitore:
- Nella location, esiste già una rete per collegare la stampante? Che tipo di rete è? WI FI?
- Ricordatevi che serve una presa di corrente…
- Probabilmente servirà un access point per creare una mini rete…scusate forse sto andando troppo sul tecnico.
Cosa è un access point?
Semplicemente, è un dispositivo hardware che trasforma una rete dati fisica (cablata) in una rete senza fili WiFi…e qui normalmente colleghiamo la stampante ai PC
Ecco dimenticavo…
- Quanti Personal computer o notebook portatili (Laptop) ci saranno e dovranno essere connessi alla stampante multifunzione?
- Serve un servizio di assistenza in presenza o su chiamata?
- Sarà necessario che il tecnico si reperibile anche fuori dal normale orario lavorativo? (dal lunedi al venerdi – dalle 8.30 alle 18.00)
Adesso viene il bello e l’informazione che forse vi interessa di più:
Quanto costa noleggiare una stampante multifunzione per un evento di breve durata?
Potremmo partire dicendo che il prezzo non è sempre la parte più importante di una scelta.
Molti clienti si sono affidati a noi per altri motivi:
- Velocità e tempi di risposta, sia nell’inviare l’offerta che nel consegnare la stampante
- I nostri tecnici sanno sempre cosa fare e vi consigliano quando non sapete come muovervi
- Le nostre stampanti multifunzione Ricoh sono molto veloci robuste ed affidabili
- La qualità delle stampe è molto alta
- Vi seguiamo attentamente dal primo giorno dell’evento fino all’ultimo
- Tramite i nostri trasportatori non abbiamo mai avuto casi di rotture accidentali (la vostra cauzione è salva)
Uno dei motivi per cui molti competitor non hanno il servizio di noleggio stampanti multifunzione per eventi, è la possibilità di perdita o danneggiamento del bene.
Per questo motivo chiediamo una cauzione a garanzia, che viene immediatamente restituita appena la stampante è rientrata in Ecotec e dopo il controllo.
Direi che è molto simile al noleggio di auto quando andate in vacanza, vi richiedono la carta di credito a garanzia dei danni? La risposta è si…vero?
Vi avevo promesso di darvi alcuni prezzi e costi per il noleggio breve di una stampante multifunzione…ci siamo!!
- NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 GIORNO – COSTO € 500,00/600,00
COSA INCLUDE:
Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno
Considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
Access Point
Installazione per 3 Notebook
Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
Help desk telefonico
- NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 3 GIORNI – COSTO € 600,00/700,00
COSA INCLUDE:
Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno
Considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
Access Point
Installazione per 3 Notebook
Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
Help desk telefonico
- NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 SETTIMANA – COSTO € 800,00/1.000,00
COSA INCLUDE:
Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno
Considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
Access Point
Installazione per 3 Notebook
Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
Help desk telefonico
- NOLEGGIO STAMPANTE MULTIFUNZIONE PER N° 1 MESE – COSTO € 1.200,00/1.400,00
COSA INCLUDE:
Noleggio stampante multifunzione per evento della durata di un giorno
Considerando il trasporto base per consegna e ritiro a Milano (al piano terra)
Una produzione di copie media di 2.000 pagine in bianco nero e 1.000 a colori
Assistenza tutto incluso (toner ed eventuali necessità di intervento tecnico durante l’evento)
Access Point
Installazione per 3 Notebook
Formazione e spiegazioni sull’utilizzo della stampante
Help desk telefonico
Ricordatevi che serve la cauzione!!
Per una stampante multifunzione di solito può variare dai € 500,00 a € 1.000,00
In ogni caso è solo una garanzia non un costo, perchè a fine evento, viene immediatamente restituita!
A questi prezzi dovete sempre aggiungere l’ imposta sul valore aggiunto I.V.A.
Chiaramente se servissero più stampanti multifunzione, per più tempo ed il trasporto risultasse più complesso, il preventivo sarà differente…per ogni esigenza troviamo la soluzione adatta!
Voglio concludere raccontandovi dell’ultimo evento a cui stiamo partecipando le OLIMPIADI di Parigi 2024
Questa è stata la richiesta di una gentilissima responsabile RAI arrivata per e-mail:
“Buon pomeriggio sig. Walter,
Rieccomi con una nuova richiesta di preventivo in questo caso per le Olimpiadi di Parigi.
Ci occorrerebbero n. 2 multifunzione (una per la Rai Radio ed una per la Rai TV, quindi 2 preventivi e due ordini differenti) che stampinò a colori anche in A3, con la dotazione di toner sufficiente a coprire un mese di intensa attività.
Le macchine dovrebbero essere consegnate presso la sede Rai di C.so Sempione 27 intorno al 10 luglio e riconsegnate (eventualmente dai noi presso i vs. magazzini) a Milano intorno al 20 agosto.
Data la difficoltà ad avere eventuale assistenza sul posto, le chiedo cortesemente di fornirmi un preventivo che preveda anche una macchina (più piccola) di backup.
Attendo un suo preventivo, la ringrazio e la saluto cordialmente”
In questo momento le nostre tre stampanti stanno lavorando negli uffici mobili a Parigi per giornalisti RAI che possono stampare, fotocopiare e scansionare documenti, permettendo a noi di leggere le notizie sportive o di ascoltarle in radio o vederle in TV.
È sicuramente una soddisfazione partecipare con il nostro lavoro ad un evento mondiale cosi importante
L’ Italia è ottava nel medagliere anche grazie alle nostre stampanti multifunzione…hahahahaha!!!!!
Come gli atleti che si allenano e si impegnano senza sosta per ottenere i migliori risultati, anche noi come loro, lavoriamo sempre in modo attento e preciso e ci siamo conquistati la nostra:
“MEDAGLIA D’ORO”
La recensione del cliente su Google per il servizio che vi ho appena raccontato è il nostro premio!!!
A breve le Olimpiadi termineranno e le nostre stampanti multifunzione faranno ritorno in Ecotec, saremo pronti per altri eventi e congressi…come per esempio il prossimo Giro d’Italia!
Rimanete collegati e se vi serve un consiglio o un preventivo sapete chi contattare.
Buone Olimpiadi e Buone Vacanze
Walter Paccagnella
CEO Ecotec Srl
