Scopri come evitare di ricevere preventivi scorretti per il tuo parco stampanti, che non rispecchiano le necessità della tua azienda. E scopri perché mandare “la lista delle macchine” a un fornitore è spesso il modo migliore di fare scelte sbagliate.
Se sei un IT Manager che deve occuparti della gestione del parco stampanti multifunzione dell’azienda, che siano multifunzione o semplici stampanti da ufficio, so benissimo che per te potrebbe essere un’enorme seccatura.
Dico bene?
Forse vedi le stampanti come una sorta di “ferrovecchio necessario”, e magari useresti i fogli di carta solo per fare aeroplanini.
Poco importa se ora le stampanti sono sempre più integrate con i sistemi informativi e documentali dell’azienda.
E se sei il responsabile dell’ufficio acquisti, il tuo approccio alla questione probabilmente non cambia di molto e, quando è ora di gestire un problema o il rinnovo, è solo un’incombenza da sbrigare in fretta.
Bene, se ci fosse un modo controintuitivo per:
- “Levarti dalle scatole” la gestione quotidiana delle stampanti
- Dedicare alle stampanti solo il tempo necessario, soprattutto in fase di rinnovo
- Avere elementi concreti per tutelare l’interesse economico della tua azienda
… ci dedicheresti due minuti?
Bene, allora continua a leggere e tra due minuti avrai le idee molto più chiare.
Perché la gestione del parco stampanti della tua azienda è un’incombenza così “noiosa”?
Che siano multifunzione o piccole stampanti per ufficio, hanno sempre gli stessi problemi:
- si inceppano
- si rompono
- hanno bisogno di sostituzioni continue di materiali consumabili
- stanno troppo tempo a “prendere polvere” e “succhiare corrente”
Non è così?
E quel che è peggio, spesso tolgono tempo ed energie al tuo “vero” lavoro:
gestire la rete che si inchioda, i PC, i server, la connessione, i contratti con i provider, gli antivirus, gli hosting, le licenze dei software, la sicurezza e tutto quello che deve fare un IT Manager.
Nonostante questo, devi cercare di capire quali sono le soluzioni migliori in termini di hardware e software, e dare un senso economico al tutto.
E questo è vero sia che tu firmi direttamente i preventivi, sia che tu debba suggerire il fornitore o le macchine che preferisci al responsabile acquisti.
Questo la maggior parte delle volte in cosa si traduce?
Quando è ora di mettere in concorrenza il tuo fornitore, oppure di cambiarlo perché non rispetta i patti in termini di velocità di assistenza, vai sul mercato.
Ma un preventivo non basta.
Quindi selezioni due, tre o più fornitori…
Perché inviare solo la lista delle stampanti ai fornitori può essere un errore?
Prendi la lista delle stampanti che hai in azienda, la mandi a tutti e attendi i preventivi per vedere chi può “trattarti meglio”.
Ecco, ti capisco molto bene, ma ti garantisco che questo è un errore che rischi di pagare a caro prezzo.
E quel che è peggio, rischi di accorgertene solo in futuro, quando qualcuno ti dirà:
“Ehi, ma quanti soldi stiamo buttando?”
Ti spiego subito perché, ma andiamo con ordine.
Se lavori per un’azienda strutturata, cioè che non ha quattro dipendenti in tutto, è possibile che i metri quadri e i bisogni da “coprire” degli uffici siano tanti.
Forse la tua azienda ha più piani.
Oppure ha più sedi.
Oppure ha più sedi e più piani. Non posso saperlo.
In ogni caso, l’organizzazione delle macchine conta.
Perché?
Potresti avere in casa più stampanti multifunzione di quelle che in realtà servono alla tua azienda.
Potresti avere in casa più stampanti da ufficio di quelle che servono ai collaboratori.
Potresti avere molti casi in cui i collaboratori lanciano stampe perché “tanto è qualche foglio di carta” e il canone concordato su un tetto di copie viene continuamente sforato.
Per un esempio concreto di organizzazione, controllo degli utenti e monitoraggio dei volumi, puoi leggere anche il nostro caso dedicato a un parco stampanti multifunzione esteso.
Organizzazione del parco stampanti: un modo per risparmiare
È possibile risparmiare con una semplice lista mandata via e-mail?
Se pensi di no, sono d’accordo con te.
Te ne dico un’altra, anzi ti faccio alcune domande.
L’azienda in cui lavori è sempre uguale a prima? I flussi di lavoro sono sempre quelli o sono cambiati?
Immagino di no.
E quindi, la quantità di carta che stampavi cinque anni fa o tre anni fa è sempre la stessa?
È diminuita? È aumentata?
Per carità, non dico che non sia rimasta sempre uguale, ma l’esperienza maturata con oltre 550 clienti a Milano e in Lombardia mi insegna che è raro.
Oggi, in molte aziende, i volumi di stampa cambiano insieme ai processi digitali e all’uso dell’e-mail.
Può darsi che tu sia stato particolarmente preciso e abbia annotato con dovizia i consumi e il lavoro di tutte le macchine, anno dopo anno…ma non credi che sia il caso di basare il rinnovo di un contratto sui dati dell’ultimo anno solare?
Non credi che potrebbe essere utile ragionare “a due teste” su quello che l’azienda fa…piuttosto che su una lista di macchine potenzialmente obsoleta rispetto ai reali bisogni della tua azienda?
Gira la frittata, se vuoi.
Se la tua azienda è cresciuta, forse il tuo parco stampanti non sta più dietro all’utilizzo intensivo e le macchine si rompono sempre più spesso.
Per capire anche dove si concentrano consumi e inefficienze, può essere utile approfondire il tema della gestione e del controllo delle stampe.
Puoi scegliere il fornitore migliore basandoti solo su una lista di macchine?
Immagino che cominci a capire che non è possibile.
In più, già che ci siamo, fai una cosa.
Fatti un giro per gli uffici e dimmi se le stampanti multifunzione della tua azienda sono tutte della stessa marca.
Te lo chiedo per un motivo molto semplice:
Il cuore della nostra attività, oltre a quello di non farti spendere soldi per nulla, è quello di non farti perdere tempo.
Sai come facciamo?
- “Vediamo” da remoto se la tua stampante multifunzione ha bisogno di sostituire un componente consumabile, come il toner.
- Controlliamo da remoto quante copie hanno prodotto componenti soggetti a usura, come i gruppi tamburo, per programmare la sostituzione quando serve.
- I sistemi di telemetria possono segnalare malfunzionamenti e anomalie utili a organizzare l’intervento tecnico.
In questo modo il servizio di assistenza tecnica può attivarsi più rapidamente, in base al problema e al livello di servizio concordato, come raccontano anche le recensioni dei nostri clienti.
Questo ci è possibile perché:
- Manteniamo una disponibilità organizzata di ricambi e competenze su un solo marchio, Ricoh di cui siamo Corporate Partner.
In altre parole, facciamo tutto per diventare quasi invisibili e lasciare che le aziende utilizzino le stampanti senza accorgersi di nulla.
Puoi aspettarti questo livello di assistenza e pronto intervento da un fornitore che tratta “enne” marche?
La risposta è NO.
Servono i pezzi di ricambio sempre disponibili.
È un costo?
Certo.
Ma è quello che ci consente di anticipare i problemi e ridurre al minimo le attese di 550 clienti a Milano e provincia.
Significa che non facciamo passare giorni per cercare, ordinare, ricevere e portarti il pezzo di ricambio che serve. Che si tratti di hardware, software o prodotto di consumo…perché ce l’abbiamo sempre!
Come si regolano i fornitori che trattano più di una marca di stampanti?
Conosco concorrenti milanesi che trattano due o tre produttori diversi, e altri che arrivano fino a cinque marchi.
Per offrire la stessa profondità di servizio devono gestire ricambi, software e competenze tecniche per ciascun produttore.
Perdona la schiettezza, ma dopo 30 anni sul mercato ti dico che mantenere lo stesso livello di copertura su più marchi richiede un’organizzazione e investimenti molto più complessi.
In più, i tecnici devono conoscere molto bene il parco macchine di più produttori.
Non proprio semplice, non pensi?
Questo non significa che ogni fornitore multimarca lavori male.
Significa che, prima di scegliere, dovresti verificare alcuni aspetti molto concreti:
- se utilizza sistemi di monitoraggio e telemetria sulle marche proposte
- quali ricambi originali o compatibili mantiene realmente disponibili
- quali sono i tempi medi di reperimento dei componenti
- quanto è formato il team tecnico sui modelli installati
- come gestisce i fermi macchina e le sostituzioni urgenti
E quindi, un’ultima domanda:
Te la sentiresti di mandare la “lista” del tuo parco macchine a un fornitore senza aver chiarito questi punti?
No?
Ok, allora, se sei arrivato fin qui, probabilmente hai capito che il modo migliore per:
- evitare sprechi di carta, corrente e canoni di noleggio inutili
- avere un parco stampanti multifunzione adeguato alla tua azienda
- garantirti un’assistenza tempestiva
non è certo inviare via mail una lista di macchine, ma analizzare come lavora davvero la tua azienda.
Come costruire un parco stampanti sulle esigenze reali?
Il punto è fissare un appuntamento con un fornitore che venga da te, ti ascolti e disegni il parco macchine sulle tue esigenze.
Prima del preventivo servono una lettura dei volumi, dei reparti, delle sedi, dei flussi documentali e dei livelli di assistenza necessari.
Solo così una proposta di noleggio stampanti multifunzione può essere davvero confrontabile e coerente con l’organizzazione.
Se questo articolo ti ha acceso una lampadina, sono contento.
Compila il form qui sotto: ti ricontatteremo per capire come è organizzato oggi il tuo parco stampanti e da dove conviene partire.
A presto,
CEO Ecotec
