Ottimizzare i processi aziendali attraverso la digitalizzazione
La digitalizzazione dei processi aziendali è fondamentale per migliorare l’efficienza, la sicurezza e la tracciabilità nella gestione dei flussi documentali.
FIDAS è un fondo integrativo di assistenza sociale legato ad AMSA GRUPPO A2A. Come organizzazione, si occupa di attività sociali, culturali e sportive per i propri associati e le loro famiglie.
Con l’obiettivo di ottimizzare la gestione delle pratiche amministrative e garantire maggiore sicurezza dei dati, FIDAS ha avviato un progetto di trasformazione digitale in collaborazione con Ecotec.
Grazie al coordinamento del Project Leader Gaetano Debenedetto e al supporto tecnologico del partner Interzen, FIDAS ha adottato la piattaforma ZenShare, una soluzione cloud per la gestione documentale che consente di automatizzare i processi e semplificare la gestione delle pratiche.
Dalla carta al digitale: le criticità da superare
FIDAS ha scelto di affidarsi a Ecotec dopo una prima esperienza positiva: l’allestimento della sala riunioni con dispositivi audio-video wireless. Un ulteriore esempio di come affidarsi a un partner di fiducia renda più semplice anche l’adozione di soluzioni digitali complesse.
Il cliente aveva bisogno di un sistema che riducesse il lavoro manuale legato alla gestione delle pratiche, rendendo il flusso di lavoro più efficiente e sicuro. Il processo precedente, completamente cartaceo, comportava numerosi svantaggi, come la possibilità di smarrire documenti, la difficoltà di monitorare le pratiche e il lungo tempo necessario per gestirle.
Cos’è la digitalizzazione dei processi e perché è utile
La digitalizzazione dei processi consiste nel passaggio da un sistema manuale a uno automatizzato che gestisce documenti e pratiche in formato elettronico.
Questo processo è parte integrante della più ampia strategia di digital transformation che sta coinvolgendo imprese e organizzazioni pubbliche.
Con l’adozione di ZenShare, una piattaforma di protocollazione informatica a norma AGID, FIDAS ha migliorato la velocità, la tracciabilità e la sicurezza nella gestione dei suoi documenti e pratiche amministrative.
Digitalizzazione dei processi aziendali: i vantaggi di ZenShare
ZenShare è una piattaforma cloud progettata per semplificare la gestione dei documenti, garantendo una gestione centralizzata e facilmente accessibile delle pratiche.
Con la sua adozione FIDAS ha potuto beneficiare di:
- Automazione dei processi: eliminando il lavoro manuale, ZenShare automatizza la gestione dei documenti, riducendo il rischio di errori e smarrimenti.
- Accesso rapido alle informazioni: la digitalizzazione consente a FIDAS di recuperare velocemente i documenti e rispondere in modo più tempestivo alle richieste degli associati.
- Conformità alle normative: ZenShare è conforme agli standard AGID, garantendo che FIDAS operi nel rispetto delle normative italiane per la gestione e archiviazione digitale dei documenti.
La protocollazione: uno strumento strategico per l’efficienza
La protocollazione assegna un numero identificativo univoco a ogni documento, tracciandone tutto il ciclo di vita. È fondamentale per garantire la trasparenza e la rintracciabilità dei flussi documentali.
Ogni documento protocollato viene registrato in un sistema, che consente di verificarne lo stato, risalire alla sua origine e seguirne l’evoluzione.
Chi è soggetto a protocollazione?
La protocollazione riguarda tutti i documenti ufficiali che un’organizzazione riceve o invia e che devono essere tracciati per motivi legali o amministrativi.
Ciò può includere:
- Documenti ufficiali come contratti, fatture, lettere legali
- Comunicazioni interne ed esterne come e-mail, lettere, richieste formali
- Pratiche amministrative come domande di iscrizione, rinnovi, e pratiche relative a dipendenti o associati
Perché è importante fare la protocollazione?
Protocollare i documenti è fondamentale per garantire la trasparenza, l’ordine e la sicurezza nella gestione delle pratiche.
Ecco i principali motivi:
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- Tracciabilità: Ogni documento è facilmente rintracciabile grazie al numero di protocollo.
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- Legalità e conformità: In molti casi, la protocollazione è richiesta dalla legge, specialmente nelle pubbliche amministrazioni e in altre organizzazioni regolamentate.
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- Efficienza: Aiuta a evitare smarrimenti e ritardi, migliorando la gestione delle pratiche e la comunicazione tra i dipendenti.
Cos’è il “Protocollo Informatico a Norma AGID”?
Il protocollo informatico a norma AGID è un sistema di gestione dei documenti che rispetta le normative italiane in materia di digitalizzazione e archiviazione elettronica dei documenti.
AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) è l’ente che stabilisce le linee guida per l’adozione di soluzioni digitali nelle pubbliche amministrazioni e nelle aziende, al fine di garantire la sicurezza, la tracciabilità e la validità legale dei documenti digitali.
Un sistema di protocollo informatico a norma AGID è progettato per:
- Garantire la validità legale dei documenti digitali, in modo che possano essere utilizzati come prova in caso di necessità.
- Proteggere i dati attraverso soluzioni sicure, come la crittografia, per evitare che informazioni sensibili vengano compromesse.
- Rendere il processo di protocollazione completamente digitale, eliminando il bisogno di carta e migliorando l’efficienza operativa.
I benefici ottenuti da FIDAS dopo la digitalizzazione con ZenShare
Il progetto di digitalizzazione dei processi è stato realizzato in collaborazione con Ecotec e Interzen. Il team, coordinato dal Project Leader Gaetano Debenedetto, ha lavorato a stretto contatto con FIDAS per comprendere le sue esigenze e implementare la soluzione ZenShare.
Il processo è stato completato nell’arco di due settimane e seguendo questo percorso:
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- analisi delle esigenze
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- attivazione e configurazione della piattaforma
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- formazione per il personale di FIDAS
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- supporto post-implementazione per garantire il corretto funzionamento del sistema.
I benefici ottenuti da FIDAS dopo la digitalizzazione con ZenShare
Grazie all’adozione di ZenShare, FIDAS ha registrato significativi miglioramenti:
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- Maggiore efficienza operativa: la gestione dei documenti è diventata più rapida ed efficiente, riducendo i tempi di attesa e le possibilità di errore.
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- Sicurezza avanzata: la digitalizzazione ha migliorato la sicurezza, riducendo il rischio di smarrimento dei documenti e aumentando la protezione dei dati sensibili.
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- Accessibilità e agilità: ogni documento è facilmente reperibile, migliorando la velocità con cui FIDAS può rispondere alle richieste degli associati e ottimizzando il lavoro quotidiano.
Digitalizzare i processi per crescere con Ecotec e Interzen
Grazie alla digitalizzazione dei processi e alla piattaforma ZenShare, FIDAS ha potuto ottimizzare la gestione delle pratiche aziendali, migliorando l’efficienza operativa e la sicurezza dei dati.
L’adozione di ZenShare, in collaborazione con Ecotec e il supporto del partner Interzen, ha permesso a FIDAS di affrontare le sfide quotidiane con un sistema più moderno e sicuro.
Se anche la tua organizzazione desidera semplificare i suoi processi e migliorare la gestione documentale, Ecotec è pronta ad aiutarti con soluzioni avanzate come ZenShare.
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