Scopri come evitare di ricevere preventivi scorretti per il tuo parco stampanti, che non rispecchiano le necessità della tua azienda. E scopri perché mandare “la lista delle macchine” a un fornitore è spesso il modo migliore di fare scelte sbagliate
Se sei un IT manager che deve gestire il parco stampanti dell’azienda, che siano multifunzione o semplici stampanti da ufficio, so benissimo che per te potrebbe essere un’enorme seccatura.
Dico bene?
Forse vedi le stampanti come una sorta di “ferrovecchio necessario”, e magari useresti i fogli di carta solo per fare aeroplanini.
Poco importa se ora le stampanti sono sempre più integrate con i sistemi informativi e documentali dell’azienda.
E se sei il responsabile dell’ufficio acquisti il tuo approccio alla questione probabilmente non cambia di molto, e quando è ora di gestire un problema o il rinnovo… è solo un’incombenza da sbrigare in fretta.
Bene, se ci fosse un modo controintuitivo per:
- “Levarti dalle scatole” la gestione quotidiana delle stampanti
- Dedicare poco tempo alle stampanti, più o meno ogni 5 anni
- Ed essere sicuro che stai facendo il miglior interesse economico per la tua azienda…
… ci dedicheresti due minuti?
Bene, allora continua a leggere e tra due minuti avrai le idee molto più chiare.
Ti sei mai soffermato a pensare
Perché la gestione del parco stampanti della tua azienda è un’incombenza così “noiosa”?
Che siano multifunzione o piccole stampanti per uffici hanno sempre gli stessi problemi:
- si inceppano
- si rompono
- hanno bisogno di sostituzioni continue di materiali consumabili
- stanno troppo tempo a “prendere polvere” e “succhiare corrente”
Non è così?
E quel che è peggio, spesso tolgono tempo ed energie al tuo “vero” lavoro:
Gestire la rete che si inchioda, i pc, i server, la connessione, i contratti con i provider, gli antivirus, gli hosting, le licenze dei software, la sicurezza e tutto quello che deve fare un IT Manager.
Nonostante questo devi cercare di capire quali sono le soluzioni migliori in termini di hardware che di software, e dare un senso economico al tutto.
E questo è vero sia che tu firmi direttamente i preventivi, sia che tu debba suggerire il fornitore (o le macchine) che preferisci al responsabile acquisti.
Questo la maggior parte delle volte in cosa si traduce?
Quando è ora di mettere in concorrenza il tuo fornitore, oppure di cambiarlo perché non rispetta i patti in termini di velocità di assistenza, vai sul mercato.
Ma un preventivo non basta.
Quindi selezioni due, tre o più fornitori…
prendi la lista delle stampanti che hai in azienda, la mandi a tutti, e attendi i preventivi per vedere chi “ti fa meglio”
Ecco, ti capisco molto bene, ma ti garantisco che questo è un errore che rischi di pagare a caro prezzo.
E quel che è peggio, rischi di accorgertene solo in futuro, quando qualcuno di dirà
“hey ma quanti soldi stiamo buttando??”
Ti spiego subito perché, ma andiamo con ordine.
Se lavori per un’azienda strutturata, cioè che non ha 4 dipendenti in tutto, è possibile che i metri quadri e le esigenze degli uffici da “coprire”, siano parecchie.
Forse la tua azienda ha più piani.
Oppure ha più sedi.
Oppure ha più sedi e più piani. Non posso saperlo
In ogni caso, l’organizzazione delle macchine conta.
Perché?
Potresti avere in casa più stampanti multifunzioni di quello che in realtà serve alla tua azienda.
Potresti avere in casa più stampanti da ufficio di quelle che servono ai lavoratori.
Potresti avere molti casi in cui i collaboratori lanciano stampe perché “tanto è qualche foglio di carta” e il canone concordato su un tetto di copie venga continuamente sforato.
In sostanza…
Potresti far risparmiare parecchi soldi alla tua azienda “solo” ripensando l’organizzazione del parco stampanti
Questo è possibile con un semplice lista mandata via email?
Se credi di no, sono d’accordo con te.
Te ne dico un’altra, anzi ti faccio una domanda.
L’azienda in cui lavori, è sempre uguale a se stessa? I flussi di lavoro sono sempre quelli o sono cambiati?
Immagino di no.
E quindi, la quantità di carta che stampavi 5 anni fa, o 3 anni fa è sempre la stessa?
È diminuita? È aumentata?
Per carità non dico che non sia rimasta sempre uguale, ma l’esperienza di gestione di oltre 550 clienti a MIlano e provincia mi insegna che è raramente così.
Oggi si si stampa sempre di meno, si mandano sempre più email.
Può darsi che tu sia stato particolarmente preciso e abbia annotato con dovizia i consumi e il lavoro di tutte le macchine, anno dopo anno…
… ma non credi che sia il caso di basare il rinnovo di un contratto sulla base dei dati dell’ultimo anno solare?
Non credi che potrebbe essere utile ragionare “a due teste” su quello che l’azienda fa…
… piuttosto che su una lista di macchine potenzialmente obsoleta per i reali bisogni della tua azienda?
Gira la frittata, se vuoi.
Se la tua azienda è cresciuta, forse il tuo parco stampanti non sta più dietro all’utilizzo intensivo, e le macchine si rompono sempre più spesso?
Quindi chiediti:
Per valutare qual è il fornitore migliore per un servizio di noleggio stampanti multifunzione per la tua azienda,
Puoi fare la scelta migliore – che deve tenere presente tutti questi fattori – solo ricevendo un preventivo fatto su una “lista” di macchine?
Immagino che cominci a capire che non è possibile.
In più, fai una cosa.
Fatti un giro per gli uffici e dimmi se le stampanti multifunzioni della tua azienda sono tutte della stessa marca.
Te lo chiedo per un motivo molto semplice:
Il cuore della nostra attività, oltre a quello di non farti spendere soldi per nulla, è NON FARTI PERDERE TEMPO.
Sai come facciamo?
- “Vediamo” da remoto se la tua stampante multifunzione ha bisogno di sostituire un componente consumabile, come i toner
- Sappiamo da remoto quante copie fanno i “gruppi tamburi” (non ti annoio, ma si parla di numero copie) e quando vanno sostituiti
- Un software ci avverte in tempo reale se sono in atto dei malfunzionamenti, se un componente si è bloccato, se i driver sono saltati o un software fa i capricci
- Quindi il servizio di pronto intervento tecnico riesce a scattare in tempo zero, come testimoniano le nostre recensioni Google.
Questo ci è possibile perché:
- I nostri magazzini sono sempre pieni di ricambi perché trattiamo una sola marca, Ricoh, di cui siamo Corporate Partner
In altre parole, facciamo tutto per …
… diventare quasi invisibili e lasciare che le aziende utilizzino la stampanti senza accorgersi di nulla.
Chiediti:
Puoi aspettarti questo livello di assistenza e pronto intervento da un fornitore che tratta “enne” marche?
La risposta è NO.
Servono i pezzi di ricambio sempre disponibili.
È un costo?
Certo.
Ma è quello che ci consente di anticipare i problemi e ridurre al minimo le attese di 550 clienti a Milano e provincia.
Significa che non facciamo passare GIORNI per cercare, ordinare, ricevere e portarti il pezzo di ricambio che serve. Che si tratti di hardware, software o prodotto di consumo…
… perché ce l’abbiamo SEMPRE.
Ora pensa:
Come si regolano i fornitori che trattano più di una marca di stampanti?
Conosco almeno una ventina di “concorrenti” milanesi che trattano dai 2 ai 3 produttori diversi.
Dovrebbero avere 2 o 3 magazzini sempre pieni di ricambi.
E conosco almeno una trentina di “concorrenti” milanesi che trattano fino a 5 produttori diversi.
Dovrebbero avere 5 magazzini sempre pieni di ricambi.
Perdona la schiettezza, ma dopo 30 anni sul mercato…
…ti dico che avere più di un magazzino ricambi sempre pronto alle esigenze dei clienti è impossibile.
Sarebbe una follia, visto che un imprenditore dovrebbe impegnare un capitale irragionevole in ricambi che utilizza ogni tanto!
In più… i tecnici dovrebbero conoscere alla perfezione l’intero parco macchine di più produttori.
Ti sembra possibile? No, vero?
Quindi
Cosa succede quando il tuo fornitore tratta tante marche diverse di stampanti?
Cerca di risparmiare.
- chi “tratta tutto” cerca di NON sostituire parti che ne hanno bisogno, perché è un costo, e ti espone a rogne di cui non hai bisogno
- non anticipa i problemi, perché probabilmente non usa software con telemetria su alcune marche, o non li usa proprio
- deve ordinare e aspettare i pezzi di ricambio, per cui devi aspettarti di avere una stampante che non funziona, per giorni
- tende a “piazzare” ricambi non originali, per cui ti aspettano più inceppamenti, copie con righe, colori orrendi e fermi macchina
Ultima domanda:
Te la sentiresti di mandare la “lista” del tuo parco macchine a un fornitore come ti ho appena descritto?
NO?
Ok, se sei arrivato fin qui probabilmente hai capito che
Il modo migliore per
- evitare sprechi di carta e corrente e canoni di noleggio inutili
- avere un parco stampanti multifunzione adeguato alla tua azienda
- e garantirti un’assistenza tempestiva
…non è certo mandare una lista di macchine, ma
Fissare un appuntamento con un fornitore che viene da te, ti ascolta, e disegna il tuo parco macchine sulle tue esigenze
Se questo articolo ti ha acceso una lampadina, sono contento.
Ovviamente, nel form qui sotto puoi richiedere un appuntamento, e ti richiameremo a brevissimo!
A presto,
Massimo Fossati
CEO Ecotec
