In questo articolo capirai come velocizzare al massimo la firma di qualsiasi documento grazie alla firma digitale, senza stampare nemmeno una copia cartacea e senza mandare alcuna email, e senza rischiare che il documento venga manomesso o modificato
Hai mai pensato a quanto tempo spreca la tua azienda per un’operazione così banale come la firma di un documento?
Non parlo di un documento in particolare, ma alla somma del tempo delle persone coinvolte in un processo di firma…
… moltiplicata per 365 giorni l’anno.
Se ti suona strana la dicitura processo di firma, sappi che l’ho utilizzata di proposito, perché per la maggior parte delle aziende è – ancora – un vero e proprio processo. Anche se non lo pensiamo tale.
Prendi un caso “semplice”, come il preventivo di un fornitore.
Di solito arriva in una casella email, e dev’essere discusso e analizzato e approvato da varie persone, giusto?
Ora facciamo i conti.
Attenzione, non è detto che quello che stai per leggere sia esattamente quello che accade nella tua azienda, ma credo di non andare molto lontano.
- Il fornitore invia il preventivo alla tua azienda
- Le persone coinvolte nel processo di acquisto lo controllano e lo valutano. Discutono se le voci, le quantità e i prezzi sono in linea con le aspettative e se possono essere approvati
- Se va tutto bene, e questo non include un “giro di email” il preventivo viene approvato
A questo punto manca solo la firma del CEO o del responsabile finanziario, oppure di un capo reparto, giusto?
Bene,
- Il preventivo viene stampato, portato in firma, firmato, scannerizzato e inviato per email al fornitore
(È possibile che venga archiviata una copia cartacea in una cartella di archivio, fisico o digitale)
- Il fornitore lo restituisce con la sua firma
- finalmente il documento fa partire il processo a cui è destinato, cioè l’erogazione di beni o servizi, o entrambi.
Ora, ripeto… non so se nella tua azienda da te le cose funzionano così.
Può darsi che il tuo processo di approvazione di un documento sia addirittura più articolato.
Forse hai trovato il modo di “velocizzare”.
Ciò che è sicuro è che…
Tutti questi passaggi per un semplice “autografo” possono portare a numerosi errori e complicazioni
Non considerare per il momento il tempo che serve per stampare, consegnare, firmare, inviare e/o archiviare il preventivo è notevole,
Questo processo apre a una miriade di possibili inefficienze:
- Ritardi: se la persona che deve firmare non è immediatamente disponibile, i tempi si allungano.
- Accumulo di ritardi: se il documento deve passare in approvazione o firma da più persone, il tempo perso si moltiplica
- Disponibilità: Se una persona che deve firmare un documento è in vacanza o malata, ciò può causare ulteriori ritardi.
- Trasporto: specie per documenti più importanti come se i firmatari non si trovano nello stesso luogo fisico, sarà necessario inviare fisicamente il documento, con costi e tempi aggiuntivi.
- Smarrimento: i documenti cartacei possono essere facilmente persi o smarriti, o dimenticati in qualche ufficio
- Sicurezza: un foglio A4 può essere facilmente alterato o rovinato
- Rintracciabilità: la ricerca di un documento specifico può richiedere il tempo necessario per raggiungere fisicamente un archivio
- Autenticità: verificare se la firma su un documento cartaceo sia effettivamente apposta da chi ne ha titolo è difficile, se non impossibile in tempi brevi
Tutto questo rende la firma fisica di un documento cartaceo un procedimento lento e inefficiente
In più se la tua azienda o organizzazione NON è un PMI…
Oppure se si occupa di servizi finanziari, legali, o sanitari e il lavoro richiede GRANDI quantità di documenti…
…la “Non Conformità” è sempre in agguato.
Un evento di non conformità può essere legato a uno qualsiasi dei sistemi UNI, alla parte legale, o alla parte fiscale, eccetera.
Immagino che quello che ho appena descritto non ti sia del tutto nuovo.
Quindi chiediti…
C’è un modo più veloce e sicuro per gestire la firma di un documento?
Certo che c’è.
Immagina di poter inviare, notificare, far approvare e far firmare qualsiasi documento
- senza stamparlo
- senza dove inviare alcuna email
- senza dover “inseguire” chi lo deve firmare
- senza che il firmatario debba essere fisicamente presente
E tutto questo, in qualsiasi parte del mondo.
Com’è possibile?
Ti basta utilizzare un sistema di Firma Elettronica, o Firma Digitale
La firma elettronica è uno strumento certificato dall’Unione Europea, e ha lo stesso valore legale di una firma autografa.
Quando integri un sistema di firma elettronica nella tua azienda puoi:
- Garantire velocità nel processo di approvazione e firma
- Eliminare tutti gli errori derivanti dalla gestione cartacea
- Assicurare l’integrità e la veridicità legale dei documenti
Vediamo però quale tipo di firma elettronica può fare al caso tuo.
Esistono 3 tipi di firma elettronica.
#1: Firma elettronica semplice (FES)
La firma elettronica semplice, tra le tipologie di firme elettroniche, è quella più “debole”.
È pensata per velocizzare al massimo il processo, ma non garantisce l’integrità e l’autenticità del documento firmato.
#2: Firma elettronica avanzata (FEA)
La firma elettronica avanzata attribuisce al documento firmato valore probatorio.
Cosa vuol dire? Un documento a cui viene apposto questo tipo di firma elettronica viene connesso univocamente al firmatario.
Un esempio di firma elettronica avanzata è la firma grafometrica, apposta al documento attraverso un tablet (molto usata nel settore bancario).
#3: Firma elettronica qualificata (FEQ)
È la firma che consente di scambiare in rete documenti con piena validità legale. La firma elettronica qualificata (FEQ) è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici.
Per applicare questa firma è necessario che il firmatario sia in possesso del certificato rilasciato da un’autorità di controllo.
Ok, aspetta un attimo.
Immagino che tu abbia capito che la firma fisica su un documento cartaceo non sia più un processo che ha ragione di esistere.
Però,
Senza entrare nel dettaglio di quale firma elettronica sia meglio per la tua azienda, e degli strumenti fisici e digitali che ti servono per gestirla…
… la domanda che dovresti porti è un’altra.
Quando la firma elettronica è veramente efficace nella gestione documentale?
Poniamo il caso che ti affidi a un provider.
Ce ne sono molti, e non entrerò qui nel merito in quale sia il migliore per la tua azienda.
La questione è un’altra.
Senza un sistema digitale che la gestisce …
Scegliere solo la firma digitale è come fermare l’orologio per risparmiare tempo
Se ci pensi, una volta che hai risparmiato il tempo della firma manuale…
…come lo archivi questo documento?
Una stampa e un’archiviazione fisica non ripropone gli stessi problemi?
Un archivio cartaceo non è pratico, ma anche se lo fosse non è in grado di interagire, per esempio, con un server aziendale.
E non puoi chiedere a un archivio cartaceo di “interrogarsi da solo”.
Per recuperare quel documento devi usare braccia e mani.
Questo significa che un documento che hai gestito digitalmente fino alla firma, diventerebbe di nuovo un noioso pezzo di carta che occupa spazio, e crea perdite di tempo.
Immagina ora un sistema che “vede” e riconosce quel preventivo firmato
Un sistema che non solo riconosce la natura del documento, ma
- Acquisisce il preventivo direttamente dal software di firma digitale, con cui dialoga
- “Capisce” il preventivo in automatico, come farebbe una persona
- Estrae in automatico i dati fondamentali del preventivo come ad esempio:
- nome e indirizzo del fornitore
- descrizione dell’ordine
- quantità, prezzo e ricorsività
- sconti
E li salva.
- Si interfaccia con il tuo ERP o CRM e controlla in automatico se – ad esempio – i dati del preventivo sono linea con il passato
- Lo rende reperibile in ogni momento, e lo rende “ricercabile” tramite uno dei dati fondamentali – come quelli dell’elenco sopra – che puoi usare come “parole chiave”
Quel singolo preventivo, ormai diventato un ordine:
- Sarebbe digitalizzato all’istante
- Non occuperebbe più spazio fisico in azienda
- Sarebbe archiviato e immediatamente recuperabile a chiunque da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi fuso orario.
E questo sarebbe possibile per ogni, documento aziendale. Preventivo, offerta, contratto, fattura, ordine o progetto che sia.
È possibile? Ti interessa saperlo?
Bene, allora…
Se vuoi sfruttare la massimo la velocità della firma elettronica, l’ideale è un “sistema” che dialoga con il tuo software di firma elettronica:
Ti presento DOCUWARE, il sistema di archiviazione digitale per accedere a ogni documento con un click
Quali miglioramenti concreti otterrai per la tua azienda usando un sistema di archiviazione digitale come Docuware?
#1 Risparmierai sui costi complessivi degli errori della gestione documentale.
Mai più ricadute a livello fiscale.
Gli errori nell’archiviazione spariranno, e ogni documento sarà sempre disponibile a chiunque, in qualsiasi parte del mondo.
Da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi fuso orario.
#2 Libererai spazi fisici grazie all’eliminazione degli archivi cartacei
Gli archivi dislocati sul territorio o in diverse città spariranno, e tutta la documentazione che serve all’azienda sarà accentrata in un unico luogo virtuale.
Gli ambienti della tua azienda ringrazieranno, e i collaboratori ne beneficeranno ottenendo un ambiente di lavoro più piacevole, grazie alla scomparsa dei pesanti e ingombranti armadi, o classificatori.
Ove applicabile, gli spazi potranno essere “ripensati”, a beneficio della produttività e dell’affezione all’azienda.
#3 Velocizzerai il tempo dedicato alle ricerche all’interno degli archivi
Il tempo di ricerca dei documenti sarà ridotto a zero, preservando l’operatività dei collaboratori.
E il risultato derivante dal loro stipendio.
Avrai la sicurezza che il tempo dei tuoi collaboratori sarà effettivamente impiegato per le attività che contano.
#4 I tuoi documenti archiviati digitalmente saranno sempre al sicuro, perchè avrai eliminato i server fisici
Traslochi, sbalzi di corrente e data center fisici delicati non pregiudicheranno più l’integrità e la rintracciabilità dei documenti, perché saranno archiviati in cloud.
Docuware, essendo dotato di back up automatico, è il “luogo” più sicuro dove conservare tutta la documentazione, inclusa quella fiscale.
In più, se te lo stessi chiedendo,
Docuware ti permette di apporre la firma elettronica su più di 250 estensioni di file
Puoi firmare digitalmente pdf, word, excel e una lista quasi infinita di estensioni senza l’uso di software esterni.
Ti faccio qualche esempio.
Firma digitale su PDF
Il formato PDF è il file più utilizzato per gestire documenti non modificabili.
Con il livello di firma elettronica corretto (FEA) puoi dare valore probatorio al tuo documento PDF all’interno di Docuware, ed evitare di spendere budget in licenze non necessarie.
Firma digitale P7M
La firma digitale p7m è molto utilizzata negli studi commercialisti e negli studi legali.
Con DocuWare puoi firmare digitalmente un documento p7m senza uscire mai dal tuo sistema documentale.
Firma digitale su Word
Il file Word è il documento modificabile per antonomasia, quindi la firma digitale è fondamentale per garantire l’integrità.
DocuWare ti permette di applicare la firma digitale a un documento Word in un clic.
Firma digitale su Excel
DocuWare ti permette di applicare la firma digitale senza software esterni, rendendo così anche un file Excel non-modificabile e con valore probatorio.
Firma digitale e-mail
DocuWare permette di firmare un messaggio gmail o outlook restando all’interno del tuo sistema documentale.
Questo ti permette di risparmiare tempo senza scaricare l’email, trasformarla in pdf e quindi firmarla.
E se hai bisogno che un’email acquisisca valore probatorio, puoi farlo con un clic!
Ora però…
Potresti pensare che integrare DOCUWARE nei tuoi sistemi aziendali sia una cosa che puoi eseguire in autonomia
Non è esattamente così.
Anche se l’installazione di Docuware garantisce la piena operatività entro 3 giorni, ogni evoluzione in azienda necessita del tempo corretto.
E per questo tipo di evoluzione ti serve un partner come Ecotec, che ascolta le tue esigenze, e che è in grado di capire velocemente la situazione documentale della tua azienda, per consigliarti al meglio.
Se sei curioso di saperne di più su come possiamo aiutarti a migliorare gli allestimenti audio video delle tue sale riunioni, compila il form qui sotto.
A presto,
Massimo Fossati
CEO Ecotec
