Ottimizza lo spazio fisico della tua azienda eliminando gli archivi cartacei, risparmia il tempo sprecato a cercare qualsiasi documento negli archivi fisici (e digitali “poco smart”) e risparmia sui costi complessivi dei processi di gestione documentale.
Può un’operazione banale come l’archiviazione di una fattura o un contratto farti risparmiare molto tempo e molto denaro alla tua azienda?
Diresti mai che la gestione dei documenti ti sta facendo buttare soldi dalla finestra?
Se la tua azienda o il tuo studio professionale produce e gestisce grandi quantità di carta, credo dovresti leggere questo articolo.
Ti ricordi iPod?
Il celeberrimo lettore mp3 che, benché non sia stato inventato da Apple, ne ha completamente rivoluzionato la storia e i fatturati?
Suona come incredibile,
ma dall’idea agli scaffali di tutto il mondo sono passati solo 11 mesi.
Almeno stando al racconto che Tony Fadell, ex SVP di Apple, ha condiviso con Patrick Collison (CEO di Stripe), che l’ha condiviso in un tweet non molto tempo fa:
Noterai che in effetti il tempo è ancora più ridotto: i primi 2 mesi se ne sono andati per presentare il progetto a Steve Jobs.
Quindi possiamo dire che l’intero processo dal “semaforo verde” agli scaffali è durato poco più di 9 mesi.
Ora, lascia perdere il fatto per un’attimo che Apple è un‘azienda fuori dagli schemi e la più capitalizzata del mondo, ma chiediti:
Sarebbe stata possibile questa velocità ed efficienza se nel 2001 Apple avesse dovuto gestire fatture e documenti con i fornitori di tutto il mondo… tramite la carta?
Nessuno può dirlo, ma quasi sicuramente no.
Cosa c’entra questo aneddoto con l’archiviazione documentale della tua azienda?
Capisco se lo pensi, ma dimentica Apple per un momento e pensa alle situazioni che potresti vivere quotidianamente:
Immagino ti sia capitato di non trovare una fattura e dover chiedere a un fornitore “me lo rimandi per favore che non lo trovo”.
Hai mai conosciuto l’imbarazzo con un cliente del quale non si trova più un documento perché non è stato registrato e archiviato nella maniera corretta?
È mai successo che il tuo team abbia mancato una scadenza importante (magari un bando di finanziamento) per via di uno o più documenti che non riusciva a recuperare?
Hai fatto una lavata di capo a una segretaria perché ha impiegato troppo tempo a trovare una fattura cartacea in un archivio polveroso?
Se conosci la fastidiosa sensazione che “una carta” ci metta troppo tempo a viaggiare per i vari reparti dell’azienda…
Bene, ti garantisco che questo c’entra molto con la storia dell’iPod, seguimi per un secondo e capirai.
Fermati per un attimo a valutare.
Quanto costa alla tua azienda il tempo, lo spazio e il denaro per gestire, cercare e trovare i documenti amministrativi e contabili
E più nello specifico.
Pensa a quanto vale il tempo delle persone:
Prendi ad esempio i primi collaboratori in gamba che ti vengono in mente.
Un direttore commerciale che centra gli obiettivi fissati, una segretaria che ha il “polso” che serve, o un tecnico molto in gamba… sono un capitale che per l’azienda vale ben di più del semplice stipendio.
Sono sicuro che sei d’accordo sul fatto che senza il lavoro di queste persone capaci l’azienda sarebbe uno scheletro vuoto.
Bene, cosa succede quando i collaboratori che valgono perdono tempo in compiti noiosi e spacca-produttività…
… come la ricerca e la gestione di documenti che dovrebbero essere sempre disponibili?
Intendo dire che le loro competenze andrebbero valorizzate facendogli fare il lavoro in cui fanno la differenza.
Pensa che il rapporto dell’Osservatorio Nazionale sul Documento Digitale di Infocamere dice che:
- Il 6% di tutti i documenti vengono persi
- Il 3% dei documenti rimanenti sono male archiviati
- Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
- Il 90% dei documenti digitali presenti in azienda non sono classificati e organizzati
- Professionisti e collaboratori impiegano in media
- dal 5% al 15% del loro tempo a leggere documenti
- e ne perdono fino al 40% del loro tempo per cercarli
E come risultato di ciò,
- Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana.
Se pensi che le perdite di tempo a cercare documenti spesso possono coinvolgere una o più persone contemporaneamente, e in azienda il RAL medio in Lombardia supera tranquillamente i 30.000 euro…
… il quadro non è roseo.
Parliamo quindi di
Quanto costa il tempo delle persone:
Sai bene che gli stipendi rappresentano la principale voce di costo per la tua azienda.
Non so te, ma leggendo per la prima volta il rapporto Unioncamere che ti ho menzionato qualche riga fa, il mio cervello ha fatto automaticamente un “conto della serva”.
Ho pensato a cosa significa in euro che un collaboratore valido perda il 40% del suo tempo a cercare documenti.
Documenti magari banali, ma che “intasano” la documentazione aziendale come le fatture dei fornitori.
Documenti non archiviati digitalmente in modo logico – se va bene – oppure ancora allo stato cartaceo, nei faldoni.
È logico questo? È pratico? Potrà mai essere un processo a “prova di errore”?
Ne dubito.
E ora rifletti anche su un dettaglio che potresti dare per scontato, visto che (almeno che tu non sia nato dopo il 2000) la carta fa un po’ parte del tuo DNA.
Pensa allo SPAZIO nella tua azienda:
Quanti metri quadrati sono occupati da decine o centinaia di chili di documenti che devi conservare, spesso per lustri?
Pensa a come sarebbe più arioso e produttivo l’ambiente di lavoro dei tuoi collaboratori (o del tuo ufficio) se non ci fossero metri e metri di pareti ad archivio.
Faldoni, faldoni, e ancora faldoni.
Questo ammesso che tu conservi i documenti in un unico luogo, che almeno da un punto di vista “logistico” non è male.
Ma quando le sedi aumentano?
Tornando per un attimo al valore monetario dei collaboratori, pensa a quanto costa la somma di ognuna di queste telefonate:
“per favore mi scannerizzi il documento tal dei tali emesso l’anno scorso dal fornitore Tizio, in occasione del progetto xyz… e me lo mandi per email?”
E in più,
In quanti “posti” fisici o digitali la tua azienda conserva i documenti?
Dimmi se sbaglio, ma di solito sia i posti digitali che quelli fisici, non dialogano tra loro, giusto?
Un sistema di archiviazione cartaceo non è il massimo della praticità, ma anche se lo fosse non è in grado di interagire, per esempio, con un server aziendale.
Non si può chiedere a un archivio cartaceo di “interrogarsi da solo” per cercare un documento. Devi usare braccia e mani.
E quando un archivio digitale non è “intelligente”, probabilmente non è nemmeno in cloud. E risiede nella tua azienda.
Intendo dire che è un archivio digitale, ma allo stesso tempo fisico, e quindi esposto a gravi rischi come sbalzi di corrente, furti, traslochi in cui può essere danneggiato, eccetera.
Se ci pensi bene (e ti riconosci almeno un po’ negli esempi che ti ho fatto), non puoi certo stupirti se questa “dispersione” – a dispetto del tempo spesso sprecato nella ricerca di documenti – genera errori che costano caro.
O una figura barbina con un cliente.
Senza contare il nervosismo, e la ricaduta in termini di costi occulti.
Te lo chiedo ancora:
Vale la pena rassegnarti a questo “flusso in uscita” di tempo e denaro, per non prendere in considerazione le alternative?
Potresti pensare che questi “inceppamenti” del sistema di lavoro facciano parte della normalità.
Perché sicuramente “chi fa sbaglia”, e non ci piove.
E capisco anche se a te (come a me) piace la carta.
Sulla carta ci puoi scrivere, la puoi toccare, ci annoti pensieri, la puoi fissare al muro con le puntine, e puoi “dialogarci” in un modo che con uno schermo non sarà mai possibile.
Ma questo vale per un quaderno di appunti. Non per documenti.
Scusa se te lo dico, ma se stai pensando che “i documenti di carta alla fin fine non sono poi così male”, forse dovresti abbandonare questo articolo.
Potresti pensare che un drive è sufficiente e basta acquisire un documento con uno scanner e salvarlo su drive e il gioco è fatto.
E poi?
Come lo cerchi?
Se sei d’accordo con me che questi “dettagli” non possono essere risolti con un sistema fai – da – te, e che non sono affatto dettagli, ora
Immagina ora un sistema “intelligente” di archiviazione di documenti che prende una semplice fattura, e
- Acquisisce la fattura dalla copia digitale (se c’è), o tramite scanner se è cartacea
- “Capisce” la fattura in automatico, come farebbe una persona
- Estrae in automatico i dati fondamentali della fattura come ad esempio:
- nome e indirizzo del fornitore
- descrizione dell’ordine
- quantità, prezzo e ricorsività
- sconti
E li salva.
- Si interfaccia con il tuo ERP o CRM e controlla in automatico se la fattura corrisponde effettivamente a un ordine, o ha una “gemella” inviata per errore dal tuo fornitore
- La rende reperibile in ogni momento, e la puoi cercare con uno dei dati fondamentali – come quelli dell’elenco sopra – che ti mette a disposizione come delle “parole chiave”
- Riesce ad “approvare” un pagamento in automatico se il fornitore è conosciuto e rodato, oppure se è un “primo lavoro” chiede conferma
- E in più rende disponibile la fattura in questione in ogni parte del mondo, da qualsiasi dispositivo, a tutte le persone che devono approvarla, commentare o saldare.
Quella singola fattura sarebbe quindi:
- digitalizzata all’istante
- non occuperebbe più spazio fisico in azienda
- archiviata per sempre e immediatamente recuperabile a chiunque da qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi fuso orario.
E questo sarebbe possibile per ogni,
Singolo,
Documento aziendale.
Offerta, contratto, fattura, ordine o progetto che sia.
È possibile? Ti interessa saperlo?
Bene, allora
Ti presento Docuware, il sistema di archiviazione digitale che riesce a rendere la conservazione di ogni documento, come ad esempio un fattura, sicura al 100% e immediatamente disponibile per la ricerca e l’approvazione.
Quali miglioramenti concreti otterrai per la tua azienda usando un sistema di archiviazione digitale come Docuware?
#1 Risparmierai sui costi complessivi degli errori della gestione documentale.
Mai più ricadute a livello fiscale.
Gli errori nell’archiviazione spariranno, e ogni documento sarà sempre disponibile a chiunque, in qualsiasi parte del mondo.
Da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi fuso orario.
#2 Libererai spazi fisici grazie all’eliminazione degli archivi cartacei
Gli archivi dislocati sul territorio o in diverse città spariranno, e tutta la documentazione che serve all’azienda sarà accentrata in un unico luogo virtuale.
Gli ambienti della tua azienda ringrazieranno, e i collaboratori ne beneficeranno ottenendo un ambiente di lavoro più piacevole, grazie alla scomparsa dei pesanti e ingombranti armadi, o classificatori e all’archiviazione digitale.
Ove applicabile, gli spazi potranno essere “ripensati”, a beneficio della produttività e dell’affezione all’azienda.
#3 Velocizzerai il tempo dedicato alle ricerche all’interno degli archivi
Il tempo di ricerca dei documenti sarà ridotto a zero, preservando l’operatività dei collaboratori.
E il risultato derivante dal loro stipendio.
Avrai la sicurezza che il tempo dei tuoi collaboratori sarà effettivamente impiegato per le attività che contano.
#4 Grazie all’archiviazione digitale tuoi documenti saranno sempre al sicuro, perchè avrai eliminato i server fisici
Traslochi, sbalzi di corrente e data center fisici delicati non pregiudicheranno più l’integrità e la rintracciabilità dei documenti, perché saranno archiviati in cloud.
Docuware, essendo dotato di back up automatico, è il “luogo” più sicuro dove conservare tutta la documentazione, inclusa quella fiscale.
Ora però, fermati un attimo.
Potresti pensare che integrare DOCUWARE nei tuoi sistemi aziendali di archiviazione sia una cosa che puoi eseguire in autonomia
Non è esattamente così.
Anche se l’installazione di Docuware garantisce la piena operatività entro 3 giorni, ogni evoluzione in azienda necessita del tempo corretto.
E per questo tipo di evoluzione ti serve un partner come Ecotec, che ascolta le tue esigenze, e che è in grado di capire velocemente la situazione documentale della tua azienda, per consigliarti al meglio.
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