Il canone di noleggio di una stampante multifunzione può sembrare un costo semplice da comprendere: paghi una rata periodica e dentro trovi macchina, toner, manutenzione e supporto. Ma proprio quel “tutto compreso” può rendere meno chiaro che cosa stai finanziando, quale parte del costo remunera il servizio e che cosa succede se l’assistenza non risponde più alle tue esigenze.
Se non vuoi tirare fuori dai 3.000 ai 10.000 euro per una stampante multifunzione; se non ti interessa avere una macchina di proprietà, da tenere per lustri e trattare coi guanti bianchi; se non vuoi problemi quando “qualcosa” non va o si rompe, e non vuoi saperne di toner e materiali consumabili…noleggiare una stampante multifunzione “all-inclusive” può sembrare una buona idea.
E in realtà può anche esserlo, però a condizione di capire molto bene come sono costruiti il contratto e il servizio.
Che cosa può nascondere un contratto di noleggio tutto compreso?
Potresti:
- continuare a pagare una quota collegata all’assistenza anche quando il servizio è contestato o non soddisfa più le esigenze aziendali
- pagare interessi anche su componenti di servizio inserite nel capitale finanziato
- avere meno margine per rimodulare l’assistenza quando cambiano volumi di stampa, sedi, persone o organizzazione.
Non suona bene vero?
Allora continua a leggere: il punto non è sostenere che ogni formula “all-inclusive” sia sbagliata, ma capire quando la separazione tra noleggio e assistenza (ovvero il “noleggio operativo”) rende l’accordo più leggibile e gestibile.
Come funziona il noleggio operativo di una stampante multifunzione?
Entriamo nei dettagli.
Devi sapere che fino alla metà degli anni ’90 o compravi una stampante, o facevi un leasing.
Ma c’erano due problemi.
Con le formule del tipo “ti porto la macchina e me la paghi piano piano”, o addirittura con gli assegni postdatati, molti fornitori rischiavano di non incassare.
Con il leasing, invece, il cliente poteva trovarsi davanti a procedure e condizioni non sempre semplici da interpretare.
Oggi invece siamo arrivati alla formula del “noleggio operativo”, che tutela il cliente e il fornitore quando ruoli, costi e condizioni sono definiti con chiarezza.
L’aspetto intuitivo è che il noleggio operativo ha diversi vantaggi:
- non sostieni subito l’intero costo di acquisto della stampante
- puoi programmare il rinnovo al termine del periodo contrattuale, evitando di mantenere troppo a lungo un dispositivo non più coerente con le esigenze
- i canoni sono costi aziendali da gestire secondo le regole fiscali applicabili al singolo soggetto e con il supporto del consulente
- non devi pensare a toner, consumabili e guasti vari perché c’è l’assistenza
Uguale alle formule “all inclusive”?
In realtà, no.
Nella configurazione del noleggio operativo (come quello proposto da Ecotec), i passaggi possono essere distinti così:
- Il fornitore acquista la stampante dal produttore, nel nostro caso Ecotec compra da Ricoh.
- Il bene viene ceduto a una società finanziaria con cui il cliente stipula il contratto di noleggio operativo.
- Il contratto di noleggio prevede l’obbligo di dotarti di qualcuno che ti fornisca assistenza tecnica e manutenzione.
- Il cliente stipula separatamente con il fornitore (Ecotec) il contratto di assistenza, che disciplina manutenzione, interventi tecnici, toner e materiali di consumo secondo le condizioni concordate.
Il cliente mantiene quindi due rapporti distinti: uno con la società di noleggio per il bene e uno con il fornitore per il servizio.
Nella pratica Ecotec può occuparsi della preparazione della documentazione e restare comunque il referente operativo.
In soldoni:
Noleggi la tua stampante multifunzione da un finanziaria, a cui noi l’abbiamo venduta.
Poi noi ti forniamo riparazioni, assistenza, pronto intervento, rifornimento di toner, eccetera.
Il fornitore (Ecotec) fa così da “ponte” tra la finanziaria, per cui fa da intermediario commerciale, e il cliente finale.
Questa formula chi garantisce?
Ti dico con onestà che garantisce il fornitore.
Il nostro vantaggio è ridurre il rischio legato all’acquisto del bene e concentrarci su quello che sappiamo fare meglio: l’assistenza.
Che vantaggi ha invece il cliente dalla separazione tra noleggio e assistenza?
Hai ben 3 vantaggi, che ti tutelano. Non è poco!
Più precisamente: evitare di finanziare anche l’assistenza, flessibilità del servizio e responsabilità più distinguibili.
1. Evitare di finanziare anche l’assistenza
Per spiegartelo bene ti dico una cosa che sai già: i fornitori non sono tutti uguali.
Ci sono infatti molti miei “colleghi” che si avvalgono di una finanziaria alla quale fatturano il costo della macchina più il valore totale dell’assistenza dei 5 anni.
Così, si portano a casa 5 anni di assistenza tecnica anticipati.
Che pacchia…
Le diciture contrattuali possono presentare formule diverse, per esempio “noleggio operativo tutto incluso” o “assistenza inclusa”.
Proprio per questo è utile chiedere quale importo riguarda il bene e quale il servizio.
Inoltre, non è possibile dedurre automaticamente la qualità futura dell’assistenza dal modo in cui viene fatturata.
In ogni caso, possiamo dire che, quando il valore pluriennale del servizio entra nel capitale finanziato, il cliente può trovarsi a sostenere oneri anche su quella componente.
2. Rendere il canone di assistenza più flessibile
E se la tua azienda, per un qualsiasi motivo, dovesse cambiare il numero di copie che fa e più in generale l’uso della stampante, o delle stampanti?
Con i contratti all inclusive, la cifra che paghi può restare un “totalone”, se il contratto non prevede meccanismi di revisione.
Ma pensa al primo lockdown Covid.
Nel 2020, la separazione adottata da Ecotec ha permesso di intervenire sulla componente di assistenza per alcuni clienti, in un periodo in cui molte sedi erano chiuse e i volumi di stampa erano crollati.
A nostro scapito.
Il tutto mentre il noleggio operativo della finanziaria procedeva secondo il contratto.
Senza distinguere le due componenti, quella rimodulazione sarebbe stata molto più difficile.
E se cambia un responsabile dell’ufficio acquisti che decide per un uso “diverso” delle macchine?
In questo caso il contratto di assistenza può consentire di rivedere volumi, servizi o accessori senza confondere l’intervento con la rata del bene.
Il canone di assistenza, spesso basato su stime di copie e utilizzo, può così essere più leggibile e adattabile alle esigenze reali.
E questo succede anche nel caso in cui la tua azienda abbia bisogno di un upgrade ad alcune macchine, con accessori aggiuntivi.
Si può valutare la modifica della sola componente di servizio.
3. Distinguere meglio la responsabilità del servizio
E poi, non tutti i fornitori sono solidi ed efficienti, con una rete di tecnici pronti a scattare al tuo bisogno.
Chiami il fornitore e lui non risponde?
Arriva dopo 3-4 giorni, con comodo?
Ti lascia senza toner?
Se il servizio è incorporato nel contratto complessivo con la società di noleggio, può diventare meno immediato distinguere la rata del bene dalla prestazione contestata.
Se invece ricevi fatture di assistenza separate, hai un rapporto contrattuale diretto e più leggibile con chi eroga il servizio.
Inoltre, può emergere un rischio più grande: se il fornitore cessa l’attività o non è più in grado di assistere il parco macchine, il contratto di noleggio del bene può continuare, mentre tu devi trovare una nuova copertura tecnica.
Col noleggio operativo di Ecotec, invece, le fatture di assistenza sono distinte da quelle del noleggio. Questo rende più chiaro che cosa viene pagato per il bene e che cosa per il servizio, oltre a consentire una gestione separata delle due relazioni.
In pratica…potresti bloccare le nostre fatture di assistenza, che sono ben distinte da quelle di noleggio.
Tutto chiaro?
Bene, se questo articolo ti ha acceso una lampadina e vuoi farci altre domandine “scomode” sull’argomento… siamo qui.
Compila il form qui sotto: ti ricontatteremo per analizzare volumi, dispositivi e condizioni del contratto, senza nascondere noleggio e assistenza dentro un unico numero.
Alla prossima,
CEO Ecotec
