Perchè organizzare al meglio il lavoro è fondamentale?
Sembra una domanda stupida vero?
Beh non lo è…non tutte le aziende, o i professionisti o gli uffici sono organizzati al meglio e siamo sicuri che questo incida sulla produttività.
Provate ad immaginare ogni singolo aspetto del vostro lavoro come parte di un grande spazio
Partendo sì dallo spazio fisico che costituisce l’ufficio, ma senza dimenticare anche i computer, o il cloud, che determinano l’organizzazione del lavoro e delle procedure.
Ormai molteplici ricerche hanno dimostrato che l’ambiente che circonda ognuno di noi ha una grande influenza sulla produttività e la concentrazione.
Per questo ci sentiamo di dire che l’organizzazione è tutto
Da qui partono alcune delle basi del successo di una azienda, passando sia per il lavoro che per le relazioni tra colleghi…perché tutti lavoriamo meglio in maniera ordinata!
Abbiamo quindi deciso di darvi qualche consiglio per creare l’ambiente giusto per te e i tuoi collaboratori!
L’ufficio perfetto!
Come tutti sappiamo non è facile creare un ambiente che permetta a tutti di lavorare in maniera produttiva e che allo stesso tempo favorisca sane relazioni, ci sono però alcuni accorgimenti che se applicati possono migliorare il vostro lavoro:
- Massimizzare gli spazi: sembra scontato ma non lo è. Spesso gli uffici sembrano saloni da esposizione…spazi potenzialmente bellissimi, che però vengono utilizzati nella maniera sbagliata forse perchè l’arredamento e la gestione degli spazi viene visto solo come un investimento poco intelligente.
Ma non è così, anzi. Come abbiamo sottolineato in un altro articolo un ufficio e un team organizzato bene sono la base di ogni azienda di successo!
Perciò è importante dare lo spazio che merita ogni lavoratore, garantendo un ambiente confortevole e che metta tutti a proprio agio;
- Gli strumenti di lavoro sono un altro pilastro fondamentale.
Mettere a disposizione dei dipendenti e colleghi apparecchiature all’avanguardia, permetterà loro di concentrarsi su ciò che conta, aumentando la produttività e la creatività.
Pensate a quanto tempo risparmiato adottando le soluzioni di archiviazione documentale o ancora se nel vostro ufficio ci fossero le nuove multifunzione Ricoh.
Ma non solo…una sala riunioni tecnologica per esempio, porterà i vostri incontri su un piano avanzato, che siano con clienti o interni all’azienda.
Insomma, ci sono tante soluzioni che aspettano solo te…;
- Ascoltare i propri dipendenti è forse la cosa più banale ma meno diffusa in tutte le aziende.
Perché è così importante? Beh perché tutti ci teniamo ad essere ascoltati, soprattutto se parliamo di un luogo in cui passiamo almeno 8 ore al giorno.
Se ogni persona che fa parte dell’azienda sente di essere “in famiglia” state certi che farà tutto ciò che può per lavorare al meglio!
Docuware: l’archiviazione intelligente!
Prima abbiamo parlato di archiviazione documentale…ora vogliamo approfondire l’argomento perchè siamo convinti che il lavoro di tutti voi migliorerà con questo sistema!
Partiamo dalle basi dicendo che l’archiviazione documentale è uno di quei processi che favorisce la trasformazione digitale delle aziende.
Parliamo di un processo che unito alle nuove tecnologie ottimizzerà il tuo business ad una velocità che non ti aspetti.
Al centro di tutto ci sono i dati e le informazioni.
Se pensate alla quantità incredibile di dati che la vostra azienda produce ogni anno, capirete quanto sia importante avere un sistema che sia in grado di gestirli e archiviarli.
Il primo passo è quindi la digitalizzazione dei dati che garantirà velocità ed efficienza non solo nell’archiviazione e gestione, ma anche nell’utilizzo dei dati stessi.
Il vero vantaggio sarà proprio qui.
I tempi di gestione delle procedure e flussi lavorativi quotidiani si ridurranno grazie al sistema di ricerca di informazioni rilevanti.
Grazie a questo, le risorse e le persone che di solito erano costrette a perder tempo nella ricerca di informazioni, potranno dedicarsi ad attività più importanti per l’azienda.
Non possiamo quindi non parlarvi di Docuware, una piattaforma di archiviazione che si integra con tutte le realtà, comunicando ed interagendo con il sistema informativo esistente.
Dialoga con i database già utilizzati in azienda, occupando così il luogo di fulcro di tutti i processi documentali.
Tutto ciò accade garantendo la massima trasparenza perché i dati sono mantenuti nel loro formato originale senza creare alcun formato proprietario né per i documenti, né per i database.
Possiamo quindi descrivere questi sistemi con tre parole:
- Efficienza: Con la digitalizzazione, si elimina la carta, riducendo gli sprechi e semplificando anche il lavoro dei tuoi dipendenti e collaboratori grazie alla facilità di condivisione delle informazioni;
- Produttività: Grazie al sistema di document management, la piattaforma docuware renderà i documenti più sicuri, garantirà un indicizzazione intelligente, faciliterà la condivisione e inoltre impatterà positivamente sulla compliance a leggi e regolamenti;
- Efficacia: attraverso la Workflow automation vi aiuterà ad ottimizzare lo staff, riducendo gli sprechi, migliorerà il servizio clienti e contribuirà alla creazione di ambienti di lavoro adattivi.
Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi che un sistema di archiviazione all’avanguardia come docuware, porterà alla tua azienda!
Noi siamo pronti ad aiutarti!
E tu che aspetti?
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