Quante volte hai sentito parlare di digitalizzazione?
E nel caso degli archivi e dei dati?
Se ti stai chiedendo quale sia la connessione tra questi due argomenti beh…leggi l’articolo e troverai una soluzione a tutto!
Partiamo con il definire il campo della gestione documentale:
Possiamo definire la gestione documentale come il corretto e organizzato controllo di una serie di documenti nel loro cosiddetto “ciclo di vita” che parte dalla produzione dello stesso, l’archiviazione, la conservazione, la consultazione ed infine la distruzione.
A prescindere dalla natura del documento, che sia cartaceo o in formato digitale, questo contiene spesso e volentieri, dati che devono essere necessariamente acquisiti e archiviati in maniera organizzata, garantendone la disponibilità per esser consultati e condivisi anche dopo tanto tempo.
I dati contenuti nei documenti hanno spesso significati e utilità diverse, per cui la corretta gestione di essi è fondamentale.
A questo proposito, l’organizzazione dei documenti sta diventando un processo strategico nelle aziende, sia che si tratti di una piccola-media impresa che nel caso di grandi realtà!
Dematerializzazione dei documenti
Sempre più ormai, la strada che tutte le aziende stanno percorrendo è profondamente influenzata dalla digitalizzazione.
In ambito documentale ciò si traduce in una continua dematerializzazione dei documenti.
Cosa significa?
La dematerializzazione è un processo attraverso il quale un documento cartaceo viene convertito in un formato digitale, in un’ottica di conservazione digitale dello stesso!
Uno degli obiettivi della trasformazione digitale è la creazione dei cosiddetti “uffici paperless”.
Sono uffici in cui l’utilizzo della carta è ridotto al minimo e, nel caso dell’archiviazione, una dematerializzazione di questo tipo significa risparmiare e rendere molto più efficiente il lavoro!
Ma la dematerializzazione lascia spazio ad una domanda “molto gettonata”:
Come gestire digitalmente i documenti?
Beh è ovvio che nel terzo millennio, ad ogni domanda, ci sia una soluzione pronta a risolvere qualsiasi problema, ma prima di raccontarvela vorremmo analizzare prima quelli che sono i problemi creati dalla carta in questo campo.
Partiamo dai problemi ed il principale è la difficoltà nel reperimento dei documenti che essendo cartacei, sono conservati in archivi, cantine, magazzini, box, sottoscala…
Ed è proprio per questo che le operazioni di ricerca richiedono ogni volta uno spreco di tempo.
Per non parlare della possibilità che qualcuno sbagli nello schedare un documento…aiuto!
In un attimo qualche documento potrebbe perdersi chissà dove.
E poi nelle cantine, ci sono ragnatele ragni e topi… 😖😖
Tutto parte da qui e seguono altri numerosi “problemi” come per esempio la condivisione..se ci pensate, dovreste cercare il documento, portarlo all’altra persona per poi aspettare che la persona, una volta finito di consultarlo, lo rimetta al suo posto
E questa trasformazione come può avvenire nel tuo ufficio?
La soluzione per il tuo ufficio?
Te la diamo noi! Dimenticati di tutti i problemi!
Cioè che ti serve é “Docuware“, un software di archiviazione documentale che ti garantirà una perfetta gestione ed organizzazione efficiente dei documenti.
Questa piattaforma ha delle potenzialità incredibili che vanno dalla digitalizzazione documentale fino ad arrivare a soluzioni di conservazione sostitutiva!
Integrare una soluzione come Docuware nella vostra attività comporta un cambiamento importante ma ormai indispensabile nella gestione di questo ramo dell’azienda.
Ma perchè integrare una piattaforma come questa?
Partiamo con il dire che un sistema del genere si traduce in una organizzazione dei flussi di lavoro ottimizzata grazie all’utilizzo di “un’unica stanza virtuale” per l’archiviazione dei documenti.
Per di più è vero che il mercato è in grande crescita, ma ancora tante attività non adottano soluzioni simili e questo ti darà una marcia in più rispetto agli altri.
Ovviamente Docuware avrà impatto anche sui costi, perché si potrà o eliminare il costo di mantenimento dei locali adibiti ad archivio o ancora potranno essere convertiti per altri utilizzi.
O ancora ci sarà, da parte dei dipendenti, un impiego del tempo molto più efficiente, che grazie alla velocità nel reperire, condividere e consultare i documenti, sarà speso per dare il massimo nelle attività che contano davvero!
Probabilmente anche le Sig.re dell’amministrazione, saranno finalmente felici di non dover più scendere in cantina!
Docuware inoltre si integra senza problemi con I sistemi e le piattaforme già utilizzate nella vostra azienda!
Questo significa che non dovrai eliminare nulla di ciò che già esiste, dovrai semplicemente aggiungere un qualcosa che farà da “grande maestro” rispetto a tutti gli altri applicativi per la gestione dei documenti.
Docuware migliorerà quindi tutti i processi…perché tutto parte proprio da qui.
Creare il processo perfetto darà una marcia in più alla vostra attività.
Grazie a questa piattaforma tutte le attività saranno più veloci e snelle dalla gestione delle risorse umane HR alle vendite, dalla logistica all’amministrazione dall’assistenza alla gestione delle flotte aziendali ….per non parlare dello smart working!
Non aspettare ancora, scegli Ecotec e Docuware!
La squadra che insieme a te creerà l’ufficio perfetto, pronto a vincere!
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