L’allestimento di sale riunioni grandi diventa davvero strategico quando un’azienda deve rendere più efficaci meeting in presenza, videoconferenze e presentazioni condivise.
In questo caso studio ti raccontiamo come Ecotec ha supportato Merbag Spa nella sostituzione di un videoproiettore ormai datato con un sistema integrato composto da monitor touch 4K, videocamera con gestione intelligente delle inquadrature e microfoni pensati per tavoli di grandi dimensioni.
Il risultato è una sala più fluida, interattiva e semplice da usare: non una tecnologia fine a sé stessa, ma un ambiente di lavoro capace di aiutare team, fornitori e clienti a comunicare meglio, anche quando non sono nello stesso luogo.
“Sicuramente questo sistema ha rivoluzionato le nostre riunioni.”
G. Castagno, Merbag Spa
Quando serve l’allestimento di sale riunioni grandi per aziende con più sedi?
Merbag Spa è un nostro cliente storico, è la divisione italiana – in continua espansione – di un importante concessionario di auto Mercedes Benz e AMG Smart.
Il gruppo conta 27 sedi in Svizzera, 6 sedi in Italia (tutte tra Milano e Monza), 5 in Lussemburgo, 7 nell’area di Vienna e 7 in Germania: in totale 3000 collaboratori.
Collaboriamo da molti anni con Merbag, e solo i numeri delle sedi italiane (e il brand di cui sono distributori) dicono che per l’azienda è molto importante comunicare efficacemente tra team distanti.
Qual era l’esigenza per l’allestimento della sala riunioni grande di Merbag?
Merbag aveva l’esigenza di rendere più efficienti i meeting di una loro sala riunioni grande.
Le dimensioni della sala erano decisamente importanti, con un tavolo ovale che poteva ospitare fino a una ventina di persone.
L’azienda voleva una soluzione che migliorasse la qualità delle riunioni in questo luogo specifico.
Per due motivi diversi.
Fino a quel momento per gestire le videoconferenze e i contenuti condivisi, Merbag aveva utilizzato un sistema con un videoproiezione a soffitto, abbinato a un telo a scomparsa, sempre a soffitto vista la parete posteriore mobile.
La gestione delle slide o presentazioni avveniva con un semplice collegamento via cavo al PC.
Ma ormai la definizione e la qualità audio video segnavano il passo.
In più, viste le sedi numerose – e un territorio come quello di Milano e Monza che non facilita gli spostamenti – l’azienda aveva la necessità di collegarsi spesso con collaboratori, fornitori e clienti da remoto.
E a questo proposito la qualità audio e video era particolarmente inefficace.
In buona sostanza, con le tecnologie a disposizione per le videoconferenze (sia gratis che a pagamento) le persone in collegamento si vedevano e sentivano… male.
Questo ovviamente peggiorava la qualità della partecipazione, del coinvolgimento e della produttività delle riunioni.
Non c’era, insomma, alcun sistema attivo che garantisse qualità della comunicazione.
L’idea del cliente era di avere una soluzione “chiavi in mano” che migliorasse la collaborazione sia in presenza che in remoto.
Come analizzare spazio, tavolo e numero di partecipanti?
Come abbiamo già detto, il tavolo della sala riunioni era (ed è) piuttosto grande: attorno all’ovale trovano posto fino a 20 persone. E, com’è ovvio, la sala da allestire che lo ospita è di dimensioni altrettanto generose.
Questo significava che chiunque si collegasse da remoto aveva una grande difficoltà a
- sentire con precisione le parole di tutti quelli che parlavano intorno al tavolo
- vedere bene la persona che stava parlando (specie se l’oratore si trovava al capo del tavolo più distante dalla telecamera utilizzata, di bassa qualità).
Quest’ultimo, tra l’altro, non è un fatto da sottovalutare, perché la mimica, l’espressività e il tono di voce di chi parla – cioè la parte non verbale – sono essenziali per una buona comprensione reciproca. In ogni ambito, ma ancor di più in videoconferenza.
Con una semplice telecamera statica che inquadrava il tavolo, per di più con microfono di scarsa qualità, questo non era possibile.
Inoltre, le dimensioni e il tipo di illuminazione della stanza ci suggerivano che “potenziare e aggiornare” il sistema di videoproiezione non avrebbe garantito i risultati desiderati.
Da qui è nata la soluzione.
Se la tua esigenza riguarda una sala con problemi di cablaggio, acustica o visibilità, può esserti utile anche il caso dedicato a una sala riunioni grande da riprogettare.
Quale soluzione abbiamo scelto per l’allestimento di sale riunioni grandi?
Audio di qualità, grande monitor touch 4K e inquadrature gestite da Intelligenza Artificiale
Soluzione video
La soluzione video per i partecipanti in presenza è stata “mandare in pensione” il vecchio sistema di videoproiezione e installare un monitor LG touch 86”.
Il monitor è ad altissima risoluzione, ed è dotato tra l’altro di un settaggio dei colori che consente di vedere i volti umani con un tocco “naturale”.
Ciò significa che il video restituisce il colorito delle persone, invece di far sembrare tutti un po’ più pallidi.
La parete mobile su cui pendeva il vecchio telo di proiezione non permetteva il fissaggio di uno schermo di queste dimensioni, e quindi abbiamo bypassato il problema grazie a un comodo piedistallo con ruote.
La soluzione è anche “smart”, perché il monitor può essere spostato comodamente per altre esigenze che non prevedano la gestione di presentazione o videoconferenze.
Soluzione audio
Alla base del monitor abbiamo installato una videocamera Rally Plus.
Questa videocamera offre video incredibilmente nitidi, colori straordinari e un’eccezionale precisione ottica con risoluzioni fino a 4K.
È dotata di un obiettivo grandangolare che copre un ampio campo visivo, che permette a tutti i partecipanti alla riunione di essere visti in modo chiaro e nitido.
Questo ha significato che le persone collegate da remoto potevano finalmente vedere con precisione i volti di chi stava parlando.
Ma non è tutto.
Il dettaglio fondamentale è…
Come funziona Rally Plus con intelligenza artificiale?
Il sistema è in grado di individuare in autonomia chi sta parlando e aumentare così per chi è collegato da remoto la qualità del suono e dell’immagine di chi parla.
Immagina di essere un collaboratore di Merbag collegato da casa:
- Ora riesci a vedere nitidamente ogni persona seduta intorno al grande tavolo ovale, anche quando è distante dalla telecamera.
- Riesci a sentirla e vederla in modo ancora più chiaro quando sta parlando, perché il sistema “zoomma” in automatico su chi parla.
In più, i microfoni utilizzano una tecnologia di cancellazione del rumore di fondo per catturare le voci dei partecipanti, mentre l’altoparlante fornisce un suono potente e chiaro per le videoconferenze.
Non a caso Rally Plus è dotata di due casse molto potenti che offrono un suono naturale, nitido, che rende le parole dell’oratore comprensibili come se fosse davanti a chi ascolta.
Inoltre, per la creazione e l’accesso alle videoconferenze “one click”, abbiamo aggiunto all’installazione un dispositivo Barco CX-20.
Con questo sistema wireless, chiunque in Merbag ha ora l’opportunità di iniziare una riunione dal proprio laptop, utilizzando qualsiasi strumento di conferenza connettendosi automaticamente ai dispositivi della stanza come videocamere, microfoni, altoparlanti, soundbar.
Per confrontare questo intervento con soluzioni ancora più integrate, puoi leggere anche il caso di una sala board pronta in 7 giorni con MAXHUB.
Qual è stato il risultato dell’allestimento di sale riunioni grandi?
Il pensiero del cliente: Dott. Gerardo Castagno di Merbag
“Il sistema installato da Ecotec è completo e altamente efficiente, semplice da utilizzare e rende le videoconferenze sempre professionali.
La videocamera e gli altoparlanti sono di altissima qualità.
Disponendo di un tavolo grande che può ospitare molte persone, Ecotec ci ha suggerito di collocare 2 microfoni lungo il tavolo. Sono in grado di captare tutte le voci dei partecipanti, questo per noi è stato essenziale!
In più il dispositivo Barco è davvero semplice da utilizzare, e permette a qualsiasi dipendente o visitatore di connettersi in pochi secondi senza alcun problema.
Sicuramente questo sistema ha rivoluzionato le nostre riunioni.”
Se sei curioso di saperne di più su come possiamo aiutarti a migliorare gli allestimenti audio video delle tue sale riunioni, clicca qui o compila il form qui sotto!
A presto,
Massimo Fossati
CEO Ecotec
