In questo articolo capirai come funziona l’allestimento di sale riunioni grandi e perché abbiamo deciso di sostituire un videoproiettore piuttosto datato con un sistema integrato di monitor touch, videocamera in 4k e microfoni governati da IA.
Come abbiamo dotato l’azienda Merbag Spa di un sistema fluido e interattivo per gestire le riunioni in presenza e da remoto
“Sicuramente questo sistema ha rivoluzionato le nostre riunioni.”
G. Castagno, Merbag Spa
Hai diverse sedi e quindi ti serve l’allestimento sale riunioni grandi?
Merbag Spa è un nostro cliente storico, è la divisione italiana – in continua espansione – di un importante concessionario di auto Mercedes Benz e AMG Smart.
Il gruppo conta 27 sedi in Svizzera, 6 sedi in Italia (tutte tra Milano e Monza), 5 in Lussemburgo, 7 nell’area di Vienna e 7 in Germania: in totale 3000 collaboratori.
Collaboriamo da molti anni con Merbag, e solo i numeri delle sedi italiane (e il brand di cui sono distributori) dicono che per l’azienda è molto importante comunicare efficacemente tra team distanti.
La situazione e l’esigenza per allestimento di sale riunioni grandi
Merbag aveva l’esigenza di rendere più efficienti i meeting di una loro sala riunioni grande.
Le dimensioni della sala erano decisamente importanti, con una tavolo ovale che poteva ospitare fino a una ventina di persone.
L’azienda voleva una soluzione che migliorasse la qualità delle riunioni in questo luogo specifico.
Per due motivi diversi.
Fino a quel momento per gestire le videoconferenze e i contenuti condivisi, Merbag aveva utilizzato un sistema con un videoproiezione a soffitto, abbinato a un telo a scomparsa, sempre a soffitto vista la parete posteriore mobile.
La gestione delle slide o presentazioni avveniva a con semplice collegamento via cavo a pc.
Ma ormai la definizione e la qualità audio video segnavano il passo.
In più, viste le sedi numerose – e un territorio come quello di Milano e Monza che non facilita gli spostamenti – l’azienda aveva la necessità di collegarsi spesso con collaboratori fornitori e clienti da remoto.
E a questo proposito la qualità audio e video era particolarmente inefficace.
In buona sostanza, con le tecnologie a disposizione per le videoconferenze (sia gratis che a pagamento) le persone in collegamento si vedevano e sentivano… male.
Questo ovviamente peggiorava la qualità della partecipazione, del coinvolgimento e della produttività delle riunioni.
Non c’era insomma alcun sistema attivo che garantisse qualità della comunicazione.
L’idea del cliente era di avere una soluzione “chiavi in mano” che migliorasse la collaborazione sia in presenza che in remoto.
L’analisi della situazione: quanto spazio e quante persone?
Come abbiamo già detto il tavolo della sala riunioni era (ed è) piuttosto grande: attorno all’ovale trovano posto fino a 20 persone.
E com’è ovvio la sala da allestire che lo ospita è di dimensioni altrettanto generose.
Questo significava che chiunque si collegasse da remoto aveva una grande difficoltà a
- sentire con precisione le parole di tutti quelli che parlavano intorno al tavolo
- vedere bene la persona che stava parlando
Specie se l’oratore si trovava al capo del tavolo più distante dalla telecamera utilizzata, di bassa qualità.
Questo non è un fatto da sottovalutare, perché la mimica, l’espressività e il tono di voce di chi parla – cioè la parte non verbale – sono essenziali per una buona comprensione reciproca.
In ogni ambito, ma ancor di più in videoconferenza.
Con una semplice telecamera statica che inquadrava il tavolo, per di più con microfono di scarsa qualità, questo non era possibile.
Inoltre le dimensioni e il tipo di illuminazione della stanza ci suggerivano che “potenziare e aggiornare” il sistema di videoproiezione non avrebbe garantito i risultati desiderati.
Quindi ecco
La soluzione allestimento di sale riunioni grandi:
Audio di alta qualità, grande monitor touch 4K e inquadrature gestite da Intelligenza Artificiale
Video:
La soluzione video per i partecipanti in presenza è stata “mandare in pensione” il vecchio sistema di videoproiezione e di installare un monitor LG touch 86”.
Video di altissima risoluzione, dorato tra l’altro di un settaggio dei colori che consente di vedere i volti umani con un tocco “naturale”.
Il che significa che il video restituisce il colorito delle persone, invece di far sembrare tutti un po’ più pallidi.
La parete mobile su cui pendeva il vecchio telo di proiezione non permetteva il fissaggio di uno schermo di queste dimensioni, e quindi abbiamo bypassato il problema grazie a un comodo piedistallo con ruote.
La soluzione è anche “smart”, perché il monitor può essere spostato comodamente per altre esigenze che non prevedano la gestione di presentazione o videoconferenze.
Audio:
Alla base del monitor abbiamo installato una videocamera Rally Plus.
Questa videocamera offre video incredibilmente nitidi, colori straordinari e un’eccezionale precisione ottica con risoluzioni fino a 4K.
È dotata di un obiettivo grandangolare che copre un ampio campo visivo, che permette a tutti i partecipanti alla riunione di essere visti in modo chiaro e nitido.
Questo ha significato che le persone collegate da remoto potevano finalmente vedere con precisione i volti di chi stava parlando.
Ma non è tutto.
Il dettaglio fondamentale è che
Rally Plus è un device dotato di intelligenza artificiale.
Il sistema è infatti in grado di individuare in autonomia chi sta parlando, e aumentare così per chi è collegato da remoto la qualità del suono e dell’immagine dell’oratore.
Immagina di essere un collaboratore di Merbag collegato da casa:
- Ora riesci a vedere nitidamente ogni persona seduta intorno al grande tavolo ovale, non importa quanto distante dalla telecamera
- Riesci a sentirlo e vederlo in modo ancora più nitido quanto sta parlando, perché il sistema “zoomma” in automatico su di lui.
In più i microfoni utilizzano una tecnologia di cancellazione del rumore di fondo per catturare le voci dei partecipanti, mentre l’altoparlante fornisce un suono potente e chiaro per le videoconferenze.
Non a caso Rally Plus è dotata di due casse molto potenti che offrono un suono naturale, nitido, che rende le parole dell’oratore comprensibili come se fosse davanti a chi ascolta.
In più, per la creazione e l’accesso alle videoconferenze “one click”, abbiamo aggiunto all’installazione un dispositivo Barco CX-20.
Con questo sistema wireless, chiunque in Merbag ora ha ha l’opportunità di iniziare una riunione dal proprio laptop, utilizzando qualsiasi strumento di conferenza connettendosi automaticamente ai dispositivi della stanza come videocamere, microfoni, altoparlanti, soundbar.
Il risultato allestimento di sale riunioni grandi
Il pensiero del cliente: Dott. Gerardo Castagno di Merbag
“Il sistema installato da Ecotec è completo e altamente efficiente, semplice da utilizzare e rende le videoconferenze sempre professionali.
La videocamera e gli altoparlanti sono di altissima qualità.
Disponendo di un tavolo grande che può ospitare molte persone, Ecotec ci ha suggerito di collocare 2 microfoni lungo il tavolo. Sono in grado di captare tutte le voci dei partecipanti, questo per noi è stato essenziale!
In più il dispositivo Barco è davvero semplice da utilizzare, e permette a qualsiasi dipendente o visitatore di connettersi in pochi secondi senza alcun problema.
Sicuramente questo sistema ha rivoluzionato le nostre riunioni.”
Se sei curioso di saperne di più su come possiamo aiutarti a migliorare gli allestimenti audio video delle tue sale riunioni, clicca o compila il form qui sotto!
A presto,
Massimo Fossati
CEO Ecotec